PIC ve OID — Erasmus+ Yeni Kuruluş Kaydı Sistemi

Erasmus+ (Erasmus Plus) programında Ulusal Ajans tarafından yönetilen (merkezi olmayan) Ana Eylemlere (projelere) veya Avrupa Dayanışma Birlikleri projelerine katılan veya katılmak isteyen tüm kuruluşların, kayıt işlemlerini 22 Ekim 2019 tarihinden itibaren yeni online kayıt sistemi üzerinden yürütmesi gerekiyor.

Avrupa Komisyonunun “Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri platformu” (Erasmus+ and European Solidarity Corps platform) adıyla sunulan bu yeni sistemde, kaydını tamamlayan kuruluşlara otomatik olarak bir Organizasyon (Kuruluş) Kimliği veya Kimlik Kodu (OID) atanmaktadır.

Öte yandan, programın Brüksel merkezli eylemleri (projeleri) için Katılımcı Kimlik Kodu PIC kullanımı devam etmekte olup, kayıt işlemleri Fonlama ve İhale Portalı (Funding & Tenders Portal) üzerinden yürütülmektedir.

Bu yazıda, Ulusal Ajans tarafından yönetilen eylemler için kullanılan bu yeni kuruluş kimlik kodu OID (Organisation ID) ile daha önceki yıllarda kullanılan ve halen Brüksel merkezli eylemler için kullanımı devam eden Katılımcı Kimlik Kodu PIC (Personel Identification Code ) üzerinde duracağız. Yazıda, PIC ve OID söz konusu olduğunda karşılaşılabilecek karışıklıkların önüne geçmek için yardımcı bilgiler bulacaksınız.

AB Girişi / EU Login

Komisyonun yeni platformlarında sunulan hizmetlerin tamamına erişebilmek için öncelikle bireysel kayıt yaparak kullanıcı girişi hesabına sahip olmak gerekiyor.

AB Girişi / EU Login Kaydı Nasıl Yapılır? başlıklı yazımda ekran görüntüleri eşliğinde adım adım AB Giriş kaydının yapılması, oturum açılması ve şifre yenileme konularında yol gösterici bilgilere ulaşabilirsiniz.

Erasmus+ ve ESC Platformu

Ulusal Ajans tarafından yönetilen bir Erasmus+ veya Avrupa Dayanışma Birlikleri (ESC) projesinde ilk kez yer almayı planlıyorsanız, kuruluşunuzu Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri platformuna doğrudan kaydetmek durumundasınız. Kaydını tamamlayan kuruluşlara sistem tarafından bir Kuruluş Kimlik Kodu (OID) atanmaktadır.

Ancak, eğer kuruluşunuz daha önce Ulusal Ajans tarafından yönetilen herhangi bir Erasmus+ veya Avrupa Dayanışma Birlikleri projesine katılmışsa ve hali hazırda bir PIC (Personel Identification Code / Katılımcı Kimlik Kodu) sahibiyseniz, tekrar kuruluş kaydı yapmanıza gerek yoktur. Daha önce PIC numarası edinmiş olan kuruluşlara sistem otomatik olarak bir Kuruluş Kimlik Kodu (OID) atamış durumdadır.

PIC ve OID Arasındaki Fark

Bilinen kısa adlarıyla PIC ve OID, her ikisi de halen Komisyon tarafından kullanılmaktadır. Ancak her bir kayıt sisteminin kendine özgü özellikleri ve kullanım alanı sözkonusu. Şimdi bunları görelim.

PIC (Katılımcı Kimlik Kodu)

PIC, sırf rakamlardan oluşan 9 haneli bir koddur (örnek PIC: 987654321).

Daha önceden bir Erasmus+ projesinde yer almak isteyen her kuruluşun bir PIC sahibi olması gerekirdi. URF (Unique Registration Facility) adıyla bilinen Avrupa Komisyonu Katılımcı Portalı Tek Kayıt Sistemine kaydını yaparak kuruluşunuza bir PIC alabiliyordunuz.

Günümüzde ise PIC artık yalnızca SEDIA Fonlama ve İhale Portalı (Funding & Tenders Portal) üzerinden alınıp yönetilebiliyor ve PIC, yalnızca Eğitim, Görsel-İşitsel ve Kültür Yürütme Ajansı (EACEA) tarafından yönetilen, yani merkezi projeler için kullanılıyor.

Kuruluşunuz, Yürütme Ajansı tarafından yönetilen merkezi eylemlere (Ulusal Ajans tarafından yönetilen ülke merkezli projeler dışındakilere) katılmaya devam ederse veya bu tür projelere katılmak isteyen yeni bir kuruluş iseniz, bir PIC numarası edinmeye ihtiyacınız olacaktır. Bu durumda, PIC kodu veya numarası alma ve kuruluş bilgilerinizi yönetme işlemlerini yönetebileceğiniz tek bir yer var:

• Funding & Tenders Portal (Fonlama ve İhale Portalı)

OID (Kuruluş Kimliği)

OID ( Organisatiion ID) bir E ön ekine sahip 8 basamaklı koddur (örnek OID: E12345678).

OID kuruluş kimliği, Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri platformu (Erasmus+ and European Solidarity Corps Platform) üzerinden elde edilip yönetilir ve Ulusal Ajans tarafından yönetilen, yani merkezi olmayan (ülke merkezli olan) projelerde yer alan kuruluşları tanımlar.

Ulusal Ajans tarafından yönetilen herhangi bir Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri projesine daha önce katılmış olan kuruluşlara, yani PIC numarasına sahip kuruluşlara otomatik olarak bir OID atanmıştır ve bu kuruluşların tekrar kaydolmaları gerekmez.

Ulusal Ajans tarafından yönetilen bir akreditasyon ve/veya hibe başvurusunda bulunuyorsanız, kuruluş bilgilerinizi yalnızca tek bir yerde güncel tutmanız gerekir:

• Erasmus+ and European Solidarity Corps platform (Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri platformu)

İki Kayıt ve İki Kod

Toparlarsak…

• Eğer kuruluşunuz yalnızca Ulusal Ajans tarafından yönetilen Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri projelerinde yeralıyor veya alacaksa, Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri platformu (Erasmus+ and European Solidarity Corps Platform) üzerinden bir OID (Organizasyon Kimliği) edinmesi gerekir.

• Eğer kuruluşunuz, Erasmus+ programında Yürütme Ajansı (EACEA) tarafından yönetilen merkezi projelerde yeralıyor veya alacaksa, SEDIA Fonlama ve İhale Portalı (Funding & Tenders Portal) üzerinden bir PIC (Katılımcı Kimlik Kodu) edinmesi gerekir.

Her İki Kayıt Sistemini Kullanma

Kuruluşunuzun katıldığı veya katılmak üzere başvuruda bulunduğu farklı eylemler (projeler) dolayısıyla her iki kayıt sistemini de kullanmak durumunda kalabilirsiniz. Yani, bir kuruluşun hem PIC hem de Organizasyon Kimliği (OID) olabilir.

• Eğer kuruluşunuz hem Ulusal Ajans tarafından yönetilen ülke merkezli bir Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri projesinde ve hem de Yürütme Ajansı tarafından yönetilen Erasmus+ merkezi projelerde yeralıyor veya alacaksa, bu durumda her iki sisteme de kaydını yaparak bir OID ve bir PIC kodu sahibi olması gerekir.

Ayrıca, aşağıdaki durumlarda, kuruluş bilgilerinizi her iki kayıt sisteminde de güncel tutmanız gerekir:

• Eğer kuruluşunuzun hem PIC hem de Organizasyon Kimliği (OID) varsa, her iki sistemde de kuruluş bilgilerinizi güncellemeniz önemle tavsiye edilir.
• 22 Ekim 2019 tarihi veya sonrasında SEDIA Fonlama ve İhale Portalındaki kuruluş bilgilerinizi güncellerseniz, bu güncellemeler otomatik olarak Organizasyon Kayıt sistemine aktarılmaz.
• Yükseköğretim Erasmus Beyannamesi (ECHE) için başvuruda bulunuyorsanız ve 22 Ekim veya öncesinde Ulusal Ajans tarafından yönetilen bir hibe başvurusunda bulunmadıysanız.
• Akreditasyon ve/veya Ulusal Ajans tarafından yönetilen bir Erasmus+ projesi için hibe başvurusu yanı sıra Yürütme Ajansı (EACEA) tarafından yönetilen bir proje için hibe başvurusunda bulunuyorsanız.
• Daha önce Yürütme Ajansı (EACEA) tarafından yönetilen ancak şimdi doğrudan Ulusal Ajans tarafından yönetilen bir projeye katılmak istiyorsanız.

Yukarıda belirtildiği gibi, 22 Ekim 2019 tarihinde veya daha sonra SEDIA Fonlama ve İhale portalında organizasyon (kuruluş) bilgilerinizde yapılan değişiklikler Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri platformuna (Erasmus+ and European Solidarity Corps Platform) aktarılmaz.

Aynı şekilde, Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri platformu Organizasyon Kayıt Sistemindeki değişiklikler hiçbir zaman SEDIA Fonlama ve İhale Portalına (Funding & Tenders Portal) aktarılmaz.

Her iki sistem arasında kuruluş irtibat kişilerinin / kullanıcılarının adlandırılması ve rolleri arasında fark olabilir. Ayrıca, bazı durumlarda SEDIA Fonlama ve İhale portalına erişimi olan kullanıcıların Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri platformuna erişememesi mümkündür.

---

---

Yeniden görüşünceye dek, “öğrenmeye devam edin”!