Fikri çıktılar, Avrupa Birliği Erasmus Plus Programına proje teklifi hazırlarken en çok üzerinde durulan konulardan biri. Verdiğim eğitimlerde ve proje teklifi hazırlayan ekiplerden bu konuda çok sayıda soru alıyorum. Fikri çıktıların neler olabileceği konusunda ayrıca çok fazla yanlış anlaşılma söz konusu.
Fikri çıktının ne olduğu ve Avrupa Birliği (AB) projelerinde hangi çıktıların fikri çıktı olabileceği —veya olamayacağı— konularında ihtiyaç duyacağınız bilgileri bu yazıda bulabileceksiniz. Ayrıca, fikri çıktılar ile bütçe ve çoğaltıcı etkinlikler arasındaki ilişkiyi netleştirmenize yarayacak bilgilere yer vereceğim.
Yazıda yer alan konu başlıkları şunlar:
- Fikri çıktı nedir?
- Fikri çıktıların özellikleri nelerdir?
- Fikri çıktıların diğer çıktılardan farkı
- Fikri çıktılar nasıl belirlenir?
- Fikri çıktılar neler olabilir?
- Fikri çıktılar ve bütçe ilişkisi
- Başvuru formunda fikri çıktılar
- Fikri çıktı örnekleri
- Fikri çıktı olmayanlara örnek
- Hangi projelerde fikri çıktı planlanabilir?
- Fikri çıktılar ile Çoğaltıcı Etkinlik ilişkisi
- Faydalı bağlantılar
Fikri çıktı nedir?
İngilizcedeki “intellectual output” sözcüklerinin Türkçeye çevirisiyle kullanılmaya başlanan “fikri çıktı” tabiri ile temelde, “zihinsel” yani personelin bilgi ve birikimiyle —beyin emeğiyle— geliştirdiği, projeye katkı sağlayan yenilikçi “ürünler” kast edilmektedir.
Avrupa Birliği Erasmus Plus Stratejik Ortaklıklar Programına yapacağımız proje başvurularında hibe (bütçe) talep edebileceğimiz “fikri çıktılar”, görev alanımızda uzmanlığımızı kullanarak proje süresi içinde geliştirmeyi taahhüt ettiğimiz, fark yaratan “somut ürünlerdir”.
Bir başka ifadeyle, proje ekibinden bir ya da daha fazla kişinin mesaisini harcayarak —üzerinde belirli bir süre çalışarak— ortaya çıkardığı ve içeriği o projeye özgü yeni ürünlere “fikri çıktı” diyoruz.
Ulusal Ajans tarafından fikri çıktılar, “açık eğitim kaynakları, müfredat, BİT araçları ve diğer pedagojik malzemeler gibi kayda değer, somut, yüksek kalitede proje çıktılarıdır” şeklinde tanımlanmaktadır.
Fikri çıktıların özellikleri nelerdir?
Bir proje teklifinde yer verebileceğimiz fikri çıktılar şu özellikleri taşımalıdır:
- Projede görev alan konusunda uzman proje personeli tarafından üretilmelidir.
- Yenilikçi bir unsur içermelidir —kurum tarafından halen yürütülen faaliyet ve işlerin ötesine geçmelidir.
- Projenin genel amacına katkıda bulunmalıdır.
- Nitelik ve nicelik bakımından yeterli olmalıdır.
- Serbestçe erişilebilir (proje ortağı olmayan kuruluşlar tarafından da kullanılabilir nitelikte) olmalıdır.
Bu özellikleri taşımayan ürünler proje çıktısı olabilirler, ancak Avrupa Birliği Erasmus Plus Stratejik Ortaklıklar Programına yapılan proje başvurularında “fikri çıktı” olarak değerlendirilmezler.
Fikri çıktıların diğer çıktılardan farkı
Projede “çıktı” (output) ile kasıt edilen nedir? Fikri çıktı ile çıktı arasındaki fark nedir? Şimdi bu soruları yanıtlayalım.
Bir projede yürütülen faaliyetler sonucunda geliştirilen, üretilen, ortaya çıkarılan basılı ve dijital “ürünler” projenin çıktılarıdır. Eğitim materyalleri, basılı yayınlar, oluşturulan web siteleri, veri tabanları vb. her tür ürün “çıktı” sayılır.
“Fikri çıktılar” ise proje çıktıları arasından, projede görevli personelin uzmanlığını, bilgi ve birikimini kullanarak geliştirdiği ve projeye özgü yenilikçi unsur taşıyan ürünlerdir. Bu uzman personel, proje ortağı kurumlardan birinde olabilir. Proje personelinin kimlerden oluştuğu konusunda Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarda Proje Personeli başlıklı yazımda daha geniş bilgi bulabilirsiniz.
Bu tanımlamaya göre, bir çıktının AB projelerinde “fikri çıktı” niteliği taşıyabilmesi için, diğer çıktılardan farklı olarak şu iki özelliği taşıması gerektiği sonucuna varabiliriz:
- Proje yürütme ekibinde görevli proje personeli tarafından, bilgi ve birikim sahibi olduğu uzmanlık alanında üretilmeli.
- Yaratıcı olmalı, projeye özgü yenilikçi bir unsur içermeli.
Doğru değerlendirme yapmak için bu iki anahtar özellik unutulmamalıdır.
Fikri çıktılar nasıl belirlenir?
Bir projede nelerin fikri çıktı olabileceği sorusuna bir genelleme yaparak verilen yanıtlar kolaylıkla yanıltıcı olabilir. Fikri çıktı tanımı içerisine girebilecek ürünleri sıralamadan önce özellikle bir noktaya dikkat etmek gerekir:
Proje süresinde geliştirilen ve projeye katkı sağlayan yukarıda saydığımız özellikleri taşıyan ürünler projenin fikri çıktıları olabilirler. Ancak bir ürünün “fikri çıktı” niteliği taşıyabilmesi ayrı bir değerlendirmedir, o ürüne belirli bir projede “fikri çıktı” olarak yer verilebilmesi ayrı bir değerlendirmedir. Fikri çıktı konusundaki yanlış değerlendirmelerin birçoğu bu nedenden kaynaklanmaktadır.
Bir proje teklifinin diğer ayrıntılarına bakmadan, şunlar fikri çıktılardır, şunlar fikri çıktı değildir türünden genellemeye dayalı kategorilendirmeler her zaman doğru değildir ve hatalı sonuçlara götürür. Farklılığı belirleyen unsur, genellikle proje ortağı kurumların görev alanlarıdır. O nedenle bir kurumun geliştirdiği projede fikri çıktı olarak yer verebileceği bir ürün, diğer bir kurum için fikri çıktı niteliğini taşımayabilir. Bununla ne demek istediğimi yukarıda değindiğim fikri çıktıların taşıması gereken iki özelliği hatırlayarak veya aşağıda vereceğim örnekleri okuyarak çözebilirsiniz.
Buna göre, hazırladığınız bir proje teklifinde neler fikri çıktı olabilir sorusunun yanıtına bakalım şimdi.
2021-2027 Avrupa Birliği programlarını, ülkemize sunulan proje fırsatlarını ve bu fırsatlardan yararlanmak için Avrupa Komisyonunun benimsediği proje tasarım ve yönetim araçlarını kullanarak proje oluşturmak isteyenler için kapsamlı rehber kitap.
Fikri çıktılar neler olabilir?
Fikri çıktılar arasında, projede geliştirilen bir müfredat, pedagojik malzemeler, gençlik çalışması malzemeleri, açık eğitim kaynakları, BİT (ICT) tabanlı araçlar —e-öğrenme modülü gibi—, analizler, araştırmalar, rehberler, akran öğrenimi yöntemleri vb. transfer edilebilir nitelikte ve yenilikçi unsur taşıyan çıktılar yer alabilir.
Ancak yukarıda sayılan fikri çıktıların her birine her projede “fikri çıktı” olarak yer vermemiz ve karşılığında bütçe talebinde bulunmamız imkânsızdır.
Peki bunlardan hangileri bizim projemizde fikri çıktı olarak değerlendirilebilir?
Bunlardan hangisinin içeriği proje ortağı kurumlardan bir veya birkaçının görev ve faaliyet alanı içerisine ve çıktıyı geliştirecek personelin uzmanlık ve görev tanımına giriyorsa, o ürünü “fikri çıktı” olarak değerlendirebiliriz. Kurumun görev alanına ve görevli personelin uzmanlık alanına girmiyorsa —kurum personeli mesaisini vererek geliştirmiyorsa— o ürün “fikri çıktı” olarak değerlendirilmez.
Örneğin, turizm konusunda faaliyet gösteren bir kuruluş, proje teklifinde turizm konusuyla ilgili geliştirmeyi taahhüt ettiği ve ilk kez yapılacak bir araştırmaya dayalı kitabı fikri çıktı olarak gösterebilir. Çünkü bu kitabı, kendi bünyesindeki projede görev alan uzman personeli mesaisini vererek hazırlayacaktır.
Öte taraftan, bu kuruluşun hizmet alımı yoluyla bir firmaya hazırlatacağı web sitesi veya bir broşür, fikri çıktı olarak değerlendirilmez. Neden? Çünkü bu tür çıktıların “üretim süreci” kuruluşun görev ve uzmanlık alanının dışındadır. Bunları geliştirmek için uzman personel çalıştırmamaktadır ve bu işi hizmet alımı yoluyla dışarıdan firmalara yaptırmaktadır.
Şimdi bunun mantığını ve gerekçesini merak ediyor olabilirsiniz. Fikri çıktı bütçesinin nasıl hesaplandığını gördüğünüzde bunun açık yanıtını da göreceğiz.
Fikri çıktılar ve bütçe ilişkisi
Bir proje bütçesinde fikri çıktılar için sağlanan finansman (hibe miktarı), her bir fikri çıktının üretilmesi için ihtiyaç duyulan personel günlük giderinin hesaplanmasına dayanır. Burası anahtar noktadır ve bunun anlamı şudur: Fikri çıktı bütçesi, aslında projedeki personel maliyetinin önemli bir bölümüdür.
Görüldüğü üzere, bütçesi ile ilişkilendirdiğimizde de fikri çıktıların hangi proje çıktıları olduğunu kolayca belirlememiz mümkün.
Bu konuda daha geniş bilgiye Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarda Fikri Çıktı Bütçesi başlıklı yazımda ulaşabilirsiniz. Sözkonusu yazıda fikri çıktı bütçe kaleminin gerekçesini kavramanızı kolaylaştıracak açıklamalar da bulacaksınız.
Stratejik ortaklılarda proje personelinin görev alanında uzmanlığını, bilgi ve birikimini kullanarak, mesaisi ve emeği karşılığında somut ürünler geliştirmesi beklenir. Dolayısıyla, fikri çıktılar aynı zamanda proje personelinin zihinsel emeğinin bir ölçüsü ve kanıtı niteliğini taşır. Bu sayede, fikri çıktı bütçesi sayesinde, proje personelinin maliyeti büyük oranda, ölçülebilir ve denetlenebilir bir özellik kazanmaktadır.
Fikri çıktı niteliğinde olmayan çıktıların bütçesi için ise “Proje Yönetimi ve Uygulaması” kalemi kullanılır. Personel maliyeti konusunda Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarda Personel Maliyeti başlıklı yazımda daha geniş bilgi bulabilirsiniz.
Başvuru formunda fikri çıktılar
Eğer stratejik ortaklık projenizde fikri çıktı üretmeyi planlıyorsanız, başvuru formunda bunu belirtmelisiniz.
- 2019 Teklif Çağrısı dönemine ait başvuru formu örneklerini (model application forms) buradan indirebilirsiniz.
Stratejik Ortaklıklar başvuru formunda fikri çıktılar “Project Activities” altında “Intellectual Outputs” alt başlığıyla yer alır. Projedeki fikri çıktılarınız, “Output Identification” satırında O1, O2, O3 gibi kodlarla sıralanır.
Fikri çıktı için kullanmayı öngördüğümüz bütçeyi alabilmemiz için, elektronik başvuru formunda “Output Description” alanı içerisinde gerekçeleriyle birlikte fikri çıktıları mümkün olduğunca net ve ayrıntılı biçimde yazmalıyız. Fikri çıktının ne için üretildiği, ne işe yarayacağı ve fikri çıktı için görevlendirilen personelin iş tanımı bu bölümde açıklanmalıdır. Ayrıca bu bölümde fikri çıktının hazırlama, uygulama, yaygınlaştırma ve takip gibi farklı aşamaları hakkında açıklamalara da yer vermeliyiz.
Fikri çıktı olmayan proje tekliflerinde bu bölümü doldurmaya gerek yoktur. Projemizde fikri çıktı olmadığı halde ilgili bölümü doldurmamız proje teklifimizin elenmesine neden olabilir.
Fikri çıktı örnekleri
Fikri çıktılar çok çeşitli olabilir ve çeşitli medya araçlarıyla sunulabilir. Basılı materyal olarak çoğaltıp paylaşabileceğimiz gibi projede ürettiğimiz fikri çıktıları dijital ürünler olarak da yayımlayabiliriz.
Kitap, CD, web sayfası, video, yayın, koleksiyon ve yazılım gibi araçları, fikri çıktılarımızın sunulmasında kullanabiliriz.
Fikri çıktı örnekleri arasında, mobil uygulamalar (aplikasyonlar), özel yazılımlar, e-öğrenme gibi dijital modüller (eğitim, öğretim, öğrenim materyalleri), iyi uygulamaların paylaşımı ya da bir network içinde yeni becerilerin öğrenimi için geliştirilen dijital platform vb. olabilir.
Yabancı dil sözlüğü, ortak müfredat, açık eğitim kaynakları, pedagojik çalışma materyalleri, farklı düzeylerde politika önerileri oluşturma / uyarlama, inceleme ve analiz çalışmaları, kariyer yönetimi becerileri geliştirmeye yönelik metodolojik çerçeve, metodolojik yaklaşım, değerlendirme metodolojileri ve materyalleri, bilişim teknoloji araçları, uzaktan eğitim modülü, verilebilecek diğer fikri çıktı örnekleri arasındadır.
Fikri çıktı olmayanlara örnek
Proje aktiviteleri (faaliyetleri) ve sonuçları ile fikri çıktılar zaman zaman karıştırılmaktadır. Örneğin, ulusötesi toplantılar veya bir öğrenme / eğitim / öğretim faaliyeti organizasyonu fikri çıktı değil, aktivitedir. Benzer şekilde, sanal işbirlikleri, elektronik yazışmalar, proje açılış ve kapanış konferansları gibi yerel faaliyetler, rehberlik faaliyetleri, raporlamalar, sanal işbirliği ve yerel proje faaliyetleri fikri çıktı değildir.
Bir fikri çıktının, ortak kuruluşların düzenli faaliyetleri ötesine geçen etkiler yaratması gerektiğini hesaba kattığımızda, projelerde elde edilen her ürünün Stratejik Ortaklıklar çerçevesinde fikri çıktı olmadığını görebiliriz. Örneğin, proje uygulayan kurumun sürekli kullandığı broşürler veya kurum web sitesi fikri çıktı değildir.
Hangi projelerde fikri çıktı planlanabilir?
2016 yılı Erasmus Plus başvuru döneminden itibaren geçerli olmak üzere hedeflerine ve ortaklık yapısına bağlı olarak stratejik ortaklık projeleri iki türde olabilmektedir:
- Yenilik Geliştirmeye Yönelik Stratejik Ortaklıklar (Development of Innovation)
- İyi Uygulamaların Değişimine Yönelik Stratejik Ortaklıklar (Exchange of Good Practices)
Bu projelerin her ikisinde de somut çıktılar üretilmesi mümkündür. Ancak fikri çıktı, bu iki türden yalnızca Yenilik Geliştirmeye Yönelik Stratejik Ortaklıklar için fikri çıktı planlanabilir ve bütçe talep edilebilir.
Nedeni ve açıklaması şu:
Yenilik Geliştirmeye Yönelik Stratejik Ortaklık projelerinin, yenilikçi çıktılar üretmesi ve/veya mevcut ürün ya da fikirlerin yaygınlaştırılmasına ve kullanılmasına yönelik faaliyetler içermesi gerekir. Bu amaçla, bu tür projelerde fikri çıktı ile birlikte çoğaltıcı etkinlikler (multiplier events) planlanabilir ve bütçe talep edilebilir.
İyi Uygulamaların Değişimine Yönelik Stratejik Ortaklık projelerinin amacı genellikle kurumlara işbirliği ağları kurmaları, uluslararası kapasitelerini artırmaları ve fikir, uygulama ve yöntemleri paylaşmaları için fırsat sunmaktır. Proje amacı ve kapsamı ile orantılı olarak bu projelerin de somut çıktılar üretmesi mümkündür. Ancak bu faaliyetler, proje yönetimi ve uygulaması için sağlanan bütçe kaleminden desteklenir. İyi Uygulamaların Değişimine Yönelik Stratejik Ortaklık kategorisindeki projeler fikri çıktı bütçesi talep edemezler.
Fikri çıktılar ile Çoğaltıcı Etkinlik ilişkisi
Erasmus Plus programında çoğaltıcı etkinlik, projenin fikri çıktılarının ilgili kurumlarla paylaşılması, yaygınlaştırılması ve tanıtımına yönelik düzenlenen bir etkinlik türüdür.
Üretmeyi planladığınız fikri çıktıları olabildiğince çok kişiye ulaştırmamız için projemizle ilgili hedef grupları davet edebileceğimiz konferans, seminer, kongre gibi organizasyonlar planlamamız gerekir. Böylece fikri çıktılar daha geniş bir kitleyle paylaşılmış olur. Proje süresinde üretilen fikri çıktıların paylaşılmasını ve yaygınlaştırılmasını amaçlayan ulusal ve ulusötesi konferans, seminer, kongre vb. etkinlikler çoğaltıcı etkinlikler kapsamına girer.
Çoğaltıcı etkinlikler, yalnızca fikri çıktılar ortaya koyan projelerde yer alabilir. Buna göre, eğer projemizde fikri çıktı üretmiyorsak, çoğaltıcı etkinlik ihtiyacımız olmayacaktır. O nedenle fikri çıktı üretmeyen projelerde çoğaltıcı etkinlik planlanmaz ve bütçe kalemleri arasında çoğaltıcı etkinlik yer almaz.
Tüm projeye yönelik basın konferansları gibi etkinlikler, çoğaltıcı etkinlik kapsamına girmez. Bu tür etkinlikler “Proje Yönetimi ve Uygulaması” başlığı altında ele alınabilir.
Eğer projemizde fikri çıkı varsa, başvuru formunda Çoğaltıcı Etkinlik başlığı altındaki bölümde istenen bilgileri doldurmamız gerekir.
Çoğaltıcı etkinliklerin bütçesi, her etkinliğe iştirak eden katılımcı sayısı (ortak kurum ve kuruluşların personeli buna dahil edilmeksizin) temel alınarak hesaplanır.
Ortak ülkelerde gerçekleştirilen Çoğaltıcı Etkinliklerin uygun maliyet olmadığı unutulmamalıdır.
Umarım yukarıdaki bilgiler daha güçlü proje teklifleri geliştirmenize yardımcı olur.
Faydalı bağlantılar
Avrupa Birliği Erasmus Plus Stratejik Ortaklıklar Programına proje hazırlamak ve hibe başvurusunda bulunmak istiyorsanız, size yol gösterecek ve işlerinizi kolaylaştıracak önemli birkaç yazım:
- Bir AB Projesi Hazırlarken Cevaplanması Gereken 10 Soru
- AB Projesi Yapabilmek İçin Hangi Eğitimleri Almalıyım?
- Proje Neden ve Nasıl Hazırlanır?
Yeni yazılarda görüşünceye dek, “öğrenmeye devam edin!”
Yorumunuzu Ekleyebilirsiniz