Arz, rica, gereği ve bilgi ifadeleri resmi yazışmalarda en sık kullanılan ifadelerdir. Çünkü hemen her üst yazı, ‘arz ederim’ veya ‘rica ederim’ ifadesiyle biter. Bu sözcüklerin ve ifadelerin kullanımı konusunda yer ve zamana bağlı olarak zaman zaman farklılıklarla karşılaşılmakta ve bazen sorunlar yaşanmaktadır. Oysa arz ve rica sözcüklerinin, gereği ve bilgi sözcükleriyle resmi yazılarda nasıl kullanılacağı konusunda belirlenmiş net bir standarda sahibiz.
Kamu çalışanlarına yardımcı olması için yönetmelikteki bilgiler doğrultusunda derlediğim bu yazıda resmî yazışmalar kapsamında ‘bilgi ve/veya gereği için arz ve rica’ ifadelerinin nasıl kullanılması ve yazılması gerektiği konuları üzerinde duracağız.
Resmi yazışma belge yönetimi
Kamu kurum ve kuruluşlarının en önemli ihtiyaçlarından biri belge yönetim süreçleridir. Günümüzde resmî yazışmalar kapsamında belgelerin hazırlanma, imzalanma, iletilme ve saklanma süreçlerinin elektronik ortamda yürütülmesi esas haline gelmiştir. Bununla birlikte, resmi belgelere kolaylıkla ulaşabilen, şeffaf, verimli ve etkin bir kurumsal yapının oluşturulması için de “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” ile bir yazışma standardı belirlenmiştir.
Kalkınmış toplumların nasıl hedef belirlediğini ve bu hedeflere adım adım nasıl ulaştığını öğrenin! Avrupa Birliği’nin hibe desteklerinden yararlanarak bu yöntem ve tekniklerle hedeflerinize ulaşın!
Resmi yazışma metni
Resmî yazılarda esas unsuru teşkil eden ve muhatabın bilgilendirildiği kısım metin kısmıdır. Türkçe dil bilgisi ve yazım kurallarına uygun olarak (Türk Dil Kurumu Sözlüğü ve Yazım Kılavuzu dikkate alınarak) hazırlanması gereken metinler genellikle ‘arz ederim’ veya ‘rica ederim’ ifadeleriyle bitirilirler.
Kurumsal ifade sağlamanın bir gereği olarak metin içerisinde kişiselleştirilmiş anlatımdan (uyguladık, uygulayacağız, uygulamalısınız gibi) kaçınılması bir kuraldır. Bu sebeple, metnin son cümlesi hariç, metindeki tüm cümle sonları -dır/-dir/-dur/-dür/-tır/-tir/-tur/-tür eklerinden uygun olanı ile bitirilir.
Söz konusu ekler dışında gerek görülen durumlarda ise ‘uygulanmaktadır, uygulanmıştır, uygulanacaktır, uygulanmalıdır’ gibi genelleştirilmiş ifadeler kullanılır ve kişiselleştirilmiş ifadelere asla yer verilmez.
Arz etmek nasıl yazılır?
Burada hemen bir parantez açarak ‘arz’ kelimesinin ayrı mı, yoksa bitişik mi yazıldığı konusunu netleştirelim.
Pek çok kişinin İnternet üzerinden araştırdığı ifadenin Türk Dil Kurumu’na göre doğru yazılışı ‘arz etmek’ şeklindedir. Yani arz kelimesi bitişik değil, ayrı yazılır. ‘Arzetmek’ şeklinde bitişik yazılması yanlış kullanımdır.
Arz etmek, ‘bir makama saygı bildirerek sunmak’ anlamına gelir.
Ayrı veya bitişik yazılması konusunda merak ettiğiniz sıkça karıştırılan sözcükleri ve doğru yazılışlarını Ayrı mı, Bitişik mi? Nasıl Yazılır? Hangisi Doğru? başlıklı yazımda okuyabilirsiniz.
Arz ve rica, gereği ve bilgi sözcükleriyle nasıl yazılır?
Resmi bir yazı metninin son kısmında yer alan ve yazıyı imzalayan makamın arz veya ricasını belirttiği son ifade ‘arz ederim’ veya ‘rica ederim’ şeklinde yazılır.
Bir resmi yazı metninde ‘arz ederim’ veya ‘rica ederim’ ifadesi dışında şahsileştirilmiş bir ifade asla yer almaz.
Metin sonu arz / rica kullanımı
Resmî yazışmaların metin sonunda ‘arz ederim’ veya ‘rica ederim’ ifadesinin kullanımında bir dizi kural esas alınır.
Metin kısmında arz veya rica durumu belgeyi imzalayan kişi ve gönderilecek kurum bilgisinde üstte yer alan makama göre belirlenir. Burada muhatap idare üst yöneticisinin ek göstergesinin, protokolün ve hiyerarşinin esas alınması gibi idarelerce geliştirilen farklı yöntemler ve süreçler bulunmaktadır.
Söz konusu yazışma kuralları gereğince aşağıda belirtilen ayrıntılar dikkate alınmalıdır:
- Hiyerarşik olarak alt makamlarla yapılan yazışmalarda ‘rica ederim’, üst ve aynı düzeydeki makamlarla yapılan yazışmalarda ‘arz ederim’ ifadesi kullanılır.
- Dağıtımı üst, aynı ve alt, her üç düzeyde makama birlikte yapılan yazışmalarda ‘arz ve rica ederim’ veya ‘arz / rica ederim’ ifadesi kullanılır.
- İmza yetkisini devreden makam adına ‘a.’ imzalı belgelerde, yetkiyi devreden makamın hiyerarşik durumuna göre arz ve/veya rica ibarelerinden uygun olanı kullanılır.
- Kamu kurumlarının, kamu niteliği olmayan tüzel kişilikler ile yaptıkları yazışmalarda ‘rica ederim’ ifadesi kullanılır.
- Kurum içerisinde hiyerarşik yönden aynı düzeyde olan birimler arasında yapılan yazışmalarda ‘arz ederim’ ifadesi kullanılır.
- Muhatap birimin adı, üstünde bir kurumun adı ile birlikte yazılıyorsa, en üstte yer alan idare dikkate alınarak arz veya rica ifadelerinden uygun olanı kullanılır. Örneğin, kurum bilgisi ‘Çevre ve Şehircilik Bakanlığına (Toplu Konut İdaresi Başkanlığı)’ şeklindeyse üstteki ‘Çevre ve Şehircilik Bakanlığı’ muhatap alınarak arz veya rica durumu belirlenir.
Bunlar dışında ‘arz’ ve ‘rica’ ibarelerinin seçilmesinde hiyerarşi yönünden ast-üst ilişkisinin mevzuatla net olarak tanımlanmadığı durumlarda uygun olan, ‘arz ederim’ ifadesinin kullanılmasıdır.
‘Rica’ nasıl yazılır ve kullanılır?
Alt idare/birim ile yapılan yazışmalarda bilgi verildiği ve/veya gereğinin yapılmasının talep edildiği durumlarda aşağıdakilerden uygun olanı seçilmelidir.
- Bilgilerini ve gereğini rica ederim.
- Bilgilerini rica ederim.
- Gereğini rica ederim.
Buradaki kural şudur: Alt idare/birim ile yapılan yazışmalarda bilgi ve/veya gereği doğrudan rica edilir.
‘Arz’ nasıl yazılır ve kullanılır?
Üst ve aynı düzeydeki idare/birim ile yapılan yazışmalarda bilgi verildiği ve/veya gereğinin yapılmasının talep edildiği durumlarda aşağıdakilerden uygun olanı seçilmelidir.
- Bilgilerini ve gereğini arz ederim.
- Bilgilerinize arz ederim.
- Gereğini bilgilerinize arz ederim.
Kural şudur: Üst ve aynı düzeydeki idare/birimine doğrudan arz edilmez, bilgilerine arz edilir.
‘Arz ve rica’ birlikte nasıl yazılır ve kullanılır?
Üst, aynı ve alt düzeydeki birden çok idare/birim ile yapılan dağıtımlı yazışmalarda bilgi verildiği ve/veya gereğinin yapılmasının talep edildiği durumlarda uygun ifade seçilmelidir.
- Bilgilerini ve gereğini arz ve rica ederim.
- Bilgilerini arz ve rica ederim.
- Gereğini arz ve rica ederim.
Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
Resmî yazışma usul ve esasları ilk olarak 1994 yılında yayımlanan mülga Başbakanlığın 1994/9 sayılı Genelgesi ile belirlenmiştir. 2004 ve 2015 yıllarında yayımlanan Yönetmelikler ile söz konusu usul ve esasların kapsamı genişletilmiştir.
2015 yılında ilk defa yönetmeliğe dâhil olan elektronik ortam kavramı, 2020 yılında yayımlanan yönetmeliğin temelini oluşturmuştur.
2020 yılında güncellenen Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik doğrultusunda uygulama birliğinin sağlanması, işlemlerin hızlanması ve yönetmelik hükümlerinin detaylandırılması için hazırlanan Kılavuzu indirerek daha geniş bilgiye ulaşabilirsiniz.
Yeni bir yazıda görüşünceye dek, “öğrenmeye devam edin”.
Baki bey çok faydalı bir çalışma olmuş. Teşekkür ederim… arz ederim: sunarım anlamına geliyor. Bilgilerinizi sunarım şeklinde değil de Bilgilerinize sunarım yani Bilgilerinize arz ederim şeklinde kullansak daha doğru olur mu? Yazınızdan çok faydalandım. Tekrar teşekkür ederim.
Doğru düşünüyorsunuz; harf hatası olmuş. Doğrusu “Bilgilerinize arz ederim.” Katkınız için teşekkür ederim.
Baki bey, iyi günler. Size bir şey danışmak istiyorum. Acaba siz üst iseniz ve alta bir yazı göndermişseniz sonunu şöyle getirebilir misiniz? “Gereği için bilgilerinize rica ederim” bu cümle olabilir mi? Ya da nasıl olmalı? Teşekkürler.
Farklı şekillerde yazmanıza engel yok. Ancak uygulama birliğinin sağlanması için yönetmelikle belirlenen ve yazıda açıkladığım resmî yazışma kurallarının dışına çıkmış olursunuz.
Baki bey faydalı bilgileriniz için teşekkür ederim. Size sorum; İlçelerdeki Mahkemelere yazılan yazılarda başka kurum müdürleri arz mı yoksa rica mı kullanmalı. Mahkeme biz kurum müdürlerine bilgi isteği yazısında rica ederim tabirini kullanmış. Şimdiden teşekkürler.
Hangimiz üst makam diye soruyorsanız, ilçe protokol listenizdeki hiyerarşiyi esas alabilirsiniz.
Öncelikle verdiğiniz bilgiler için teşekkür ederim. Şunu da sormak isterim; resmi kurumlara gönderdiğimiz mektuplarda, mektubumuza cevap bekliyorsak bunu nasıl belirtiriz?
Yazıda bağlantısını verdiğim kılavuzun 23. Süreli Yazışmalar maddesini okuyun.
Bizim kurumda, üst birimimizden gelen yazılarda “bilgilerinizi rica ederim” şeklinde yazdığı için , müdürümüzde cevap yazılarımızda aynı hitabı yani “bilgilerinizi arz ederim” şeklinde yazmamızı istiyor. fakat doğrusu “bilgilerinize arz ederim” olması gerekir. bunu bir türlü kabul ettiremiyorum.