Organizasyon ID (OID) Nasıl Alınır? Kuruluş Kaydı Nasıl Yapılır?

Erasmus+ veya Avrupa Dayanışma Birlikleri (ESC, European Solidarity Corps) programları kapsamında Ulusal Ajans tarafından yönetilen (ülke merkezli) projelerden birinde yer almayı planlayan kuruluşların öncelikle bir Organizasyon Kimliğine (Organisation ID, OID) sahip olması gerekiyor. Söz konusu projelerde daha önce kullanılan Katılımcı Kimlik Kodunun (PIC) yerine 2019 yılı Ekim ayından itibaren Organizasyon (Kuruluş) Kimliği (OID) kullanılmaya başlandı.

Daha önce Erasmus+ programına başvuruda bulunan ve PIC koduna sahip olanlara sistem tarafından otomatik olarak bir Organizasyon Kimliği (OID) atanmış bulunuyor. Bu şekilde atanmış olan OID kodunu nasıl öğrenebileceğinizi aşağıda açıklıyorum.

Daha önce PIC kodu almamış olan kuruluşların ise Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri platformu Organizasyon (Kuruluş) Kaydı (Organisation Registration system for Erasmus+ and European Solidarity Corps) sayfasında istenen bilgileri girerek kuruluş kaydını tamamlayıp Organisation ID almaları zorunlu.

Bu yazıda Avrupa Komisyonunun yeni online platformuna kuruluş kaydı nasıl yapılır ve OID nasıl alınır konularını göreceğiz.

Yeni düzenlemeler ile hizmete sunulan Avrupa Komisyonu online bilgi sisteminde yapılan değişiklikleri ECAS ve PIC Numarası Yerine EU Login ve OID (2020) başlıklı yazıda okuyabilirsiniz.

---

---

Kayıt İçin İstenen Bilgiler

Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri platformuna (Erasmus+ and European Solidarity Corps platform) kuruluş kaydını yapabilmeniz için aşağıdaki dört konuda istenen bilgileri girmeniz gerekecektir.

• Kuruluş verileri
• Yasal Adres
• Kuruluş İrtibat Kişisi
• Yetkili Kullanıcılar

Kuruluş kaydı işlemine başlamadan önce bu bilgilerle hazırlıklı olmanız işinizi kolaylaştıracak ve zaman kazandıracaktır.

EU Login (AB Girişi)

Kuruluş kaydı yapabilmek için daha önce EU Login (AB Girişi) kullanıcı bilgisi ile sisteme bireysel giriş yapılması gerekmektedir. Daha önce bir ECAS hesabı olanlar mevcut hesapları ile EU Login üzerinden sisteme giriş yapabilirler.

EU Login hesabı olmayanlar ise AB Girişi / EU Login (Önceki ECAS) Kaydı Nasıl Yapılır? başlıklı yazımdaki adımları izleyerek kullanıcı kaydı yapabilir ve bir EU Login hesabı edinebilirler.

Adım Adım Kuruluş Kaydı Nasıl Yapılır

Erasmus+ ve ESC projeleri için kuruluş kaydı yapmak ve kimlik numarası (OID) almak için izlenmesi gereken adımlar şunlar:

1. Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri (ESC) Programı platformuna gidin ve yeni bir kayda başlamadan önce kuruluşunuzun önceden kayıtlı olup olmadığını kontrol edin
2. Register My Organisation (Kuruluşumu Kaydet) linkini tıklayın
3. EU Login (AB Giriş) bilgilerinizi kullanarak giriş yapın
4. Başlamak için Edit (Düzenle) linkini tıklayın
5. Kuruluş verilerini (Organisation data) doldurun
6. Yasal Adres (Legal address) bilgilerini doldurun
7. Kuruluş İrtibat Kişisi (Contact Person) bilgilerini ekleyin
8. İlk Yetkili Kullanıcı (Authorized Person) bilgilerini ekleyin
9. Kaydı gönderin (Submit)

Böylece kayıt işlemini tamamlamış olacaksınız. Ancak bu aşamada 2 bölüm daha (Akreditasyon ve Belgeler bölümü) aktif hale gelecektir.

1. Akreditasyonlar bölümü
2. Belgeler bölümü

Bu yazının son bölümünde ayrıca Kuruluş Kayıt sistemindeki farklı onay durumlarının (status) ne anlama geldiği konusunda açıklamalar bulacaksınız.

• Organizasyon Kayıt sistemindeki sertifikasyon durumu

Şimdi sırasıyla bu adım ve işlemlerin ayrıntılarını görelim.

1. adım:

Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri (ESC) platformuna gidin

Aşağıdaki bağlantıya tıklayarak Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Programı platformunu açın.

• Erasmus+ and European Solidarity Corps Platform

Yeni Bir Kayda Başlamadan Önce

Yeni bir kuruluş kaydı yapmak için izlenecek sonraki adımlara geçemeden önce ilk yapılması gereken işlem, kuruluş kaydınızın daha önce yapılmadığını sorgulamaktır.

Arama yapmak için platforma giriş (EU Login) yapmış olmanıza gerek yoktur. AB Girişi yapmadan da bu fonksiyonu kullanabilirsiniz.

Her ihtimale karşı, arama özelliğini kullanarak kuruluşunuzun önceden kayıtlı olup olmadığını iki kez kontrol edin. Kuruluşunuzun kaydının daha önce yapılmamış olduğundan emin olduktan sonra yeni kayıt işlemlerine başlayabilirsiniz.

Kuruluş bilgilerinizle eşleşen birden fazla sonuç bulursanız, durumu kuruluşunuzun yöneticisine bildirin ve hangisini seçeceğiniz konusunda karar vermesini isteyin. Eğer bir PIC / Organizasyon Kimliği bir ECHE koduyla ilişkiliyse, bu kod, uygulamalarınızda kullanılacak doğru Organizasyon Kimliği olarak kabul edilir.

Kuruluş Kaydı Nasıl Kontrol Edilir?

Kuruluşunuzun kaydını başlatmadan önce daha önceden kayıtlı olmadığından emin olmak için gideceğiniz platformda iki düzeyde arama yapabilirsiniz:

1. Search for your organisation başlığı altındaki kutucuğa kuruluşunuzun adını yazarak aratın! Eğer kuruluş adınızla arama sonucuna ulaşamazsanız, kuruluşunuzun bulunduğu il gibi kuruluşunuza ait herhangi bir bilgiyi girerek de arama yapabilirsiniz.
2. Kuruluş adı veya girdiğiniz diğer bilgilerle sonuç alamazsanız, arama satırının sağındaki Expand Advanced Search sekmesine tıklayarak gelişmiş arama yapabilirsiniz. Bunun için açılacak alt bölümdeki kutucuklardan herhangi birine istenen bilgiyi girmeniz yeterli olacaktır.

Eğer kuruluşunuz daha önce bir PIC kodu almış ve kullanmışsa, arama sonuçlarında bu numara yanısıra kuruluşunuza atanmış olan Organizasyon Kimliğini (OID) de görebileceksiniz.

2. adım:

Register My Organisation (Kuruluşumu Kaydet) linkini tıklayın

Kuruluşunuzu kaydetmeye iki yoldan birini izleyerek başlayabilirsiniz:

• Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri platformu ana sayfasındaki Register My Organisation (Kuruluşumu Kaydet) butonunu veya
• Organisations (Kuruluşlar) menüsünden Register My Organisation (Kuruluşumu Kaydet) sekmesini seçerek.

Bu işlemi yaptığınızda Organizasyon Kayıt sistemine yönlendirilirsiniz.

3. adım:

EU Login (AB giriş) bilgilerinizi kullanarak giriş yapın

Henüz Avrupa Komisyonu sistemlerinden herhangi birinde oturum açmadıysanız, AB giriş bilgilerinizle oturum açmanız istenir.

Yukarıda andığım üzere kuruluş kaydı yapabilmek için daha önce EU Login (AB Girişi) kullanıcı bilgisi ile sisteme bireysel giriş yapılması gerekmektedir. Daha önce bir ECAS hesabı olanlar mevcut hesapları ile EU Login üzerinden sisteme giriş yapabilirler.

Daha önce ECAS hesabı veya AB girişiniz (EU Login) yoksa AB Girişi / EU Login (Önceki ECAS) Kaydı Nasıl Yapılır? başlıklı yazımdaki adımları izleyerek hemen bir bireysel hesap oluşturabilirsiniz.

4. adım:

Başlamak için Edit’i (Düzenle) tıklayın

İşlemi başlatmak için Welcome to the Organisation Registration System (Kuruluş Kaydı Sistemine Hoşgeldiniz) ekranında Edit (Düzenle) butonuna tıklayın.

Burada kayıt durumu ile ilgili olarak sol üstte STATUS karşısında DRAFT (TASLAK) bildirimini göreceksiniz.

Kayıt formundaki farklı bölümlere gitmek için sol sütundaki yan menüyü kullanın. Bir bölümü tamamlandıktan sonra (yeşil bir simgeyle gösterilir) bir sonrakine geçebilirsiniz.

Bir öncekini tamamlamadan bir sonraki bölüme geçmeye çalışırsanız bir uyarı mesajı görüntülenir.

Dikkat!

Kuruluş Kayıt sistemi otomatik kaydetme işlevine sahip değildir. Sol alttaki Register My Organisation (Kuruluşumu kaydet) butonunu tıklayarak kaydınızı tamamlamadığınız sürece tarayıcınızı kapatmayın veya başka bir web sayfasına gitmeyin. Aksi takdirde, verdiğiniz bilgiler kaybolur ve kaydı baştan başlatmanız gerekir.

Kayıt işlemini tamamlamak ve ilerlemenizi kaydetmek için son olarak mavi yan sütunda en alttaki Register My Organisation (Kuruluşumu kaydet) butonunu tıklamanız gerekir. Ancak tüm zorunlu bölümler tamamlanıncaya kadar bu buton aktif hal gelmez. Kayıt için istenen bilgilerin hepsini girdikten sonra gerekli belgeleri yüklemenize veya ilgili akreditasyonu görüntülemenize izin vermek için ek bölümler kullanılabilir hale gelir.

5. adım:

Kuruluş verilerinizi doldurun

Yan menüde Organisation data sekmesine tıkladıktan sonra kuruluşunuz hakkında yasal ad, işletme adı, yasal statü, dil, ülke vb. gibi gerekli bilgileri girin. Kuruluşunuzun daha önce sahip olduğu bir PIC kodu varsa ve kuruluş bilgileriniz Kuruluş Kayıt sistemine aktarılmamışsa, bu ekranda istenen bilgileri yeniden girmelisiniz.

Dikkat!

Arama fonksiyonunu kullanarak kuruluşunuzun daha önceden PIC numarası sahibi olduğunu bulursanız, kuruluş bilgileriniz bu bölüme aktarılmış olmalıdır. Kuruluşu bulabilirseniz, tekrar kayıt olmanıza gerek yoktur.

Satırların önünde yer alan i simgesine (information – bilgi) tıklayarak her bir alanı doldurmak için ipuçlarına, ek talimatlar ve yardıma ulaşabilirsiniz.

Tüm zorunlu alanlar * ile işaretlenmiştir.

Tüm zorunlu bilgiler girildikten sonra Organisation data (Organizasyon verileri) menü simgesinin rengi yeşile döner ve Legal Address (Yasal Adres) bölümüne geçebilirsiniz.

6. adım:

Yasal Adresi doldurun

Yan menüden Legal address (Yasal adres) bölümüne geçin ve istenen bilgileri girin.

Tüm zorunlu alanlar tamamlandıktan sonra Legal address (Yasal adres) menü simgesinin rengi yeşile döner ve Organisation Contact Person (Kuruluş İrtibat Kişisi) bölümüne geçebilirsiniz.

7. adım:

Kuruluş İrtibat Kişisini ekleyin

Yan menüdeki Organisation Contact Person (Kuruluşla İrtibat Kişisi) bölümüne geçin ve istenen tüm bilgileri girin.

Kuruluş İrtibat Kişisi ekranında adı ve soyad, kuruluştaki konum ve profesyonel e-posta (First and Last Name, Position in the organisation ve professional e-mail) gibi bilgileri girin.

Burada, kuruluşunuzun telefon numarası ve kuruluş adresi kayıt formunun Organizasyon verileri bölümünden aktarılmış olacak görüntülenecektir. Ancak kuruluşunuzun telefonlarını ve kuruluş adresini kullanma onay kutuları varsayılan olarak işaretli değildir.

• Eğer bu ayrıntılar önceki iki adımda yazdığınız Kuruluş İrtibat Kişisi için geçerliyse, onay kutularını siz işaretleyin.
• Eğer irtibat kurulacak kişinin telefon numarası ve/veya adresi, Organisation data (Kuruluş verileri) altında verilen bilgilerden farklıysa, mevcut alanlardaki bilgileri girin.

Kuruluş İrtibat Kişisi işaretlenmesi işlemi tamamlayıp, bu bölümdeki tüm zorunlu bilgileri girdikten sonra yan menüdeki simge yeşile döner. Kaydın bir sonraki Authorised Users (Yetkili Kullanıcılar) bölümüne geçebilirsiniz.

8. adım:

Yetkili Kullanıcıyı ekleyin

Kuruluşu kaydeden kişi siz olduğunuz için, ilk Yetkili Kullanıcı sizsiniz.

Authorised Users (Yetkili Kullanıcılar) ekranında Adınız, Soyadınız ve Profesyonel e-posta adresiniz satırlarına kişisel bilgilerinizin otomatikman doldurulmuş olduğunu göreceksiniz. Bu bilgiler EU Login hesabınızdan aktarılmaktadır. Ad, soyad ve profesyonel e-posta adresinizi değiştiremezsiniz.

İstenen diğer tüm bilgileri girin. Tüm zorunlu alanlar doldurulduğunda yan menüdeki simgenin rengi yeşile döner.

Kayıt işleminin bu noktasında, başka yetkili kullanıcılar eklemek mümkün değildir. İlave yetkili kullanıcıları kayıt formunu gönderdikten sonra ekleyebilirsiniz.

9. adım:

Tamamladığınız Kayıt Bilgilerini gönderin

Kayıt formuna tüm bilgiler girildikten sonra sol attaki Register my organisation (Kuruluşumu kaydet) butonu aktif hale gelir. Girdiğiniz bilgileri göndermek ve kayıt işlemini tamamlamak için Register my organisation butonuna tıklayın.

Success (başarı) kutucuğunda kaydınızın başarılı olduğu mesajı yanı sıra yeni oluşturulan Kuruluş Kimliğinizin (Organisation ID) görüntülenir. Organisation ID (Organizasyon Kimliği), başında “E” harfi bulunan 8 rakamdan oluşur.

Bu aşamaya geldiğinizde ekranınızın üst kısmında durumun Draft (Taslak) düzeyinden Registered (Kayıtlı) düzeyine değiştiğini ve yeni oluşturulan Organisation ID (Kuruluş Kimliği) numarasının görüntülendiğini göreceksiniz.

Registered (Kayıtlı) durumu, kuruluş kaydı başvurunuzun başarılı olduğunu gösterir. Ancak bu, kuruluşunuzun Ulusal Ajans tarafından hemen onaylandığı (sertifikalandırılmış olduğu) anlamına gelmez.

Akreditasyon ve Belgeler

İstenen bilgilerini girip kuruluşunuzu kaydettikten sonra, sistemde iki bölüm daha kullanılabilir hale gelir:

• Akreditasyon
• Belgeler

Ayrıca, artık daha fazla Yetkili Kullanıcı eklemeniz de mümkün hale gelir.

Akreditasyonlar bölümü

Başarılı kayıttan sonra yan menüde Accreditations (Akreditasyonlar) bölümü görüntülenir.

Kuruluşunuz Avrupa Komisyonuna daha önce kaydolmamışsa, bu bölümde herhangi bir bilgi görüntülenmez.

Eğer Erasmus+ Yükseköğretim kurumları için Erasmus Beyannamesi (Erasmus+ Charter for Higher Education – ECHE) ile ilişkili bir PIC numarası girdiyseniz, Beyanname burada görüntülenir.

Eğer PIC numaranızı girmeyi unuttuysanız, PIC numaranızı bu aşamada Organisation data (Kuruluş verileri) bölümünde girebilir ve ardından Update my organisation (Kuruluşumu güncelle) butonuna basabilirsiniz. Bunu yaptığınızda yeniden Accreditations (Akreditasyonlar) bölümüne dönebilir ve ECHE kodunuzun görüntülenip görüntülenmediğini kontrol edebilirsiniz.

Belgeler bölümü

Kuruluşunuzu kaydettikten sonra, kaydın Ulusal Ajans tarafından onaylanması için istenen belgeleri ekleyebilirsiniz.

Bu aşamada yüklenecek belgelere ilişkin bilgileri Erasmus+ ve European Solidarity Corps program rehberlerinde bulabilirsiniz. Bu belgelerin yüklenmesi ve yönetilmesi hakkında ek bilgi için OID Manage documents sayfasından yardım alabilirsiniz.

Bildirim e-postası

Organizasyon Kayıt sistemi, kurumu kaydeden kişiye ve yetkili olarak belirtilen tüm kişilere bir bildirim e-postası gönderecektir. Bu bildirimde Kuruluş Kimliği (Organisation ID), ek bilgiler ve ilgili bağlantılar yeralacaktır.

Organizasyon Kayıt Sistemindeki Sertifikasyon Durumları

Bir kuruluş, Kuruluş Kayıt sürecinde aşağıdaki sertifika durumlarından birinde olacaktır:

1. Başlangıçtaki durumlar:
   • Draft (Taslak) — Kayıt işleminde bilgiler doldurulduğu ve henüz gönderilmediği sürece, durum draft olarak görüntülenir.
   • Registered (Kayıtlı) — İstenen bilgiler, Kuruluş Kayıt sistemine başarıyla kaydedildiğinde veya kuruluş bilgileri, Katılımcı Portalı’ndan Kuruluş Kayıt sistemine başarıyla aktarıldığında durum registered olarak görüntülenir.

2. Kuruluş ayrıntılarının Ulusal Ajansın proje yönetim sistemine alınmasından sonraki durumlar:
   • Waiting for NA Certification (UA Sertifikasyonunu Bekliyor) — Kuruluşa ait bilgiler Ulusal Ajansın proje yönetim sistemi tarafından alındığı ​​fakat UA tarafından henüz onaylanmadığı sürece durum Waiting for NA Certification olarak görüntülenir.
   • Waiting for Confirmation (Onay Bekliyor) — Sertifikaya sahip bir kuruluşa ait bilgileri Kuruluş Kayıt sisteminde güncellendiğinde ve bu güncelleme Ulusal Ajansın proje yönetim sistemi tarafından alındığında ancak henüz sertifika verilmediğinde durumWaiting for Confirmation olarak görüntülenir.
   • NA Cetified (UA Sertifikalı) — Kuruluş, Ulusal Ajansın proje yönetim sisteminde sertifikalandığında durum NA Cetified olarak görüntülenir.
   • Invalidated (Geçersiz Kılınmış) — Kuruluş, Ulusal Ajansın proje yönetim sisteminde geçersiz kılındığı zaman durum Invalidated olarak görüntülenir.

Böylece kuruluş kaydı için gereken tüm aşamaları tamamladınız. Kuruluş kaydı durumunuz, ekranın üstünde Kuruluş Kimliği ile kuruluş adı arasında görüntülenir.

Erasmus+ proje başvurusu yapmak için atılması gereken tüm adımları aşağıdaki bağlantıya tıklayarak okuyabilirsiniz.

Yeni yazılarda görüşünceye dek, “öğrenmeye devam edin”!