AB Projesi Yapabilmek İçin Hangi Eğitimleri Almalıyım?

Avrupa Birliği hibelerinden yararlanmayı ve çokuluslu projeler uygulamayı arzulayan birçok kişiyle sık sık karşılaşıyorum. Ancak bilgi eksikliği yüzünden çoğu zaman bu istekli kişilerin uzun süre herhangi bir çalışmaya başlayamadığına da tanık oluyorum. Uzun süre harekete geçememek, çoğunlukla nereden başlanması gerektiğini bilmemekten kaynaklanıyor. Doğru yönde ilk adımı atmanın yolu, öğrenmekten geçiyor. Dolayısıyla bu konuda ilk yapılması gereken şeyin eğitim almak olduğunu söyleyebilirim. O halde, başarılı bir AB projesi için hangi eğitimi veya eğitimleri, hangi sırayla veya ne zaman almalıyız?

Bu yazıda, Avrupa Birliği hibe programlarından yararlanarak projeler uygulayabilmek için alınması gereken eğitimlerden bahsedeceğim. Ancak daha önce bu eğitimlere neden ihtiyaç duyulduğuna göz atmamızda yarar var. Bunun için daha önce okumadıysanız “Başarılı AB Projelerinin 3 Aşaması” başlıklı kısa yazımı okumanızı öneririm.

Söz konusu yazıda başarılı projeler uygulamanın 3 temel aşamasından bahsediyorum:

1. Güçlü bir proje hazırlayabilmek
2. Finansman temini için hibe başvurusunda bulunmak
3. Planlanan faaliyetleri uygulamak

Şimdi eğitimler konusuna dönelim.

Birinci koşul güçlü bir ekip

Yukarıda değindiğim yazıda sıraladığım her 3 aşamayı başarıyla sonuçlandırabilmek, ancak bu alanlarda iyi eğitim almış ve hatta deneyim sahibi insan kaynağı ile mümkündür.

Eğer hazırlık, başvuru ve uygulama aşamalarında yönetim süreçlerine uygun hareket edebilen, buna gönüllü, enerjisini ve zamanını verebilecek bir ekip oluşturabiliyorsanız, bu aşamaları kolaylıkla geçebilir, hayallerinizi gerçeğe dönüştürebilirsiniz. Böyle bir ekip oluşturabilmenin, diğer bir ifadeyle başarının yolu, doğru ve etkin eğitimlerden geçiyor.

İyi bir eğitimle hayatınız tamamen değişebilir

Kaliteli projeler hazırlayabilmek ve başarıyla uygulayabilmek için yukarıda sıraladığım aşamalara karşılık alınması gereken eğitimleri yine 3 aşamada sınıflandırabiliriz.

Avrupa Birliği veya diğer uluslararası ya da ulusal hibe programlarıyla başarılı bir proje uygulayabilmek için alınması gereken eğitimler şunlardır:

1. Proje Döngüsü Yönetimi Eğitimi
2. Hibe Programlarına Başvuru Eğitimi
3. Proje Uygulama Eğitimi

Şimdi bu 3 eğitimi ayrıntılarıyla görelim.

1. aşama: Proje Döngüsü Yönetimi Eğitimi

Başarılı bir proje teklifi hazırlayabilmeye en büyük yardımı, güçlü bir Proje Döngüsü Yönetimi (Project Cycle Management / PCM) Eğitimi sağlar.

Proje Döngüsü, bir fikrin geliştirilmesinden, projelendirilip, uygulanarak sonuçlandırılmasına kadar geçen süre içindeki tüm aşamaları ifade etmektedir. Tüm döngü hakkında başlangıçta bilgi sahibi olmak, geleceği öngörerek proje hazırlamayı kolaylaştırır ve başarıyı artırır.

Proje Döngüsü Yönetimi Eğitimi, proje fikrinin gerisindeki sorunların analiz edilmesinden, izleme ve değerlendirme süreçlerine kadar her alanda katılımcıların yönetsel kapasitelerinin artırılmasını ve bir takım yeni beceriler kazanmalarını hedefler.

Proje Döngüsü Yönetimi Eğitiminin içeriğinde sorunların, çözüm yollarının, ilgili paydaşların, izlenebilecek stratejilerin, ihtiyaçların, kapasitenin, risklerin analiz edilmesine ve belirlenen hedefe ulaşmak için ihtiyaç duyulan planlama, uygulamaya kadar her konu yer alır. Ülkemizde genellikle minimum 5 gün (30 saat) süreli düzenlenen bu eğitimlerde uzun yıllardan beri Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı diye bilinen bütüncül metot kullanılır. Buraya tıklayarak daha önce paylaştığım örnek bir Proje Döngüsü Yönetimi Eğitiminin içeriğini ve diğer ayrıntılarını inceleyebilirsiniz.

İyi bir Proje Döngüsü Yönetimi Eğitimi, proje (teklifi) hazırlamak için gereken analizler doğrultusunda, mevcut durumdan hedeflenen duruma götürecek zamanın, faaliyetlerin ve bütçenin planlanması konusunda katılımcılara yeni beceriler kazandırır.

Bir Hibe Programına Başvuru Eğitiminde, hibe başvurusunda bulunabilmek için

2. aşama: Hibe Programlarına Başvuru Eğitimi

Hibe Programlarına Başvuru Formu Doldurma Tekniklerinin anlatıldığı bu bilgilendirmeler, genellikle başvuru formunu doldururken dikkat edilmesi gereken konular ve program kuralları hakkında bilgiler içeren eğitim modülüdür. Bu bilgilendirmelerde hibe programına dair açıklamalar yapılır ve sorulara yanıtlar verilir. İçeriklerinde, genellikle Hibe Rehberindeki konulara yer verilir.

Bir Hibe Programına Başvuru Eğitiminde, programa kimler başvurabilir, kimler ortak, kimler katılımcı olabilir, amaçlar, uygunluk kriterleri, uygun faaliyet türleri, süreler, hibe ölçütleri, geçerli bütçe kalemleri, ödemeler, başvuru, başvuruların değerlendirilmesi gibi konular yer alır.

Hibe programlarına başvuru yaparken elinizin altında bulundurmanız gereken temel belge Hibe Başvuru Rehberidir. (Hibe Başvuru Rehberinin önemi hakkındaki yazımı okumak için buraya tıklayın.)

Her bir hibe programına kimlerin, nasıl başvuru yapabileceği, Hibe Başvuru Rehberinde açıklanır. Bununla birlikte, hibe programlarının teklif çağrısı döneminde, Yararlandırıcı Kuruluş tarafından potansiyel faydalanıcılara genellikle bölgesel bilgilendirme toplantıları düzenlenir. Hibe Başvuru Rehberinin tanıtımı niteliğindeki bu bilgilendirmelerde, ilgili hibe programına proje teklifi hazırlama ve hibe başvuru formunu doldurma konuları işlenir ve ayrıca potansiyel faydalanıcıların sorularına cevap verilir.

Örneğin, eğer Erasmus+ programına başvuru yapmayı düşünüyorsanız, bu konuda bilgilerinizi geliştirmek için programın Türkiye’deki yürütücüsü olan Ulusal Ajans tarafından yapılan bilgilendirme toplantılarına katılabilirsiniz. Ulusal Ajansın web sitesinde görebileceğiniz Ana Eylem 1- Bireylerin Öğrenme Hareketliliği, Mesleki Eğitim Öğrenici ve Personel Hareketliliği projeleri hakkında verilen Erasmus+ Programına Başvuru Eğitimleri bunlara örnektir.

DİKKAT!

Burada dikkatinizi önemli bir inceliğe çekmek istiyorum. Yaygın olarak “hibe başvuru formlarını doldurma” işlemine “proje yazmak” veya “proje hazırlamak” tabirleri kullanılmaktadır. Oysa, hibe başvuru formunu doldurma aşaması, ancak “proje hazırlama” süreci tamamlandıktan sonra yerine getirilen işlemlerdir. Bu konuda kaleme aldığım Proje Nasıl Hazırlanır? Hibe Başvuru Formu Doldurmak “Proje Hazırlamak” Mıdır? başlıklı yazımı okuyabilirsiniz.

Proje hazırlama aşamasında geliştirmiş olduğunuz tüm analiz sonuçları, planlamalar ve derlediğiniz diğer bilgi ve bulgularınız, istenen bilgileri sağlıklı bir şekilde başvuru formlarına aktarmanız için büyük kolaylık sağlar.

---

---

3. aşama: Proje Uygulama Eğitimi

Başvurunuzun başarı olması ve hibe kazanması halinde üstleneceğiniz ana sorumluluk, proje teklifinizde taahhüt ettiğiniz faaliyetlerin program kurallarına uygun şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Her bir hibe programının gerekleri doğrultusunda Proje Uygulama Eğitimleri, genellikle Yararlandırıcı Kuruluş tarafından belirli bir disiplin içerisinde hibe kazanan kuruluşların proje yürütme ekiplerine verilir. Burada, temel kurallar aynı olmakla birlikte her bir alt programın kendine özgü kuralları da olabileceği göz önünde bulundurulmalıdır.

Teklif edilen projenin hibe almaya hak kazanmasının ardından hibeden yararlanacak olan kuruluşlara genellikle hibe yararlandırıcısı kuruluş tarafından, “Proje Başlangıç Toplantısı” gibi adlar altında bilgilendirmeler yapılarak, program kuralları, proje uygulama usül ve yöntemleri anlatılır. Ulusal Ajansın sitesinde, bu anlamda Erasmus+ Stratejik Ortaklıklar Proje Başlangıç Toplantısında yapılan bilgilendirmelere dair sunumlara göz atabilirsiniz.

Proje Uygulama Eğitimleri, sözleşme öncesi süreç, sözleşme süreci, (belgelerinin hazırlanması, hibe sözleşmesi) ve sözleşme sonrası süreçte izlenmesi gereken kuralları kapsar. Bu eğitimlerde, bütçe yönetiminden yaygınlaştırma ve görünürlük faaliyetlerine, bütçenin kullanımı, ara ve nihai raporların hazırlanması ve denetimlere kadar uygulama sürecinde karşılaşılacak birçok alanda bilgilendirmeler yapılır. Ayrıca proje yönetim toplantılarından, etkili iletişim, olası sorunlar, kolaylaştırıcı tedbirler gibi yönetime dair konular üzerinde de durulur.

Son söz

Başarılı bir proje uygulamak için ihtiyaç duyulan eğitimleri kısaca özetlersek…

3. aşamada ihtiyaç duyulan Proje Uygulama Eğitimleri, hibe kazanılması durumunda, Yararlandırıcı Kuruluş tarafından, hibe kazanan ve bu eğitime ihtiyaç duyan proje yürütme ekiplerine verilmektedir. Yani projeniz hibe almaya hak kazandığında zaten bu eğitim verilecektir. Buna göre, henüz yürütmekle sorumlu olunan, hibe almaya kazanmış bir projeye sahip olmadan bu eğitimin kaygısına düşmek gerekmez.

2. aşama için ihtiyaç duyulan Hibe Programlarına Başvuru Eğitimi, hibe programlarının teklif çağrısı döneminde genellikle Yararlandırıcı Kuruluşlar tarafından bölgesel düzeyde verilmektedir. Teklif çağrılarını takip ederek ilgili dönemlerde hibe başvuru formunun doldurma teknikleri konulu bu eğitimlere katılabilirsiniz.

1. aşama için ihtiyaç duyulan, bir proje fikrinin ortaya çıkmasından proje tamamlanmasına kadar geçen süre içindeki tüm aşamaları öğrenmenin yolu ise iyi bir Proje Döngüsü Yönetimi Eğitimi almaktan geçmektedir. Bu bilgiler aynı zamanda nitelikli bir proje teklifi hazırlamaya ışık tutar.

Bu nedenle, eğer hibe başvurusunda işinizi şansa bırakmak istemiyorsanız, atmanız gereken ilk adım, iyi bir Proje Döngüsü Yönetimi (PCM) Eğitimi almaktır. Proje Döngüsü Yönetimi Eğitimi, iyi planlanmış, başarılı bir proje süreci yaşamak üzere yola çıkmanın güvencesidir.

Yeni yazılarda görüşünceye dek, “öğrenmeye devam edin”!

—AB Projeleri ile ilgili paylaşımlarımı Baki Karaçay ile AB Projeleri Facebook sayfamdan takip etmek için buraya tıklayın.