Avrupa Birliği Erasmus+ Programına KA2 Stratejik Ortaklık projeleri için son başvuru tarihi gelmeden yapılması gereken kayıt işlemleri var. Başvurular organizasyon (kuruluş) kaydı yapmak suretiyle online sistem üzerinden (webgate e-forms) gerçekleştirilebiliyor. Ancak 2020 yılından itibaren elektronik başvuru sırasında yapılan bazı değişiklikler sözkonusu. Bu yenilikler, yalnızca Erasmus+ programı için değil, aynı zamanda ülkemizin yararlandığı Avrupa Dayanışma Birlikleri (ESC) ve Ufuk Avrupa (Ufuk 2020) gibi diğer bazı programlar için de geçerli.
Bu konuyla ilgili son zamanlarda çok sayıda soru alıyorum. O nedenle, kayıtların yeni platformlarda nasıl yapılacağına rehberlik edecek yazılar yanısıra yapılan değişiklikleri açıklayan bu yazıyı da kaleme almanın yararlı olacağını düşündüm.
Aşağıdaki paragraflarda, Erasmus+, Avrupa Dayanışma Birlikleri (önceki Avrupa Gönüllü Hizmeti – AGH) ve Ufuk 2020 gibi Avrupa Birliği hibe programlarına başvuru yapabilmek için Avrupa Komisyonunun online kayıt sisteminde uygulamaya konan değişiklikleri öğrenebilirsiniz.
İki Önemli Yenilik
Sözkonusu değişikliklerden ilki, geçmiş yıllarda ECAS diye bilinen kullanıcı kaydı yerine artık EU Login (AB Girişi) sisteminin kullanılmaya başlanması.
İkinci değişiklik ise, daha önceki yıllarda Ulusal Ajans tarafından yönetilen (ülke merkezli) projeler için kuruluş kaydı tamamlandığında PIC (Katılımcı Kimlik Kodu) adıyla 9 haneli bir numara alınırken, artık OID (Organizasyon Kimlik Numarası) denen yeni bir kodun devreye sokulmuş olması.
Yenilikler Ne Getirdi?
Daha önceki sitemde, ECAS (European Commission Authentication Service) kaydınızı yapıp bir kullanıcı adı ve şifre belirledikten sonra Avrupa Komisyonunun geniş bir yelpazede sunduğu online bilgi sistemine (veri tabanına) giriş imkânı elde ediyordunuz. Ancak veri tabanı üzerinden Avrupa Komisyonunun sunduğu farklı hizmetlere erişim için birçok farklı arayüz kullanmak zorundaydınız.
Bu durum karışıklıklara neden olabilmekteydi. Örneğin, ECAS kullanıcı hesabınıza sahip olduktan sonra URF kayıt sayfası denen Tek Kayıt Sistemine başka bir arayüzden giriş yaparak kurumsal bilgilerinizi doldurma işlemini tamamlıyor ve PIC numarası (Katılımcı Kimlik Kodu) alabiliyordunuz. Online formlara yine bir başka arayüzden giriş yaparak erişebiliyor ve başvuru yapabiliyordunuz.
Yeni sistemde bu farklı arayüzlerin tümü tek bir platformda toplandı. Tüm elektronik iş akışları ve alt menüleri bünyesinde barındıran bu sistem sayesinde işlemler daha kolay ve daha hızlı hale geldi. Bunun yanısıra, kayıt işlemlerini tamamladıktan sonra artık bir kuruluşun birden fazla kimlik numarası (PIC) edinme ve bundan dolayı karışıklık yaşanması gibi ihtimaller de ortadan kalktı.
Dikkate değer bir diğer konu ise merkezi olmayan teklif çağrılarına yapacağınız proje başvurularının geçerli olması için başvuru formunun, online başvuru sistemiyle birlikte TURNA’ya yüklenmesinin artık gerekmemesi. Evet, başvuru formunuzu TURNA’ya yüklemek zorunda değilsiniz.
AB Girişi (EU Login) ve Organizasyon Kimliği (OID)
Avrupa Komisyonunun yeni online bilgi sisteminde sunulan tüm hizmetlerden yararlanabilmek için ilk önce bireysel AB Girişi (EU Login) hesabına sahip olmak gerekiyor. Bireysel hesabınızla giriş yaptıktan sonra organizasyon kaydına geçebilirsiniz.
Şimdi sırasıyla bu kayıtları ve ayrıntılarını görelim.
1- Bireysel Kayıt (EU Login / AB Girişi)
2020 yılı ve sonrasında daha önceki Avrupa Komisyonu Kimlik Tanımlama Sistemi (ECAS) kaydı yerine yeni sistemde AB Girişi (EU Login) kullanılmaya başlandı. Proje başvurusu yapabilmek ve hibe kazanılması halinde tüm proje süreçlerini yürütebilmek için Komisyonun sunduğu online bilgi sistemine bireysel kayıt yaparak kullanıcı girişi sahibi olma zorunluluğu var.
EU Login (AB Giriş), Komisyonun sunduğu online bilgi sistemine Kullanıcı Girişi anlamına geliyor ve bireysel olarak kayıt olunması gerekiyor.
AB Giriş Hesabı Nasıl Alınır?
EU Login (AB Giriş) hesabını adım adım nasıl açabileceğinizi ve bu konuda ihtiyaç duyacağınız ayrıntılı bilgileri, AB Girişi / EU Login (Önceki ECAS) Kaydı Nasıl Yapılır? başlıklı yazımda bulabilirsiniz.
Daha Önce ECAS Numarası Aldıysanız
Daha önce edinmiş olduğunuz bir ECAS hesabınız varsa, yeni kayıt yapmaya ihtiyacınız yok. Mevcut kullanıcı adınızı ve şifrenizi EU Login için kullanarak önceden erişebildiğiniz tüm bilgilere ve işlevlere ulaşmaya devam edebilirsiniz.
2- Organizasyon (Kuruluş) Kaydı
Proje başvurusu yapmak veya bir projeye ortak olarak katılmak isteyen her kuruluşun, kaydını yaparak Avrupa Komisyonundan resmi bir kimlik numarası edinmesi zorunlu.
Ancak kuruluş kaydı için online başvurunun yapılacağı yer, başvurmak istediğiniz program ve eyleme göre, işlemlerin hangi ajans tarafından yönetileceğine bağlı olarak değişmektedir. Erasmus+ programı, merkezi düzeyde Eğitim, Görsel-İşitsel ve Kültür Yürütme Ajansı (EACEA) tarafından, yerel (ülke merkezli) düzeyde ise Ulusal Ajans (NA) tarafından yönetilmektedir.
Yeni sistemde, bu iki ajans, organizasyon kayıt süreçlerinde belirleyici rol üstleniyor.
- Yürütme Ajansı Tarafından Yönetilen Eylemlere Kayıt (PIC)
- Ulusal Ajans Tarafından Yönetilen Projelere Kayıt (OID)
Kayıt konusuna geçmeden önce, sözkonusu sistemin ve dolayısıyla Erasmus+ programının yukarıda anılan ajanslar tarafından nasıl yönetildiğini bilmekte yarar var. Bu konuda bilmeniz gerekenleri Avrupa Birliği Erasmus+ Programı Nasıl Yönetilir? başlıklı yazımda hemen okuyabilirsiniz.
— Yürütme Ajansı Tarafından Yönetilen Projelere Kayıt (PIC)
Merkezi faaliyetler Avrupa düzeyinde ve Avrupa Komisyonunun Yürütme Ajansı olarak da bilinen Brüksel’deki Eğitim, Görsel-İşitsel ve Kültürel Yürütme Ajansı tarafından yönetilmektedir. Bu grupta yer alan projeler için Fonlama ve İhale Portalı kullanılmaktadır.
Fonlama ve İhale Portalı
Yürütme Ajansı tarafından yönetilen eylemlere (merkezi projelere) katılmak isteyen kuruluşların kaydolması gereken yer, Fonlama ve İhale Portalıdır.
Erasmus+ projelerinden bir kısmı (merkezi eylemler) ile Ufuk 2020 projeleri için kuruluş kaydı bu platformda yapılmaktadır.
AB hibe program ve fırsatlarını araştırmak, hibeleri ve sözleşmeleri tek bir yerden yönetmek için oluşturulan yeni “Fonlama ve İhale Portalı” ilgili programların tüm süreçlerine ilişkin bilgilere erişilebilen yerdir.
Fonlama ve İhale Portalı’na kuruluş kaydını tamamladığınızda 9 haneli bir Katılımcı Kimlik Kodu (PIC) verilmektedir (örneğin: PIC: 987654321). Kuruluşunuza özgü bu tanımlayıcı kod, takip eden süreçlerde her tür etkileşimde Yürütme Ajansı tarafından referans olarak kullanılmaktadır.
SEDIA (Single Electronic Data Interchange Area / Tek Elektronik Veri Değişim Alanı) üzerinde bulunan Fonlama ve İhale Portalı, Avrupa Komisyonu ve diğer AB organları tarafından yönetilen hibe programları ve ihalelerde katılımcılar ve uzmanlar için başlangıç noktasıdır. Portalda, teklif çağrıları araması ve proje başvuruları yapabilir, ihale teklifi verilebilir, hibe, sözleşme ve ödemeleri yönetebilir, ayrıca uzman olarak kaydolabilirsiniz.
Fonlama ve İhale Portalı’na kuruluş kaydı yapabilmek için kullanıcıların EU Login ile bireysel bir giriş hesabına sahip olmaları gereklidir. Portalı kullanma hakkında daha fazla bilgiyi portalın online kılavuzunda bulabilirsiniz.
Fonlama ve İhale Portalı hakkında daha geniş bilgi için Ufuk 2020 Türkiye Resmi web sitesini ziyaret edebilirsiniz.
— Ulusal Ajans Tarafından Yönetilen Projelere Kayıt (OID)
Merkezi olmayan projeler doğrudan her program ülkesinde bulunan Ulusal Ajanslar veya AB dışındaki Ulusal Erasmus+ Ofisleri tarafından yönetilmektedir.
Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri (ESC) Platformu
2019 yılı Ekim ayından itibaren, Ulusal Ajans tarafından yönetilen Erasmus+ veya Avrupa Dayanışma Birlikleri eylemlerine katılan veya katılmak isteyen kuruluşlar, kayıtlarını “Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri platformu” üzerinden erişilebilen yeni sistem üzerinden yönetmek zorundadır.
Kuruluşunuz, Ulusal Ajans tarafından yönetilen bir Erasmus+ veya Avrupa Dayanışma Birlikleri eylemine ilk kez katılacaksa, doğrudan bu platforma kaydını yapabilirsiniz.
Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri (ESC) platformuna kuruluş kaydının nasıl yapılacağını OID (Önceki PIC) Nasıl Alınır? Kuruluş Kaydı Nasıl Yapılır? başlıklı yazımda ekran görüntüleri eşliğinde adım adım rehberden öğrenebilirsiniz!
Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri (ESC) platformuna kuruluş kaydınızı tamamladığınızda, otomatik olarak bir Organizasyon (Kuruluş) Kimliği (Organisation ID, OID) verilmektedir. OID, E harfi ile başlayan ve 8 rakamla devam eden bir koddur (örneğin: E12345678). Hibe veya akreditasyon başvurusunda bulunurken bu kod kullanılmaktadır.
Yeni kuruluş kaydı için önce EU Login ile kişisel bir giriş hesabı sahibi olmalısınız. Platformu kullanma hakkında daha fazla bilgiye platformun online Yardım sekmesinde bulunabilir.
Portalı kullanma hakkında daha fazla bilgi portalın çevrimiçi kılavuzunda yer almaktadır.
Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri (ESC) Platformu hakkında daha geniş bilgi için Ulusal Ajans Resmi web sitesini ziyaret edebilirsiniz.
Daha Önce PIC Numarası Aldıysanız
Kuruluşunuz daha önce Ulusal Ajans tarafından yönetilen bir Erasmus+ veya Avrupa Dayanışma Birlikleri (önceki Avrupa Gönüllü Hizmeti – AGH) eylemine katılmışsa ve bir PIC numaranız varsa, yeniden kayıt olmanıza gerek yoktur.
Erasmus+ programında ülke merkezli projelere daha önce başvuruda bulunarak PIC numarası edinmiş olan kuruluşlar için, sistem tarafından otomatik olarak bir Kuruluş Kimliği (OID) atanmış bulunmaktadır.
PIC ve OID arasındaki farkı da içeren ayrıntılı bilgileri PIC ve OID ‒ Erasmus+ Yeni Kuruluş Kaydı Sistemi başlıklı yazıdan edinebilirsiniz.
OID Numaranızı Nasıl Öğrenebilirsiniz?
Daha önceden PIC numarasına sahip olan bir kuruluş için atanmış olan Organizasyon Kimliği (OID), Organisation Registration system for Erasmus+ and European Solidarity Corps sayfasındaki Search (Ara) alanına kurum/kuruluş adı girilerek öğrenilebilir.
Eğer kuruluş adıyla arama sonucunda istediğiniz bilgilere erişemezseniz, Expand advanced search (Gelişmiş arama kriterlerini genişlet) butonunu tıklayarak PIC kodu, vergi numarası, web adresi gibi istenen kuruluş bilgilerini girerek yeniden arama yapabilirsiniz.
Not: Daha önceki dönemlerde birden fazla PIC kodu alınmış kuruluşlarda, kurum yönetimiyle iletişime geçilerek yalnızca birine kadar verilmelidir.
Kısaca…
Özetlersek…
Bir AB programında yer alabilmek için tüm kuruluşların Avrupa Komisyonu yeni web sistemine kayıt olması zorunlu. Ancak, bir kuruluşun kaydının yapılabilmesi için de, kaydı yapacak bireylerin kişisel bir kullanıcı girişine (EU Login) sahip olması gerekiyor.
- Kuruluşunuz Erasmus+ ve Ufuk 2020 gibi bir AB programına daha önce katılmışsa ve bir PIC numaranız varsa, tekrar kayıt olmanız gerekmez.
- Kuruluşunuz Eğitim, Görsel-İşitsel ve Kültür Yürütme Ajansı tarafından yönetilen Brüksel merkezli eylemlere katılacaksa, o zaman bilgilerinizi Fonlama ve İhale Portalından yönetmeniz ve bir PIC numarası almanız gerekmektedir.
- Ulusal Ajans tarafından yönetilen ülke merkezli bir Erasmus+ veya Avrupa Dayanışma Birlikleri eylemine ilk kez katılacaksa, kuruluşunuzu doğrudan Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri Platformuna kaydedebilir ve bir OID (Kuruluş Kimlik Numarası) edinebilirsiniz.
Artık AB programlarına başvuruda bulunabilmek için Komisyonun sunduğu online bilgi sisteminde hangi değişikliklerin sizi beklediğini biliyorsunuz.
Daha fazla bilgi için
AB programları ile ilgili daha geniş bilgiye aşağıdaki sitelerden ulaşabilirsiniz.
- Erasmus+ (An official website of the European Union)
- Türkiye Ulusal Ajansı
- Horizon 2020 (An official website of the European Union)
- Ufuk 2020
Başarı dileklerimle.
Yeni yazılarda görüşünceye dek, “öğrenmeye devam edin”!
Yorumunuzu Ekleyebilirsiniz