Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarda Fikri Çıktı Bütçesi

Erasmus+ Programı Ana Eylem 2 (KA2) Stratejik Ortaklıklarda fikri çıktı üretmeyi planlıyorsanız, hibe başvuru formunda, öngördüğünüz fikri çıktıların neler olduğu ve talep ettiğiniz fikri çıktı bütçesi net olarak belirtilmelidir.

Fikri çıktılar, Stratejik Ortaklıklar altındaki iki proje türünden yalnızca Yenilik Geliştirmeye Yönelik Stratejik Ortaklıklar için planlanabilir. Dolayısıyla Yenilik Geliştirmeye Yönelik Stratejik Ortaklıklar dışındaki projelerde fikri çıktı bütçesi planlanamaz.

Fikri çıktı bütçesine geçmeden önce, fikri çıktı nedir, fikri çıktılar nasıl belirlenir ve projelerde fikri çıktı olarak hangi ürünlere yer verilebilir gibi soruların yanıtları için Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarda Fikri Çıktılar başlıklı daha önceki yazımı okuyabilirsiniz.

Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarda Fikri Çıktılar

Fikri çıktı bütçesi nasıl hesaplanır?

Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarda bir proje bütçesinde fikri çıktılar için sağlanan finansman —hibe miktarı—her bir çıktının üretilmesi için ihtiyaç duyulan personel günlük maliyetinin hesaplanmasına dayanır. Bunun anlamı şudur:

Fikri çıktı bütçesi, aslında proje personeli maliyeti, bir diğer ifadeyle projenin insan kaynağı bütçesi gibi değerlendirilebilir. Ancak proje personelinin maliyeti yalnızca fikri çıktı bütçesinden ibaret değildir. Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarda Personel Maliyeti başlıklı yazımda bu konuda geniş bilgi edinebilirsiniz.

Bir projede hangi ürünlerin fikri çıktı niteliği taşıdığını kolayca belirlemeniz mümkündür. Bunun için her bir ürünün (çıktının) hangi bütçe kategorisi ile ilişkilendirildiğini bilmeniz yeterlidir.

Personel günlük gideri

Fikri çıktı bütçe kaleminin Erasmus+ öncesine kısaca göz atmak, bu bütçe kaleminin gerekçesini anlamamızı kolaylaştıracaktır:

Erasmus Plus öncesinde LdV (Leonardo da Vinci) programı olarak bilinen Mesleki Eğitim projelerindeki Personel Gideri bütçe kaleminin bir bölümü, Erasmus Plus ile birlikte “Fikri Çıktılar Bütçe Kalemine” dönüştürülmüştür. Şöyle ki:

LdV program kuralları gereği, proje ortağı kurumların her birinde proje yürütme ekibinde görevli personele projede çalıştığı gün sayısı karşılığında bütçe tahsis edilmekteydi. Beyan edilen puantajlar (staff time sheet) karşılığında da bu bütçe kullanılmaktaydı.

Erasmus Plus Programının 2015’te yürürlüğe girmesiyle birlikte “personel günlük gideri” bütçe kaleminin büyük bölümü, “fikri çıktı” bütçe kalemine dönüştürüldü. Böylece proje yürütme ekiplerinde görevli personele tahsis edilen bütçenin irdelenebilir, denetlenebilir ve ispat edilebilir olmasına katkı sağlandı. Bu ifade şu anlama gelmektedir:

Eğer görev alanınızda uzmanlığınızı kullanarak bir proje için çalıştıysanız, bu mesainiz ve emeğiniz karşılığında geliştirdiğiniz somut ürünler ortaya çıkarmış olmalısınız. Bu ürün, proje için kullandığınız uzmanlığınızın, bilgi ve birikiminizin, yani zihinsel emeğinizin, bir diğer ifadeyle beyin aktivitenizin bir ürünü olmalıdır.

Örneğin, projede eğitim materyali olarak bir kitap geliştirdiyseniz, bu kitaptaki bilginin ne kadarı (kaç Gigabaytı) sizin uzmanlığınızın, düşünsel emeğinizin ürünü; “fikri çıktı” aynı zamanda bunun ölçüsü ve kanıtı.

Böylece, fikri çıktı bütçesi sayesinde, proje yürütme ekibinde görevli personele tahsis edilen personel giderlerinin büyük bir bölümü, ölçülebilir ve denetlenebilir bir özellik kazanmaktadır. Bir bölümü dememin nedeni, yukarıda değindiğim üzere, proje personelinin maliyeti yalnızca fikri çıktı bütçesinden ibaret olmamasıdır. Personel maliyeti kapsamına giren diğer bütçe kalemlerini Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarda Personel Maliyeti başlıklı yazımda okuyabilirsiniz.

Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarda Personel Maliyeti

Fikri çıktı bütçesi ve personel maliyeti

Stratejik ortaklık projeleri yürütme ekiplerinde görev alabilecekler için dört personel kategorisi vardır:

Proje Yöneticisi
Eğitmen / Araştırmacı
Teknik Personel
İdari Personel

Fikri çıktı üretiminde görev alacak personel olarak sınıflandırılabilmesi için çalışanların, araştırmacı, öğretmen, eğitici, yönetici, gençlik çalışanı vb. gibi kurumda profesyonel veya gönüllü olarak istihdam ediliyor olması gerekir. Buna göre, proje katılımcısı kuruluşta resmi olarak çalışanlar yanısıra gönüllü çalışanların maliyetleri için de fikri çıktı bütçesi başvurusunda bulunulabilir.

Projeler, çalışanların kurumlarındaki mutat görevleri dışında farklı roller üstlenebildiği platformlardır. Bir personelin hangi kategoride yer alacağı, kurumdaki görevi ile değil projede üstleneceği görev ile ilgilidir. Örneğin, kurumda Mühendis olarak çalışan bir personel eğer projede Yönetici olarak görev üstleniyorsa, başvuru yaparken Teknik Personel kategorisinde değil Yönetici kategorisinde değerlendirilmelidir.

Program kuralları gereğince, maliyetlerinin geçerli sayılabilmesi için ortakların personel maliyeti talep ettikleri kişilerle kurumları arasında (profesyonel veya gönüllü olarak) resmi bir bağ olduğunu belgelendirmesi gerekir.

Eğer proje katılımcısı kurumlarda hizmet alımı yoluyla çalışıyorlarsa, çevirmen, web tasarımcısı, grafiker vb. kişiler, kurumun resmi veya gönüllü personeli olmadıkları için fikri çıktı bütçesinden yararlanamazlar.

Geliştirilen her bir ürüne karşılık fikri çıktı bütçesini, yukarıdaki kategoriler için kurallara uygun şekilde görevlendirilen personel kullanabilir. Ancak bunu yaparken önemli bir noktayı hatırlamakta yarar var. Şimdi bu ayrıntıyı görelim.

Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarda Proje Personeli

Fikri çıktı bütçesi nasıl kullanılır?

Bildiğiniz üzere, Stratejik Ortaklık projelerinde “Proje Yönetimi ve Uygulaması” hibe kalemi yer almaktadır. Projede yönetici ve idari personel rolü üstlenen kişilere ilişkin harcamalar “Proje Yönetimi ve Uygulaması” kapsamına girmektedir.

Bu bütçe kategorisine uygun bulunan maliyetler, projenin program kurallarına göre yönetimine yönelik personel giderlerini (planlama, koordinasyon, finans ve iletişim gibi) kapsamaktadır. Bunun yanında, küçük ölçekli öğrenme / öğretme / öğretim materyallerini, sanal işbirliği ve yerel proje faaliyetlerini ve bilgilendirme, broşür, kitapçık ve web siteleri gibi promosyon ve yaygınlaştırma materyallerinin geliştirilmesi de “Proje Yönetimi ve Uygulaması” hibe kalemi kapsamındadır. Proje kapsamında yönetici ve idari personel olarak görev yapan kişilerin yukarıda anılan faaliyetlerine ilişkin harcamaların, “Proje Yönetimi ve Uygulaması” bütçe kategorisi altında planlanması gerekir.

Dolayısıyla, fikri çıktı niteliğinde olmayan çıktılar için yalnızca “Proje Yönetimi ve Uygulaması” kalemi planlanmalıdır. Bu kuraldan hareketle, fikri çıktı bütçesinin, “Proje Yönetimi ve Uygulaması” hibe kaleminin kapsadığı faaliyetler için personel giderlerine katkıda bulunmak için planlanamayacağını söyleyebiliriz. “Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarda Personel Maliyeti” başlıklı yazımda bu konuda daha geniş bilgi edinebilirsiniz.

Bir projede fikri çıktılar başlığı altında bütçe talep edilebilmesi için, söz konusu personelin üstlendiği fikri çıktı üretim faaliyetinin, proje genel yönetimine yönelik yukarıda saydığımız personel maliyetleri kapsamında kalmaması gerekir.

Buradan şu sonuca varabiliriz: Projede görevli yöneticiler ve diğer personel için talep edilecek “fikri çıktılar bütçesi”, ancak usulüne uygun şekilde gerekçelendirildiği taktirde ek personel maliyeti olarak yer alabilir. Buna göre, hibe alabilmek için, ilgili fikri çıktıların tanımında yöneticilerin ve idari personelin özel ek ihtiyacını ayrıntılı olarak gerekçelendirmelisiniz.

Faydalı bağlantılar

Aşağıdaki bağlantıları kullanarak Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarla ilgili Ulusal Ajans tarafından yayımlanan Rehber ve Kılavuzlardan yaralanabilirsiniz.

Yeni yazılarda görüşünceye dek, “öğrenmeye devam edin!”