Proje kültürü, fon veren kuruluşlardan hibe koparmak için geliştirilen teknik bir beceri değildir. Çoğu kurumun ve yöneticinin düştüğü en büyük stratejik tuzaklardan biri budur: Proje birimlerini, yalnızca dışarıdan hibe getirmesi beklenen birer “fon avcısı” gibi konumlandırmak.
Oysa proje tasarım ve yönetim kültürü eksik kurumlar, bunun faturasını sadece reddedilen hibe başvurularında ödemezler. Stratejik plan hazırlarken, yatırım kararları alırken, yeni bir hizmet geliştirirken ve hatta günlük yönetsel krizleri çözerken de aynı eksikliğin yarattığı derin bir yönetim zayıflığı sergilerler.
Çünkü asıl sorun, hibe başvuru formlarını doldurma tekniğinde değildir. Asıl sorun, kurumun sorunları analiz etme, kök nedenleri ortaya çıkarma, çözüm üretme, net ve ölçülebilir hedefler belirleme, kaynakları doğru önceliklere yönlendirme, geleceği öngörerek hareket etme ve dolayısıyla sürdürülebilir bir vizyon yaratma kapasitesindeki yapısal eksikliktir.
“Proje Kültürü” Aslında Nedir?
Proje kültürünü, bir kurumun nasıl düşündüğünü, nasıl karar verdiğini ve nasıl sonuç ürettiğini belirleyen temel yönetim anlayışı olarak görüyorum. Başka bir deyişle, proje kültürü kurumsal yönetim ve liderliğin temel işletim sistemidir.
Bir kurumda Proje Döngüsü Yönetimi (PCM) ve Mantıksal Çerçeve (LFA) yaklaşımının oluşturduğu düşünme biçimi yoksa, kurum çoğu zaman sorunlar içinde uğraşır durur. Çünkü proje kültürü, bir liderin ve kurumun olaylar arasında neden-sonuç ilişkisi kurabilme ve kaynaklarını belirli bir amaca ulaşmak üzere sistemli biçimde yönlendirebilme kapasitesidir.
Bu kültür yalnızca hibe almak için gerekli değildir. Kurumun kendi öz kaynaklarıyla gerçekleştireceği yatırımlarda, geliştireceği hizmetlerde ve alacağı stratejik kararlarda da aynı derecede önemlidir.
Proje Kültürü Eksikliği Hangi Sorunlara Yol Açar?
Proje kültürü bir kurumda yerleşmemişse, bunun etkisi yalnızca proje başvurularının başarısında görülmez. Kurumun sorunları ele alış biçiminden kaynaklarını kullanma yöntemine kadar bütün yönetim süreçlerine yansır. Bu eksiklik, zaman içinde birbirini besleyen üç temel yönetim sorununu ortaya çıkarır:
1. Sonuçlarla Mücadele
Sorunun Nedenini Görememe
Proje analizi yapmayı bilmeyen kurumlar, sorunların kök nedenlerine inemezler. Bu yüzden, yalnızca yüzeydeki belirtilerle (sorunun doğurduğu sonuçlarla) uğraşırlar. Şikayetler artar, personel verimliliği düşer, bütçe açık verir, hizmet kalitesi geriler… Yönetim ise sorunun kaynağını ortadan kaldırmak yerine sürekli olarak “sonuçları ortadan kaldırmaya” çalışır. Kalıcı çözüm üretilemediği için aynı krizler farklı formatlarda yöneticinin önüne gelmeye devam eder.
2. Faaliyet Bağımlılığı
Çok İş Yapmak, Az Sonuç Üretmek
Yönetsel kültüründe “proje mantığı” olmayan kurumlar, başarıyı çoğu zaman yarattıkları değişimle değil, yaptıkları faaliyetlerin sayısıyla ölçerler. Toplantılar yapılır, etkinlikler düzenlenir, raporlar hazırlanır, bütçeler harcanır, ama günün sonunda “Bütün bunlar bizi hangi stratejik hedefimize ne kadar yaklaştırdı?” sorusunun yanıtı belirsiz veya koca bir boşluk olarak kalır.
Kurum sürekli hareket halindedir ancak bir milim bile ileri gidemez.
3. Kaynak Savurganlığı
Öngörmeden Karar Vermek
Proje yaklaşımının en önemli katkılarından biri, sınırlı kaynakları en yüksek yararı üretecek şekilde doğru hedeflere yönlendirilmesini sağlamasıdır.
Zaman, insan kaynağı ve bütçe sınırlıdır. Bu nedenle her yatırımın, her faaliyetin ve her kararın bir gerekçesi olmalıdır. Proje kültürü yerleşmemiş yönetimlerde kararlar çoğu zaman yeterli veri ve etki analizlerine değil, anlık önceliklere, tahmine dayalı varsayımlara, alışkanlıklara veya yöneticilerin kişisel sezgilerine dayanabilir.
Sonuç, tamamlanamayan yatırımlar, yeterince yararlanılmayan işler, hizmetler, atıl kalan kaynaklar ve en önemlisi, kurumun boşa harcanan enerjisi.
Yöneticilere Çağrı: Vizyonu Sürdürülebilir Kılmak
Değerli yöneticiler ve karar vericiler:
Eğer kurumunuzun sürdürülebilir bir vizyona sahip olmasını, attığınız adımların kalıcı sonuçlar üretmesini ve sahip olduğunuz kaynakların gerçek sorunları çözmesini istiyorsanız, proje kültürünü “alt kademedeki uzmanların dolduracağı formlar” düzeyinden çıkarmalısınız.
Proje kültürü sizin temel işletim sisteminiz olmalıdır. Bir yatırım kararı alırken, yeni bir birim kurarken, yeni bir hizmet geliştirirken veya kurumsal bir sorunla karşı karşıya kaldığınızda masaya şu sorularla oturmalısınız:
- Müdahale etmeye çalıştığımız sorunu doğuran kök neden nedir?
- Bu sorunla ilgili mevcut durumu yeterince doğru analiz ettik mi?
- Sorunu çözmek için geliştirdiğimiz strateji gerçekten doğru mu?
- Bu sorunu çözmek için ilgili paydaşlar ve hedef kitlemizle birlikte hareket ediyor muyuz?
- Harcayacağımız kaynaklar (bütçe/zaman) ile ulaşmak istediğimiz sonuçlar arasında güçlü bir ilişki var mı?
- Başarıyı hangi ölçülebilir göstergelerle anlayacağız?
- Bugün atacağımız bu adımın, kurumun 5 yıl sonraki vizyonuna katkısı ne olacak?
- Elde edeceğimiz kazanımlar, proje bittikten sonra nasıl sürdürülecek?
Bu soruları sistemli biçimde sorabilen ve net yanıtlar verebilen kurumlar, yalnızca Avrupa Birliği veya diğer fon sağlayıcıların gözdesi olmakla kalmaz, kendi sektörlerinde veya hizmet alanlarında kuralları koyan, değişime öncülük eden ve yenilik yaratan lider yapılara dönüşürler.
Çünkü hibe, doğru kurulmuş bir sistemin asıl amacı değildir. Hibe, doğru sistematiğin, güçlü bir proje kültürünün ve sağlam bir yönetim anlayışının doğal sonuçlarından yalnızca biridir. Asıl kazanım ise çok daha büyüktür: Sorunları doğru tanımlayabilen, doğru çözümler geliştirebilen ve sınırlı kaynaklarla kalıcı sonuçlar üretme yeteneğini en üst düzeye çıkarmayı başarmış, sarsılmaz bir kurum yaratmaktır.
İşte gerçek proje kültürü budur.
Ve belki de bugün kurumunuz için sormanız gereken en önemli soru şudur: “Biz dönem dönem proje üretmeye çalışan bir kurum muyuz, yoksa proje mantığıyla mı yönetilen bir kurum muyuz?”
Yeniden görüşünceye dek, “öğrenmeye devam edin!”
Kurumunuzda “‘”proje kültürünü” temel bir işletim sistemi haline getirmek ve sorun çözme yeteneğinizi en üst düzeye çıkarmak istiyorsanız, bu dönüşümü nasıl başlatabileceğimizi konuşmak isterseniz, bana doğrudan ulaşabilirsiniz.
Yorumunuzu Ekleyebilirsiniz