Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarda Personel Maliyeti

Erasmus+ Programında hibe almaya hak kazanan projelerde personel maliyeti, Türkiye Ulusal Ajansı ile Yararlanıcı Kurum arasında imzalanan Hibe Sözleşmesine göre yönetilir. Ortak yararlanıcılar da dâhil tüm tarafların görev ve sorumlulukları yanısıra azami hibe miktarı Hibe Sözleşmesinde belirtilir.

Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklık Projelerinde personel maliyeti, proje teklifinde yapılması taahhüt edilen aktivitelere karşılık başvuru formlarına girilen verilere göre otomatik olarak hesaplanır.

Projenin hibe almaya kabul edilmesi halinde Yararlanıcı Kuruluşun, personel maliyeti olarak tahsis edilen hibeyi, proje teklifinde öngörüldüğü şekilde kullanması gerekir.

Harcamaların uygunluğuna Nihai Raporun incelenmesi ve değerlendirilmesi sonucunda Türkiye Ulusal Ajansı (Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkez Başkanlığı) karar verir.

Bütçe kategorileri

Ana Eylem 2 (Key Action 2-KA2) Stratejik Ortaklıklar projelerinde personel maliyetini karşılamak için kullanılan 3 bütçe kalemi şunlardır:

Proje Yönetimi ve Uygulaması
Ulusötesi Proje Toplantıları
Fikri Çıktılar

Bu bütçe kalemleri hangi harcamaları kapsar? Hibe miktarları nasıl hesaplanır? Harcamaların uygunluğu nasıl belirlenir?

Bu soruların yanıtlarını birazdan göreceğiz, ancak daha önce proje personelinin kimler olduğu ve dolayısıyla personel maliyetinden kimlerin yararlanabileceği konusunda Erasmus+ Ana Eylem 2 Stratejik Ortaklıklarda Proje Personeli başlıklı yazımı okuduğunuzdan emin olun.

Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarda Proje Personeli

Erasmus+ Programından önce yürürlükteki Leonardo da Vinci (LdV) diye bilinen Mesleki Eğitim Programında Personel Giderleri (Staff Costs) bütçe kalemi olarak yer alan personel maliyetine, Erasmus+ programında “Proje Yönetimi ve Uygulaması” ile “Fikri Çıktı” bütçe kalemleri kapsamında yer verilmektedir. Bu iki kalem dışında personel maliyeti olarak ayrıca Ulusötesi Proje Toplantıları (TPM) için tahsis edilen seyahat giderleri yer almaktadır.

NOT: Bazı Stratejik Ortaklık projeleri kapsamında gerçekleştirilen ve fikri çıktıların paylaşılması ve yaygınlaştırılmasını amaçlayan konferans, seminer, toplantı ve benzeri ulusal ve ulusötesi “Çoğaltıcı Etkinlikler” ile projeye katma değer sağlayacak ve genel proje hedeflerine ulaşmayı destekleyecek “Eğitim, Öğretme ve Öğrenme Faaliyetleri” bu yazı konumuz olan personel maliyeti dışındadır.

2021-2027 Avrupa Birliği programlarını, ülkemize sunulan proje fırsatlarını ve bu fırsatlardan yararlanmak için Avrupa Komisyonunun benimsediği proje tasarım ve yönetim araçlarını kullanarak proje oluşturmayı öğrenmek isteyenler için kapsamlı kaynak kitap.

Avrupa Birliği Projeleri Kitap Baki Karaçay

Kamu çalışanları

Avrupa Birliği programlarından hibe almaya hak kazanan projelerde görevli kamu çalışanlarına personel maliyetlerinin ödenmesi ile ilgili kurallar, Resmi Gazete’de yayımlanan “Avrupa Birliği ve Uluslararası Kuruluşların Kaynaklarından Kamu İdarelerine Proje Karşılığı Aktarılan Hibe Tutarlarının Harcanması ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Yönetmelik’te” belirlenmiştir.

Yönetmeliğin 6. Maddesinde, proje kapsamında ve projeye ilişkin hizmetlerde görev alan memurlar ile diğer kamu görevlilerine proje sözleşmesine göre ödenecek ücretler ile iş sözleşmesine dayanılarak çalıştırılacak kişilere ödenecek ücretin proje kaynaklarından karşılanacağı belirtilir.

Resmi Gazete AB Hibe Yonetmelik — Resmi Gazete

27 Kasım 2007 tarihinde yayımlanarak yürürlüğe giren bu Yönetmelik çerçevesinde, hibelerin muhasebeleştirme işlemleri kamu idaresinin muhasebe hizmetini yürüten birimlerce yerine getirilir. Muhasebe yetkililerinin sorumluluğu, giderlerin doğru şekilde muhasebeleştirilmesi, evrakların saklanması ve raporlanması ile sınırlıdır. Proje kapsamında konaklama, seyahat, iaşe harcamaları ile mal ve hizmet alımları ile projede görev alan kamu görevlileri ile iş sözleşmesi ile istihdam edilenlere ödenecek ücretler ile bunlardan yapılması gereken vergi, sosyal güvenlik kesintileri ile işsizlik sigortası primleri ve işveren hisseleri, Hibe Sözleşmesine uygun olarak (eğer sözleşmede belirtilmemişse AB tarafından belirtilen esaslara göre) proje bütçesinden, Proje Yürütücüsünün vereceği talimat üzerine ödenir.

Hizmet alımı yoluyla çalışanlar

Yararlanıcı kurum / kuruluşlarda hizmet alımı yoluyla (hizmet sözleşmesi üzerinden) çalışan (örneğin çevirmen, grafiker, web sitesi tasarımcısı vb.) personel maliyetleri İstisnai Maliyetler bütçe kategorisine girer ve sadece proje bütçesine dahil edilmişse ve bütçede onaylanmışsa hibe kullanabilir. Dolayısıyla bu tür personelin çalıştığı saatler kurum personeli için tahsis edilen bütçe kalemi altındaki taleplerde yer alamaz.

Erasmus+ Proje Başvurusu (2022) Nasıl Yapılır?

Destekleyici Belgeler ve Raporlama

Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarda personel maliyeti de dahil proje finansmanının, tüm Erasmus+ yararlanıcılarına yönelik çevrimiçi (online) yönetim ve raporlama aracı olan Mobility Tool+ aracılığıyla yönetilmesi ve raporlanması gerekir.

Koordinatör kurum/kuruluş, gerçekleştirilen faaliyetleri ve sonuçları projenin tamamı adına rapor eder. Nihai rapor aşamasında proje teklifinde taahhüt edilen faaliyetlerin gerçekleştirildiğine ve çıktıların üretildiğine dair destekleyici nitelikteki belgeleri sağlamakla yükümlüdür. Ancak aşağıda göreceğimiz üzere raporlama aşamasında tüm harcamaların kanıtlarının iletilmesi gerekmez.

Harcamaların uygunluğuna Nihai Raporun incelenmesi ve değerlendirilmesi sonucunda Ulusal Ajans karar verir.

Avrupa Komisyonu veya Ulusal Ajans tarafından yapılabilecek kontrollere yönelik olarak, proje boyunca gerçekleştirilen maliyetlerin finansal kayıtlarının ve destekleyici belgelerin asıllarının, son hibe taksitinin ödendiği tarihten itibaren 5 yıl boyunca muhafaza edilmesi gerekir. Hibe miktarının 60.000 Euro’dan az olması halinde bu süre 3 yıldır.

Personel Maliyetleri

Şimdi personel maliyetini karşılamak için kullanılan 3 bütçe kalemine sırasıyla bakalım.

1- Proje Yönetimi ve Uygulaması

Bu bütçe kategorisine uygun bulunan maliyetler, projenin program kurallarına göre yönetimine yönelik personel giderlerini (planlama, koordinasyon, finans ve iletişim gibi) kapsar. Buna göre, proje kapsamında yönetici ve idari personel olarak görev yapan kişilere ilişkin harcamalar “Proje Yönetimi ve Uygulaması” bütçe kategorisi altında planlanır.

Bunun yanında, online işbirliği ve yerel proje faaliyetleri, bilgilendirme çalışmaları, küçük ölçekli öğrenme / öğretme / öğretim materyalleri, broşür, kitapçık ve web siteleri gibi promosyon ve yaygınlaştırma materyallerinin geliştirilmesi de “Proje Yönetimi ve Uygulaması” hibe kalemi kapsamında planlanabilir.

Hibe miktarının hesaplanması

Proje Yönetimi ve Uygulaması kategorisine uygun bulunan maliyet proje süresi içerisindeki toplam ay sayısı ile yararlanıcı ve ortakları için belirlenmiş tutarlar çarpılarak hesaplanır. Buna göre 2019 yılı itibariyle geçerli olan hibe miktarları aşağıdaki gibidir:

Koordinatör kuruluş için aylık 500 €
Her bir ortak kuruluş için aylık 250 €

Örneğin, 24 ay sürecek bir proje için Koordinatör kuruluşa 12.000 € (500 € x 24 ay), her bir ortak kuruluşa ise 6.000 € bütçe hesaplanır.

Başvuru formunda bütçe tutarları, gerekli veriler girildiğinde ortak sayısına göre otomatik hesaplanmaktadır. Bu harcama kaleminden başvuran kurumla birlikte en fazla 10 katılımcı kurum finanse edilebilir.

Bu kategoride tahsis edilecek aylık bütçe, proje başına toplam 2.750 € ile sınırlandırılmıştır. Proje ortağı sayısı daha fazla olsa da bu rakam değişmez.

Harcamaların uygunluğu

Proje Yönetimi ve Uygulaması bütçe kaleminin kullanımını, Ulusal Ajans tümüyle yararlanıcı kurum/kuruluşlara bırakmıştır. Yararlanıcı kurum/kuruluşlar, “Proje Yönetimi ve Uygulaması” bütçe kategorisi altında verilen hibe miktarını proje personelinin iş yükü, proje faaliyetleri ve sonuçlara katkısına bağlı olarak aralarında farklı bir dağılım yapabilirler.

Ulusal Ajans özel durumlarda bizzat talep etmediği sürece, Raporlama aşamasında yararlanıcı kurum/kuruluşların Proje Yönetimi ve Uygulaması harcamaları ile ilgili belge veya kanıtlarını iletmesi gerekmez.

Nihai Rapor ve VALOR/Yaygınlaştırma Platformuna yüklenmiş olan ürünler Proje Yönetimi ve Uygulaması için destekleyici belgeler olarak kabul edilir.

2- Ulusötesi Proje Toplantıları (TPM)

Proje ortakları arasında projenin koordinasyonu ve uygulama konularını görüşmek üzere yapılan toplantılardır. Bu toplantılar, hibe tahsis edilmiş ortak kurum/kuruluşlardan birinin yerleşik olarak bulunduğu yerde gerçekleştirilir. Bu başlık altında verilen bütçe, proje ortaklarından birinin ev sahipliğinde uygulama ve koordinasyon amacıyla düzenlenen toplantılara katılıma yönelik olarak seyahat desteği ve bireysel destek mahiyetindedir.

Avrupa Birliği Projeleri — Kitap İçeriğinde Yer Alan Konular

Hibe miktarının hesaplanması

Toplam katılımcı sayısı, sözleşmenin ilgili bölümünde belirtilen tutarla çarpılarak hesaplanır. Buna göre 2019 yılı itibariyle geçerli olan hibe miktarları şu şekildedir:

100-1999 km aralığında yer alan ülkeler için katılımcı başına 575 €
2000 km ve daha fazla mesafe aralığında bulunan ülkelerde yapılacak toplantılar için katılımcı başına 760 €

Seyahat mesafesi, başlangıç noktası ile toplantı yeri arasındaki uzaklığı ifade eder. Avrupa Komisyonu’nun çevrimiçi mesafe hesaplayıcısını kullanarak elde edilen tek-yön mesafesini temel alınarak uygun birim maliyeti hesaplanır.

Toplantının yapılacağı yere olan uzaklık 100 km’den az ise Ulusötesi Proje Toplantıları kapsamında hibe talep etmek mümkün değildir. Bu tür durumlarda seyahat maliyetleri Proje Yönetimi ve Uygulaması bütçe kaleminden karşılanabilir. Ayrıca, maliyetlerin geçerli sayılabilmesi için, toplantıya katılan kişilerin temsil ettikleri kurumla resmî bağı olduğunu kanıtlaması gerekir.

Başvuru formunda bununla ilgili kısımda her bir kurum/kuruluşun PIC numarası, toplantı sayısı ve toplantıya katılacak kişi sayıları girilir. Toplantının yapılacağı yer ile PIC numarası girilen kurumun şehri arasındaki uzaklık hangi kilometre aralığında bulunuyor ise toplantıya ait proje bütçesi otomatik olarak hesaplanır.

AB Proje Başvuruları İçin ECAS (AB Girişi) Kaydı Nasıl Yapılır, PIC Numarası Nasıl Alınır?

Harcamaların uygunluğu

Ulusötesi Proje Toplantıları bütçe kategorisi harcamalarının uygunluğu için, toplantı yerinin, projede yer alan kurumların yerleşik olduğu ülke ve şehirlerde olması gerekir. Koordinatör kuruluş toplantının yerini, tarihini ve katılımcıların sayısını raporlamalıdır. Toplantıya katılan kişilerin, projede yer alan kurumlar ile resmi bağı (profesyonel ya da gönüllü) olmalı ve bu durum kanıtlanabilmelidir.

Toplantıya ev sahipliği yapan kurum her bir katılımcı için isim, proje adı, toplantının yeri ve amacı, başlangıç ve bitiş tarihlerini içerir imzalı katılımcı belgesi sağlamalıdır. Toplantı Gündemi ve İmzalı Katılımcı Listesi ile toplantıda kullanılan her türlü eğitici belge ve çıktı da destekleyici belge kabul edilir.

Toplantı yeri, hareket veya varış noktası gibi her türlü konuda değişiklik halinde toplantı tarihinden önce Ulusal Ajans’tan onay alınması gerekir. Bu gibi durumlarda, tüm bilet ve faturaların belgelenmesi ve gerekçelerin Mobility Tool+’ta açıklanması istenebilir.

3- Fikri Çıktılar

Avrupa Birliği Erasmus Plus Stratejik Ortaklıklar Programına yapacağınız proje başvurularında hibe (bütçe) talep edebileceğiniz “fikri çıktılar”, proje personelinin görev alanında bilgi, birikim ve uzmanlığını kullanarak proje süresi içinde geliştirmeyi taahhüt ettiği, projeye katkı sağlayan yenilikçi fark yaratan, somut ürünlerdir.

Fikri çıktının ne olduğu ve Avrupa Birliği (AB) projelerinde hangi çıktıların fikri çıktı olabileceği —veya olamayacağı— konularında Fikri Çıktı Nedir? Erasmus+ Projelerinde Fikri Çıktılar Nasıl Belirlenir? başlıklı yazımda geniş bilgi edinebilirsiniz.

Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarda Fikri Çıktılar

Projeyi yürüten Yönetici ve idari personel masrafları ‘Proje Yönetimi ve Uygulama’ kaleminden karşılanacak şekilde planlanır. Bununla beraber, proje personeli için fikri çıktılar başlığı altında talep edilen bütçenin kullanılabilmesi için, bu miktarların proje başvuru formunda belirtilmiş ve hibe almaya uygunluğu Ulusal Ajans tarafından onaylanmış olması gerekir. Ancak maliyetlerin geçerli sayılabilmesi için personel maliyeti talep edilen olan proje personelinin kurum çalışanı ya da personel olması ve kurumda profesyonel veya gönüllü olarak istihdam ediliyor ve resmi bir bağ beyan edebiliyor olması zorunludur.

Bu konuda bazı önemli noktalar için Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarda Fikri Çıktı Bütçesi başlıklı yazımı okumanızı öneririm.

Hibe miktarının hesaplanması

Fikri çıktılar için tahsis edilen hibe miktarı, personelin projede üstlendiği göreve ve bu personelin çalıştığı ortak (katılımcı) kurum/kuruluşun ülkesine bağlıdır. Fikri Çıktılar için tutarlar, proje personelinin iş günü sayısı ile personelin çalıştığı yararlanıcı kuruluşun yerleşik bulunduğu ülkedeki personel kategorisi için belirlenmiş olan günlük tutarla çarpılarak hesaplanır. Buna göre ücretler Erasmus Plus Program Rehberinde ülke gruplarına göre gün başına Euro cinsinden verilmiştir. Bu hibe tahsisi, yalnızca fikri çıktı üretmek amacıyla projeye dâhil olan kurum/kuruluşların personel maliyeti için kullanılabilir.

Fikri çıktılar bütçesi aşağıdaki görevleri yerine getiren proje personeli için projedeki her bir çalışma günü sayısı esas alınarak tahsis edilir.

Proje Yöneticisi
Araştırmacı/Öğretmen/Eğitici/Eğitmen Gençlik Çalışanı
Teknik Asistan
İdari Personel

Personel çalışma günleri beyan edilirken kişinin asıl mesleğine göre değil fikri çıktıların üretilmesinde üstlendiği göreve göre kategorisinin beyan edilmesi esastır.

Erasmus+ 2019 Program Rehberine göre, Türkiye’nin de aralarında bulunduğu ülkeler grubunda (Bulgaristan, Estonya, Hırvatistan, Letonya, Litvanya, Macaristan, Polonya, Romanya, Slovakya, Makedonya, Türkiye) proje personelinin her bir çalışma günü için öngörülen günlük maliyetler şu şekildedir:

Proje Yöneticisi: 88 €
Öğretmen, Eğitici/Eğitmen/Araştırmacı/Gençlik çalışanı: 74 €
Teknik Asistan: 55 €
İdari Asistan: 39 €

Başvuru formunda fikri çıktıların bütçesini hazırlarken, her bir kurum/kuruluş için PIC numarası ve ardından fikri çıktı kodu, sonra personel kategorisi (yönetici, araştırmacı, teknik personel, idari personel) ve çalışma günü sayısı seçilerek ayrı ayrı bütçe oluşturulur.

PIC numarası girildiğinde kurumun bulunduğu ülke ve istenen kategorideki personel çalışma bütçesi otomatik hesaplanır. Fikri çıktı bütçesi her ürün ve her kategorideki personel için ayrı ayrı yapılmalıdır.

Harcamaların uygunluğu

Fikri çıktı bütçesinden yapılan harcamaların uygunluğuna Hibe Sahibi Kuruluşun göndereceği Final Raporun değerlendirilmesi sonucunda Ulusal Ajans karar verir.

Harcamaların uygunluğu için, Hibe Başvuru Formunda öngörülen ve Hibe Sözleşmesi ile onaylanan tüm ürünlerin, öngörüldüğü şekilde üretilmesi zorunludur. Gerçekleştirilen faaliyetler ve ortaya çıkan sonuçlar Mobility Tool kullanılarak rapor edilir ve belgeler “VALOR/Yaygınlaştırma Platformu”na yüklenir.

Proje ürünleri, ürünlerin VALOR/Yaygınlaştırma Platformuna yüklenmesi, Personel Zaman Çizelgeleri ile personelin kurumu ile arasındaki resmi bağı gösterir belge destekleyici belgeler olarak kabul edilir.

Hibe Sözleşmesinde belirtildiği üzere görevli her proje personeli aylık olarak ayrı bir Zaman Çizelgesi (Staff Time Sheet) doldurarak imzalamalı ve Yasal Sorumlu (Proje Yöneticisi) tarafından onaylanmalıdır. Projeye özgü bu tür bilgileri içeren belgelerin Ulusal Ajans tarafından uygun görülen bir formatta hazırlanması ve tüm ortak kurumların aynı formatı kullanması gerekir. Çalışma günleri Mobility Tool’a bu belgeler yüklenerek raporlanır.

Faydalı bağlantılar

Aşağıdaki bağlantıları kullanarak Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarla ilgili Ulusal Ajans tarafından yayımlanan Rehber ve Kılavuzlardan yaralanabilirsiniz.