Toplumumuzun yaşam kalitesini iyileştirmeyi amaçlayan projeler için yaklaşık yarım asırdan beri önemli düzeyde kaynak kullanıldığını, ancak çoğu projenin yeterli düzeyde etki yaratmadığını ve beklentileri karşılayan sonuçlar vermekte yetersiz kaldığını görüyoruz.
Projeler, hedeflenen sonuçları elde etmek ve toplumda olumlu değişiklikler yaratmak amacıyla başlatılan önemli girişimlerdir. Projelerin başarısını engelleyen ve çoğu kez çözümsüz bırakılan yetersizlikler, küçük gibi görülse de ne yazık ki yaşadığımız büyük kayıp ve gecikmelerin nedenlerini oluşturuyor.
Projelerin başarısızlıkla sonuçlanmasına ve beklenen yararları sağlayamamasına işaret eden bu yetersizliklerin hangileri olduğunun belirlenmesi ve adlarının konması, yaşanan bu olumsuz durumların yinelenmesinin önüne geçmek için atılması gereken en önemli adımlardan biridir.
Bu yazının amacı, projelerin etki ve yararlarını azaltarak başarıya ulaşmasını engelleyen bu yetersizliklere, adlarının konarak tanımlanması suretiyle dikkat çekmek. Çünkü doğru tanı konulduğunda, sorunların kendisi, çözümler konusunda yol gösterici nitelik kazanır.
Projelerde ortaya çıkan yetersizlikler
Beklentileri karşılayan sonuçlar vermekte yetersiz kalan projelerde ne tür sonuçlar ve sorunlar ortaya çıkıyor? İşte en sık karşılaştığımız olumsuz durumlar:
- Projeler umulan etkiyi yaratamıyor ve beklenen değişimi sağlayamıyor.
- Projeler başlangıçta öngörülen yararları sağlayamıyor, toplumun beklentilerini karşılayamıyor.
- Projeler hedefledikleri toplulukların öncelik ve gereksinimlerine yanıt veremiyor.
- Projeler ihtiyacı tam olarak karşılayamıyor veya bazı bölge ve topluluklarda projelerin etkisi diğerlerine göre daha yetersiz kalıyor.
- Sonuçlardan projenin asıl hedeflediği topluluklar yeterince yararlanamıyor.
- Projede planlanan faaliyetler gerçekleştirilemiyor, gerçekleştirilse bile umulan etki yaratılamıyor.
- Projenin amaçlarıyla yeterince ilişkili olmayan faaliyetler gerçekleştiriliyor, kaynaklar amaç dışında kullanılıyor.
- Faaliyetler bir yerde tıkanıyor veya uzun süre duraksıyor, ilerleme sağlanamıyor.
- Projeye yeterince kaynak ayrılmaması veya finansman kısıtları nedeniyle istenen standartlara erişilemiyor.
- Öngörülmeyen ve istenmeyen sonuçlarla karşılaşılıyor.
- Öngörülen maliyet ve süreler uygulamada aşılıyor.
- Sonuçların gerçekten bir etki veya değişim yaratıp yaratmadığı ölçülemiyor, izlenemiyor, doğrulanamıyor.
- Proje yürütme ekibinde yeterli teknik bilgi ve deneyime sahip personel bulunmuyor, idari kapasite eksikliği yaşanıyor.
- Artan proje yönetimi yükleri karşısında kurumsal çeviklik yetersiz kalıyor, yönetim zayıflıkları ortaya çıkıyor.
- Proje sahiplenilmiyor ve faaliyetlerine aktif katılım sağlanamıyor.
- Sonuçlar ortak kurumlar tarafından benimsenmiyor ve yerelleşemiyor.
- Projelerin sunduğu çözümler kalıcı olamıyor, sorunlar tekrar ortaya çıkıyor.
- Proje kazanımları, bilgi ve deneyim yazılı hale getirilip kuruma aktarılmıyor, paylaşılmıyor, kurum içi öğrenme gerçekleşemiyor.
- Proje bitiminden sonra kazanımlar sürdürülemiyor. Özellikle uzun dönemde sürdürülebilirlik için gereken unsurların yetersizliği baş gösteriyor.
Bu tür olumsuz sonuçların gerçekçi biçimde adının konması, başarılı projeler için hangi konularda önlem almamız gerektiği konusunda bize önemli gerekçeler sunuyor. Ayrıca, başarılı bir proje süreci için izlenmesi gereken yolu ve yapılması gerekenleri ortaya koyuyor.
Daha iyi planlama ve yönetim
Projelerde istenmeyen sonuçlarla karşılaşılmasının gerisinde çoğu kez önemsemediğimiz ve hatta göz yumduğumuz birçok yanlış alışkanlığın sürdürülmesi yatıyor. Başlangıçta da belirttiğim üzere, küçük gibi görünen bu yanlışlar aynı zamanda yaşanan büyük kayıp ve gecikmelerin nedenlerini oluşturuyor. Bu sorunların önüne geçmek, yöntem esaslı çalışmakla, yani proje tasarım ve yönetim araçlarını doğru ve etkin şekilde kullanmakla mümkün.
Proje tasarım ve yönetim araçları, bir dizi işlem ve yöntem sunarak düşünce aşamasından analizlere, projenin planlanmasına, finansman temininden, eylemlerin uygulanmasına ve raporlanmasına kadar tüm sürecin en sağlıklı biçimde yönetimine yol gösteren bütüncül bir sistem olarak geliştirilmiştir. Bu araçlar proje tasarım kalitesini iyileştirmek yanı sıra uygulama etkinliğini artırmak, elde edilecek sonuçları güvence altına almak ve kazanımların sürekliliğini gözetmek amacıyla kullanılır. Sonuçta, belirli ilkeler kullanılarak tüm proje sürecine sade ve anlaşılır bir çerçeve oluşturulur.
Avrupa Birliği’nin 2021-2027 dönemi programlarını ve ülkemize sunulan proje fırsatlarını öğrenmek, ayrıca bu fırsatlardan yararlanmak üzere Avrupa Komisyonunun benimsediği tasarım ve yönetim araç setini kullanarak proje oluşturmak için kapsamlı rehber kitap.
Mantıksal Çerçeve Yaklaşımına Dayalı Proje Döngüsü Yönetimi adıyla bilinen proje tasarım ve yönetim araç setinin nasıl kullanıldığını adım adım öğrenmek için Avrupa Birliği Projeleri kitabını okuyabilir, ayrıca online eğitimlerime katılabilirsiniz.
Yeni yazılarda görüşünceye dek, “öğrenmeye devam edin”.
___________________
(*Bu yazı Baki Karaçay’ın “AVRUPA BİRLİĞİ PROJELERİ— Nedir? Neden, Niçin, Nasıl Hazırlanır ve Uygulanır?” adlı kitabından derlenerek yayımlanmıştır.)
Yorumunuzu Ekleyebilirsiniz