Proje tasarımı ve yönetimi alanında son yıllarda büyük atılımlar yaşandı. Organizasyon ve yönetim alanındaki gelişmelere paralel olarak ilerleyen bu süreçte “proje tasarımı ve yönetimi” olarak adlandırılan bir bilgi ve uğraşı alanı açıldı; bu alanda çeşitli araç ve teknikler geliştirildi. 1990’lı yıllara girerken başladığım çalışma yaşamım boyunca bu gelişmelere seyirci koltuğunda değil, bizzat uygulayıcı tarafında yer alarak tanıklık ettim. Bu yazıda proje sonuçlarından yaralanmayla ilgili önemli bulduğum bir bulguyu paylaşacağım sizlerle.
Projelerden beklenen sonuçlar
Tasarımın doğru yapılması ve süreçlerin doğru işletilmesi projelerde başarılı olabilmenin öncelikli koşuludur. Ancak projelerin yalnızca ‘tasarım’ ve ‘uygulama’ aşamalarından ibaret olmadığı gerçeği çoğunlukla gözden kaçan önemli bir ayrıntıdır. Bunun sonucunda, projelerin her ne kadar yaşamlarımızda önemli bir yeri olsa da proje uygulamalarının doğurması gereken olumlu sonuçlardan yararlanmayı genellikle gözardı ederiz.
Tasarım ve uygulamanın ötesinde her projenin yaratacağı ‘sonuçları’ vardır. Bu sonuçlar, hedef grup üzerinde oluşacak ‘etkiler’, bu etkilerin oluşturacağı ‘kazanımlar’ ve bu kazanımların katkıda bulunacağı ‘değişim’ şeklinde üç aşamada tanımlanır. Eğer bu gözle bakarsak, projeleri gerçekte ‘bir dizi aktivite’ olarak değil, hedeflenen sonuçları oluşturmanın araçları olarak tanımlamaya başlarız, ki doğrusu da budur.
Proje tasarım ve yönetim araçları
Özellikle son yarım yüzyılda önem kazanan proje tasarım ve yönetim araçlarının kullanımı, kalkınmış toplumlar başta olmak üzere dünyanın pek çok yerinde giderek daha fazla ilgi çekmekte ve yaygınlaşmaktadır. Buna paralel olarak proje tasarım ve yönetim tekniklerinin kullanılmasının doğurduğu olumlu etkilerden yararlanma düzeyi de sürekli artmaktadır. Bu tekniklere olan ilgi artışının, bilimsel, teknolojik ve ekonomik gelişmelerle de paralellik içinde oluşu da gözlerden kaçmayan bir konudur.
Ancak ne var ki proje uygulamalarının sağlayacağı kazanım ve bu kazanımların yaratacağı olumlu etkiden (değişimden) yararlanma düzeyi, dünyanın her yerinde henüz gelişmiş toplumlardaki düzeye erişememiştir. Bunun temel nedeni, proje geliştirme, uygulama, izleme ve değerlendirme yöntemlerinin gerektiği gibi bilinmiyor oluşudur. Diğer bir ifadeyle, projelere sonuç odaklı bütüncül yaklaşımı sağlayan tasarım ve yönetim araçlarının gerektiği gibi bilinmiyor ve kullanılmıyor oluşu.
Binlerce insan bu yöntemleri öğrendi, uyguluyor ve başarılı sonuçlar elde ediyor. Öğreneceğiniz bilgileri uygularsanız daha önce ulaşılmış başarılara sizin de ulaşmamanıza hiçbir neden yoktur.
—Baki Karaçay
Projelerin yeterli düzeyde etki yaratmayışı
Toplumumuzun yaşam kalitesini iyileştirmeyi amaçlayan proje ve programlar için yaklaşık yarım asırdan beri önemli düzeyde kaynak kullanıldığını biliyoruz. Ancak buna rağmen çoğu projenin yeterli düzeyde etki yaratmadığını ve beklentileri karşılayan sonuçlar vermekte yetersiz kaldığını da görmekteyiz.
Öngörülen yararları sağlayamayan projeler hedefledikleri toplulukların öncelik ve gereksinimlerine yanıt verememekte, çözümler kalıcı olamamakta, elde edilen sonuçlardan hedef gruplar yeterince yararlanamamakta, maliyetler ve uygulamada öngörülen zamanlar aşılmakta ve zaman zaman da öngörülmeyen ve istenmeyen sonuçlarla karşılaşılmaktadır.
Özellikle proje tasarım aşamasında katılımcılık ve kapsayıcılık yönündeki eksikliklerden ve dışsal koşullarının (varsayımların) gözetilmemiş olmasından kaynaklanan yönetim zayıflıkları, izleme ve değerlendirme gibi yaşamsal bir mekanizmanın oluşturulmaması, faaliyetlerin amaçlarla yeterince ilişkili olmaması ve sürdürülebilirliğin göz ardı edilmesi, söz konusu başarısızlıkların en göze çarpan nedenleri olarak karşımıza çıkmaktadır.
Proje hedeflerine ulaşmanın yolu
Bütün bu başarısızlıkları ortadan kaldırarak proje ve programların hedeflerine ulaşması, güncel proje tasarım ve yönetim araçlarının doğru ve etkin kullanımına bağlıdır.
Bu araçlar nelerdir ve bunlardan nasıl yararlanılır?
Bugün uluslararası düzeyde kabul görmüş olan ve projelerin yaşam süreci boyunca kullanılan karar verme süreçlerini sistemli ve düzenli bilgiye dayalı olarak ele alan analitik yöntem ‘Proje Döngüsü Yönetimi’ (PDY) adıyla bilinen yöntemdir. ABD’de 1970’lere girerken geliştirilmiş olan PDY (Project Cycle Management – PCM) proje tasarım kalitesini iyileştirmek ve kurgusunu en iyi şekilde yapmak üzere geliştirilmiş ‘Mantıksal Çerçeve Yaklaşımına’ (Logical Framework Approach – LFA) dayalı bütüncül bir planlama ve yönetim aracıdır.
Proje Döngüsü Yönetimi 1992’de Avrupa Komisyonu tarafından Mantıksal Çerçeve Yaklaşımına dayanan birincil proje tasarım ve yönetim araç seti olarak benimsenmiştir. Komisyon, Birlik programlarından yararlanacak olan kuruluşların da bu araçları kullanılmasını önermektedir. Söz konusu araçlar Avrupa Birliği’ne adaylık süreciyle birlikte 2000’li yıllarda ülkemizde de tanınmaya ve kullanılmaya başlanmıştır.
Bu araçların etkin kullanımı proje uygulamalarından beklenen kazanım ve bu kazanımların yarattığı olumlu etkiden yararlanma düzeyini önemli derecede artırmaktadır.
Güncel proje tasarım ve yönetim araçları
Sözünü ettiğim proje tasarım ve yönetim araçlarının hangi tekniklerle adım adım nasıl kullanılacakları konusundaki bilgilere Avrupa Birliği Projeleri adlı kitabımda genişçe yer verdim. Ayrıca, sonuçlarını da kapsar şekilde projelerin temel yapı taşlarını ve tüm süreçlerin işleyişini belirli bir öğrenim düzeyindeki herkesin kolaylıkla kavrayabileceği anlatımlarla açıkladım. Girdilerin aktivitelere, aktivitelerin çıktılar denen ürün ve hizmetlere nasıl dönüştüğünden, ‘etkiler’, ‘kazanımlar’ ve ‘değişim’ şeklinde kısa, orta ve uzun dönemde proje sonuçlarının elde edilmesine kadar her konuda geniş açıklamaları kitapta okuyabilirsiniz.
Avrupa Birliği Projeleri kitabımın güncel proje geliştirme, uygulama, izleme ve değerlendirme yöntemlerinin gerektiği gibi bilinmesine katkısı olacağına, böylece bu yöntemlerin ülkemizde de giderek yaygınlaşacağına ve daha geniş kesimler tarafından benimsenip kullanılacağına inanıyorum. Böylece, projelerin yaratması beklenen olumlu kazanımlardan yararlanma düzeyimiz önemli düzeyde artacaktır.
Bu inancımın gerçekleşmesi elbette hepimize bağlı —bu bilgileri ne ölçüde hayata geçireceğimize ve ne kadar çok insanın yararlanmasına aracı olacağımıza.
İyi okumalar! Yeni yazılarda buluşuncaya dek “öğrenmeye devam edin”!
___________________
(*Bu yazı Baki Karaçay’ın “AVRUPA BİRLİĞİ PROJELERİ— Nedir? Neden, Niçin, Nasıl Hazırlanır ve Uygulanır?” adlı kitabından derlenerek yayımlanmıştır.)
Yorumunuzu Ekleyebilirsiniz