Erasmus+ Proje Başvurusu Nasıl Yapılır?

Erasmus+ proje başvuru sürecinin nasıl işlediği, başvuru öncesi kayıt işlemlerinin neler olduğu, AB Giriş (EU Login) hesabı alınması, Organizasyon Kimliği OID veya Katılımcı Kimlik Kodu PIC alınması, başvuru formunun doldurulması, istenen belgelerin eklenmesi ve gönderilmesi gibi tüm başvuru adımlarını bu yazıda sizin için sırasıyla bir araya getirdim.

Bu yazının tamamına ve daha geniş bilgiye AVRUPA BİRLİĞİ PROJELERİ adlı kitabımdan ulaşabilirsiniz.

Erasmus+ Teklif Çağrısı

Her yılın ilk aylarında yayınlanan Erasmus+ Program Rehberi ile birlikte Erasmus+ Teklif Çağrısı ve o yılın proje son başvuru tarihleri de açıklanmaktadır. Erasmus+projeleri hakkında ayrıntılı güncel açıklamaları Erasmus+ Programı 2024 yılı teklif çağrısı (call for proposals) kapsamında yayınlanan Erasmus+ Program Rehberinde (Erasmus+ Programme Guide) bulabilirsiniz. Çağrı kapsamında, eğitim, deneyim, gençlik ve spor alanlarında faaliyet gösteren kuruluşlar hazırladıkları projelerine hibe desteği için başvuruda bulunabilirler.

Erasmus+ proje başvurusu

Erasmus+ Programı çerçevesinde tüm başvurular pdf formatındaki web formlar üzerinden elektronik olarak yapılmaktadır. Formlar çevrimiçi doldurulur, istenen belgeler eklenir ve Submit (Gönder) tuşuna basılarak işlemler tamamlanır. Posta, kargo, faks veya e-posta ile gönderilen başvuru formları kabul edilmemektedir.

Hibe desteği için başvuruda bulunmadan önce, kurum/kuruluşların proje tekliflerini geliştirirken Erasmus+ Program Rehberinde açıklanan kriterleri dikkate alarak programa uygunluk ve mali koşulların kontrolünü sağlamış olmaları gerekir.

2021-2027 Avrupa Birliği programlarını, ülkemize sunulan proje fırsatlarını ve bu fırsatlardan yararlanmak için Avrupa Komisyonunun benimsediği proje tasarım ve yönetim araçlarını kullanarak proje geliştirmeyi öğrenmek isteyenler için rehber kitap.

Erasmus+ başvuru adımları

Avrupa Birliği’nden hibe desteği almak üzere bir Erasmus+ proje teklifi sunmak isteyen uygun kurum/kuruluş/gruplar aşağıdaki adımları izleyerek başvuruda bulunabilirler.

AB Girişi (EU Login) bireysel kullanıcı hesabı açılması. Başvuru işlemlerinden önce ilk yapılması gereken iş, kişisel bir AB giriş hesabına sahip olmaktır.
Kuruluş kaydının yapılması (OID veya PIC veya alınması). Her başvuru sahibi (koordinatör ve ortakların her biri) aşağıdaki iki şekilden birine göre kuruluş kaydını yaparak kimlik kodunu almalıdır.
- Ulusal Ajans tarafından yönetilen projelere başvuru için Organizasyon Kimliği (OID, Organisation ID) alınması.
- Yürütme Ajansı tarafından yönetilen projelere başvuru için bir Katılımcı Kimlik Kodu (PIC, Participant Identification Code) alınması.
Başvuru formunun indirilmesi
Başvuru formunun doldurulması
Başvuru formunun gönderilmesi

Şimdi Erasmus+ programına proje başvuru adımlarını daha yakından görelim.

Avrupa Komisyonunun kayıt portalına giriş yapabilmek için bireysel her kullanıcının ilk önce bir kullanıcı adı ve şifre oluşturarak AB Girişi / EU Login (daha önceki ECAS) hesabı açması gereklidir. AB Giriş hizmeti Komisyonun çeşitli bilgi sistemlerinde kullanıcı kimlik doğrulaması için tek giriş noktasıdır. Komisyonun tüm bilgi teknolojileri araçlarına erişirken gerçekleştirilmesi gereken ilk adımdır.

AB Girişi / EU Login (oturum açma) hesabının nasıl alınacağını adım adım görseller eşliğinde anlattığım rehbere (yazıya) aşağıdaki bağlantıdan erişebilirsiniz.

AB Girişi (EU Login) Hesabı Nasıl Açılır —Önceki ECAS Kaydı

AB Girişi (EU Login) Hesabı Nasıl Açılır — Önceki ECAS Kaydı Yerine

AB Giriş (EU Login) hesabı oluşturun

2. adım:

Kuruluş kaydı

Erasmus+ proje başvurusu yapmak isteyen tüm kurum/kuruluş/grupların Avrupa Komisyonunun online sistemine organizasyon kaydını yapması ve böylece özel bir kimlik koduna sahip olması zorunludur. Bunu için iki yol belirlenmiştir. Söz konusu organizasyon (kuruluş) kaydının nereye (hangi portal üzerinden) yapılacağı, başvurmak istediğiniz projenin Avrupa Eğitim ve Kültür Yürütme Ajansı tarafından mı yoksa Ulusal Ajans tarafından mı yönetildiğine bağlıdır. Kayıt tamamlandığında, sistem tarafından kuruluşunuza özel bir kimlik kodu verilir.

Her bir kuruluşun, kayıt sistemine yalnızca bir kez kaydolması gerekir. Kayıt sonucunda edinilen kimlik kodu benzersiz bir tanımlayıcıdır ve başvuru formlarının doldurulması ve başvuruların sunulması için gereklidir. Başvuran kuruluşun elektronik başvuru formlarını kolay bir şekilde doldurmasını sağlar. Erasmus+ proje başvurusu için form doldurulurken kuruluşun kimlik kodu girildiğinde, kuruluş kaydı aşamasında girilmiş tüm bilgiler otomatik olarak yüklenir ve formda görüntülenir. Ayrıca, yararlandırıcı kuruluşlar ile sonradan yapılacak tüm iletişimlerde bu kod kullanılır.

Ulusal Ajansa proje başvurusu için OID

Eğer Ulusal Ajans tarafından yönetilen (ülke merkezli) bir proje başvurusunda bulunuyorsanız, organizasyon kaydı için, başvuru sahibi kuruluş yasal temsilcisi 1. adımdaki AB Giriş hesabını oluşturduktan sonra kuruluş kaydı adımını gerçekleştirmelidir.

Bunun için, Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birliği Organizasyon Kayıt Sistemine (Organisation Registration System for Erasmus+ and European Solidarity Corps) girişinizi yapın ve temsil ettiğiniz organizasyon/grup adına kayıt işlemini tamamlayın. Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra, başvuru sahibi kuruluşa başvuruların sunulması için gerekli ve benzersiz bir tanımlayıcı olan bir Organizasyon Kimliği (OID) verilir.

Ulusal Ajans tarafından yönetilen projeler için organizasyon kaydının nasıl yapılacağını adım adım görseller eşliğinde anlattığım rehber yazılara aşağıdaki bağlantılardan erişebilirsiniz.

Organizasyon ID (OID) Nasıl Alınır? Kuruluş Kaydı Nasıl Yapılır?

ECAS ve PIC Numarası Yerine EU Login ve OID

Organizasyon ID (OID) Nasıl Alınır? Kuruluş Kaydı Nasıl Yapılır?

Organizasyon Kayıt Sistemi (Erasmus+ and European Solidarity Corps page)

Organizasyon Kayıt Rehberi (Organisation Registration Guide)

Yürütme Ajansına proje başvurusu için PIC

Eğer Yürütme Ajansı tarafından yönetilen (Brüksel merkezli) bir proje başvurunda bulunuyorsanız, başvuru sahibi kuruluşun yasal temsilcisi 1. adımdaki AB Giriş hesabı ile girişini yaparak kuruluş kaydı adımını gerçekleştirmelidir.

Finansman ve İhale Fırsatları Portalına (FTOP, Funding & Tender Opportunities Portal) giderek temsil ettiğiniz kuruluş/grup adına kayıt işlemini tamamlayın. Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra, başvuru sahibi kuruluşa başvuruların sunulması için gerekli ve benzersiz bir tanımlayıcı olan dokuz (9) haneli, Kullanıcı Tanımlama Kodu da denen bir Katılımcı Kimlik Kodu (PIC) verilir.

Yürütme Ajansı tarafından yönetilen projeler için kuruluş kaydının nasıl yapılacağını adım adım görseller eşliğinde anlattığım rehber yazılara aşağıdaki bağlantılardan erişebilirsiniz.

PIC ve OID — Erasmus+ Yeni Kuruluş Kaydı Sistemi

PIC ve OID — Erasmus+ Yeni Kuruluş Kaydı Sistemi

Not: Avrupa Birliği’nin diğer programlarına daha önce katılarak halihazırda bir PIC almış olan kuruluşların/grupların yeniden kaydolmasına gerek yoktur. Önceki kayıttan alınan PIC, Erasmus+ kapsamındaki diğer başvurular için de geçerlidir. Başvuru sahipleri, daha sonradan bu kuruluş kimlik kodunu kontrol edebilir veya girilen bazı bilgilerde değişiklik yapabilirler.

Yasal statü kanıtı

Başvuru sahiplerinin kayıt sırasında aşağıdaki belgeleri de doldurarak sisteme yüklemeleri gereklidir.

Tüzel Kişilik Belgesi (Legal Entity Form)

Avrupa Komisyonu tarafından sağlanan Tüzel Kişilik Formunun doldurulması gerekir.

Tüzel Kişilik Belgesi (Legal Entity form)

Mali Kimlik Belgesi (Financial Identification Form)

Finansal Tanıtım/Yeterlilik Formu olarak da çevrilmektedir. Proje başvurusu yapan kurum/kuruluş resmi olarak başka bir ülkede kayıtlı bile olsa, bankanın bulunduğu ülkeye ait belgeyi doldurması gerekir.

60.000 Euro’yu aşan hibe başvuruları için, başvuru sahiplerinin mali kapasitelerini kanıtlamak üzere belirli başka belgeleri de sisteme yüklemesi gerekebilir.

Mali Kimlik Belgesi (Financial Identification form)

3. adım:

Proje başvuru formunun indirilmesi

Erasmus+ Programı kapsamında bir Avrupa Birliği hibesi talep etmek için başvuru sahipleri her bir Eyleme özgü olan ve Avrupa Komisyonunun, Ulusal Ajansların veya Yürütme Ajansının İnternet sitelerinde mevcut bulunan elektronik formları kullanmalıdırlar. Asıl formlar her yılın son başvuru tarihinden kısa bir süre önce yayınlanmakla birlikte örnek başvuru formlarına aşağıdaki bağlantıdan ulaşabilirsiniz.

Erasmus+ Fırsatları (Opportunities for Erasmus+) > Buradan Ana Eylem (Key Action) seçiminizi yaparak Başvur (Apply) butonuyla online forma ulaşabilir, sağ üst köşedeki PDF ikonuna tıklayarak formu bilgisayarınıza indirebilirsiniz.

Erasmus+ Formlar sayfası (Erasmus+ Forms page)

Erasmus+ örnek başvuru formları (Erasmus+ model application forms)

4. adım:

Proje başvuru formunun doldurulması

Başvuru sahiplerinin programın çoğu eylemi için başvurularını doğru elektronik formu kullanmak ve istenen tüm ekleri dâhil etmek suretiyle ilgili Ulusal Ajans veya Yürütme Ajansına online olarak iletmeleri gerekmektedir.

Elektronik form, Program Ülkelerinde kullanılan resmi dillerden birinde doldurulmalıdır. Yürütme Ajansı tarafından merkezi düzeyde yönetilen eylemlerde ise başvuru sahipleri formu Avrupa Birliği resmi dillerinden birinde doldurmalıdırlar.

Projelerin konsorsiyumlar adına sunulması durumunda, proje koordinatörü kurum/kuruluş veya grup, projenin tamamı için tüm katılımcı kurum/kuruluşlar adına yalnızca bir başvuru sunar.

Başvuru formu doldurulurken program kılavuzu ve ilgili başvuru rehberleri dikkate alınmalıdır.

Başvuru formunda doldurulması zorunlu alanlar kırmızı yıldız ile işaretlenmiştir. Tüm zorunlu alanlar doldurulup doğrulama kuralları karşılandığında, bölümler yeşil bir tik ile işaretlenmektedir. Eğer bir bölüm kırmızı bir uyarı ile işaretlenmişse, bu eksik bilgi girildiği veya tüm kurallara uyulmadığı anlamına gelir.

Formu doldurmaya ara vermek için kapatabilirsiniz. Kapattıktan sonra, My Applications (Uygulamalarım) sekmesinden forma yeniden erişebilirsiniz.

Elektronik formların nasıl doldurulacağı konusunda daha fazla bilgi kılavuzlarda yer almaktadır. Söz konusu kılavuzlarda, karşılaşılabilecek teknik problemlerin çözümüne dair bilgi de sağlanmaktadır. Bu kılavuzlar, merkezi olmayan Eylemler için Ulusal Ajansların, merkezi Eylemlere için Yürütme Ajansının ve Avrupa Komisyonunun İnternet sitelerinde mevcuttur.

Elektronik formlarla desteklenemeyen programın birkaç merkezi Eylemi için başvurular Yürütme Ajansına posta yoluyla (posta damgası olarak tarih) veya kurye hizmeti yoluyla (kurye servisi tarafından alınış tarihi) yapılmaktadır.

Not: Aynı seçim döneminde aynı başvurunun aynı Ulusal Ajans veya Yürütme Ajansına birden fazla defa sunulması durumunda, Ulusal Ajans veya Yürütme Ajansı her zaman projenin son başvuru tarihinden önce sunulan en son versiyonunu geçerli sayacaktır. Aynı başvuru sahibi kurum/kuruluşun ya da konsorsiyumun aynı başvuruyu veya çok benzer başvuruları farklı Ajanslara sunması halinde, tüm başvurular otomatik olarak reddedilecektir.

Başvuru formu nasıl doldurulur (How to complete the application form)

Başvuru formuna eklenecek belgeler

Başvuru esnasında gerekli olan tüm ek belgelerin de başvuru formuna eklenmesi gerekmektedir. Belge ekleme işlemi başvuru formunda yer alan “Ekler” bölümünden yapılmalıdır. Taranarak elektronik forma eklenmesi gereken belgeler şunlardır:

Başvuru formu Doğruluk Beyanı (Declaration of Honour) sayfası (imzalı, kuruluş ise kaşe/mühür ile birlikte).
Ortaklık Yetki Belgeleri (Mandate). Her bir ortak için ayrı ayrı oluşturulmalı ve ortak ile birlikte koordinatör tarafından da imzalanmalıdır (kuruluş ise kaşe/mühür ile birlikte). “Ortaklık Yetki Belgesi” eğer başvuru aşamasında eklenememiş ise daha sonra değerlendirme aşamasında Ulusal Ajans talep ettiğinde gönderilebilir, ancak hiç bir durumda sözleşme aşamasından daha geç sunulamaz.
Program Kılavuzu ve Başvuru Rehberinde belirtilen diğer ek belgeler

5. adım:

Başvuru formunun gönderilmesi

Başvuru formlarının üzerindeki “Gönder (Submit)” butonuna basılarak çevrim içi gönderim yapılmalıdır.

Erasmus+ proje başvurusu yaparken diğer tüm Avrupa Birliği hibe başvurularında olduğu gibi son başvuru tarihine uyulması büyük önem arz etmektedir. Başvuru, her bir Eylem için belirtilen son başvuru tarihi ve saatinden önce sunulmalıdır. Projenin teslim edilmesine ilişkin son başvuru tarihleri her bir Eylem için Erasmus Program Rehberindeki “Uygunluk Kriterleri” bölümünde belirtilmektedir.

Son başvuru tarihinden önce başvuru sahiplerinin hibe başvurularında değişiklikler yapmasına izin verildiği, ancak son başvuru tarihinden sonra herhangi bir değişiklik yapılamayacağı unutulmamalıdır.

Not: Tüm elektronik formların son başvuru tarihleri genellikle 12.00 veya 17.00 olarak Brüksel saatinde belirlenmektedir. Farklı zaman diliminde yer alan ülkelerden yapılacak başvurularda saat farklılıkları mutlaka göz önüne alınmalıdır. Bu süreye uymayan başvurular kabul edilmemektedir.

Başvuru formlarının gönderilmesi (Submission of application forms)

Erasmus+ proje başvuruları konusunda sorular ve daha fazla bilgi için Ulusal Ajansın web sitesini (www.ua.gov.tr) ziyaret ediniz.