AB Projeleri

Başarılı Bir Proje Yönetim Toplantısı İçin İpuçları

Erasmus+ Ulusötesi Proje Toplantısı

Başarılı Proje Yönetim Toplantıları düzenleme konusunda işinize yarayacak önerilerimi, katıldığım çok sayıda Avrupa Birliği projesi yönetim toplantısı deneyimi ışığında yedi başlıkta topladım.

Proje Yönetim Toplantıları, proje ortağı durumundaki kurumların proje yürütme ekiplerinin daha uyumlu bir çalışma yürütebilmeleri için tanışma ve ev sahibi ortağın çalışma ortamını, imkânlarını ve çevresel faktörleri gözlemleme fırsatı elde ettikleri etkinliklerdir.

Proje faaliyetlerinin etkin işbirliği içerisinde yürütülebilmesi için büyük önem taşıyan Proje Yönetim Toplantıları, karşılıklı bilgi paylaşımı yoluyla kararlar alınmasında etkili olduğu kadar, proje ortağı kurumların fikir, uygulama ve yöntemlerini paylaşarak uluslararası kapasitelerini artırmalarında da önemli bir rol oynar.

Avrupa Birliği’nin eğitim, deneyim, gençlik ve spor alanlarındaki hibe programı olan Erasmus+ Stratejik Ortaklıklarda düzenlenen proje yönetim toplantılarına Ulusötesi Proje Toplantısı (Transnational Project Meeting – TPM) adı verilir. TPM’ler proje ortaklarından birinin ev sahipliğinde uygulama ve koordinasyon amacıyla genellikle birkaç kez yapılır. Farklı kuruluşlar ve programlar tarafından farklı adlar verilen bu tür toplantılar Erasmus+ programının öncülü durumundaki Hayatboyu Öğrenme programında Proje İşbirliği Takımı (Project Collaboration Team – PCT) toplantıları olarak adlandırılmaktaydı.

Geçtiğimiz hafta (27-29 Ocak 2016) İtalya’nın Torino şehrinde kısa adı BestCARE olan Avrupa Birliği projemizin dördüncü Ulusötesi Proje Toplantısını (TPM) gerçekleştirdik. Erasmus+ K2 Stratejik Ortaklıklar Programında devam eden projenin Avrupalı ortakları arasında İngiltere, Almanya ve İtalya’dan birer kuruluş yer alıyor.

Ulusötesi Proje Yönetim Toplantısı
BestCARE isimli AB projemizin 4. Ulusötesi Proje Toplantısı (Torino, İtalya)

Bir Ulusötesi Proje Toplantısı, katılımcı sayısı ve toplantı süresi yanısıra, projenin içeriği, gerçekleştirilecek faaliyetler ve geliştirilecek ürünlerin yapısını dikkate alarak gerçek ihtiyaca göre planlanmış olmalıdır. Ancak başarılı bir toplantı için dikkate alınması gereken incelikler de söz konusu.

Avrupa Birliği Projeleri Koordinatörlüğü görevim süresince katıldığım ve yönettiğim onlarca uluslararası proje yönetim toplantısındaki izlenimlerim ışığında başarılı bir çok uluslu proje yönetim toplantısı yapma konusunda önerilerimi aşağıda 7 başlık altında sıraladım. İşte, özellikle proje koordinatörü veya toplantı ev sahibi kuruluşların işlerini kolaylaştırmaya yardımcı olacağını umduğum ipuçları veya önerilerim.

1.

Katılımcılar arasında etkin bilgi akışını sağlayın

Başarılı bir proje yönetim toplantısı yapmanın temel kuralı toplantı öncesinde, toplantı sırasında ve sonrasında ortaklar (katılımcılar) arasında etkin bir bilgi akışı ve iletişim sağlamaktır. Bunun için mümkün olduğunca iletişim kanallarını açık tutmaya çalışın ancak tüm iletişimi tek elden yönetmeye çalışmayın. Onun yerine, tüm katılımcıların iletişim bilgilerini her ortakla paylaşın ve toplantıya dair her bir yazışmanın mutlaka tüm ortaklara cc’lenerek gönderilmesini sağlayın. Böylece “bizim bundan haberimiz olmadı” gibi çıkabilecek sorunların önüne geçmiş olursunuz.

2.

Yönetim süreçlerini yazışmalarla yürütün

İlkesel olarak, organizasyon işlerinizi yalnızca sözlü görüşmelerle yürütmeye çalışmayın. Yönetim süreçlerini yazışmalarla kayıt altına almayı başarabilirseniz, işinizi kişilere bağımlı kalmaktan kurtarmış ve kurumsallaştırmış olursunuz. Yazarak yönetim, sözlü yönetime göre sorumluluk hissini kıyaslanmayacak düzeyde artırır. Ayrıca yazılı metinlerle deneyimlerinizin kaydedildiği kurumsal bir hafıza oluşturabilirsiniz ve bu ileride çok işinize yarar.

3.

Organizasyonları bir ay önceden tamamlayın

Yaşadığımız en büyük sıkıntılardan birinin zamanlama konusu olduğunu biliyoruz. Gecikmelere tolerans gösterilen ortamlarda kaliteden ve ciddiyetten kolaylıkla uzaklaşılır. O nedenle, asla geç kalmamaya özen gösterin.

Toplantı öncesinde gelen emailleri aynı gün veya en geç ertesi gün içinde yanıtlayın. Toplantı yeri, zamanı gibi konuları bir ay önceden netleştirin. Katılımcıların konaklama, ulaşım vb. organizasyonlarını tamamlamalarına yardımcı olacak bilgileri bir ay önceden gönderin. Böylece ortaklarınıza, onların ihtiyaç ve sıkıntılarının neler olabileceğini önceden düşünerek gerekli hazırlıkları yapan güçlü bir ortak olduğunuzu hissettirmiş olursunuz.

Unutmayın, konuklarınızın arka planda başka ihtiyaçlarıyla meşgul olmamalarına yardımcı olmanız, toplantınıza odaklanmalarını ve başarılı işler çıkarmanızı sağlayacaktır.

4.

Hiçbir işi şansa bırakmayın

Organizasyon gerektiren faaliyetlerde çok sık düşülen hatalardan biri, ihtiyaç duyulan bazı işlerin bizim dışımızda birileri tarafından yapılacak veya adeta kendiliğinden olacakmış gibi varsayarak hareket etmektir.

Bilinen ve gereken işlerin nasıl olsa “birileri” tarafından zaten gerçekleştirileceğini varsaymak, çoğu zaman hayal kırıklıklarının habercisidir.

Ulusötesi toplantıların nadiren yapıldığı yerlerde, farklı ihtiyaçların neler olabileceği bilinemeyebilir. Takip etmediğiniz ayrıntıların sonucundan emin olmayın. Hesaba katılmayan basit bir ihmal, bazen tüm toplantı sürecini tıkayabilir. Adım adım tüm aşamaların nasıl gerçekleşeceğini önceden gözünüzde canlandırarak işlerin yolunda gidip gitmediğinden emin olabilirsiniz.

5.

Toplantı gündemini zamanında paylaşın

Proje yönetim toplantılarına, genellikle projede yazıldığı için yapılması gereken bir faaliyetmiş gibi bakılır. Bu bakış gevşek davranmaya ve çeşitli aksaklıklara sebep olabilir.

Toplantı amaçlarını önceden belirlemek ve bunları gerçekleştirmeye yönelik net bir gündem hazırlamak belirsizliklerin önüne geçmenin anahtarıdır.

Kendinize bu toplantıyı neden yaptığınızı ve hangi sonuçları elde etmeniz gerektiğini sorarak başlayabilirsiniz. Sizi belirlediğiniz sonuca götürecek içerikte taslak toplantı gündemini bir ay önceden geliştirin ve gecikmeden ortaklarınızla paylaşın. Onlardan alacağınız geri bildirimler doğrultusunda son halini vererek kesin gündemi en geç toplantının on beş gün öncesinde her ortağa iletin.

Her ne kadar toplantılar genellikle planlanandan daha uzun sürse de, gündemde her oturuma gerekenden daha az sürenin konması faydalıdır. Sürelerin darlığı, katılımcıları, zamanlarını daha zekice kullanmaya zorlayacaktır. Ayrıca, gündemi paylaşırken katılımcılara motive edici bir dille onların katkılarının ne kadar önemli olacağını ve bunu heyecanla beklediğinizi anlatın.

6.

Toplantıda gündeme bağlı kalın

İyi hazırlanmış bir gündem, katılımcıların adım adım toplantıyı takip etmelerini sağlayıcı etkiye sahiptir. Gündem dışına çıktığınızda veya çıkılmasına müsaade ettiğinizde sadece zaman kaybetmez, aynı zamanda toplantının amacından ve ekibin sinerjisinden uzaklaşırsınız. Bu yüzden, her ne olursa olsun, toplantı gündemi dışına çıkılmasına tolerans göstermeyin. Gerektiğinde, başka konuları uygun başka platformlara bırakabileceğinizi vurgulayarak gündeme dönülmesini sağlayın.

7.

Toplantı tutanağını geciktirmeyin

Başarılı bir toplantı, net bir şekilde yazıya dökülmüş tutanak (minutes) ile sonlandırılan toplantıdır. Toplantı tutanağında yalnızca toplantıda görüşülen konular değil, alınan somut kararlar ve her bir ortağın yapacağı işlerin listesi de (görev dağılımı) yer almalıdır.

Bunun için ekibinizden bir kişiyi önceden mutlaka raportör olarak görevlendirin ve gündemdeki her başlığın altına toplantı sırasında notlar almasını sağlayın. Toplantı sonunda her gündem maddesi hakkında alınan kararları son bir kez tekrar ederek altını çizin. Görev paylaşımını son bölümde netleştirin.

İyi yönetilmiş bir proje yönetim toplantısının tutanağı, toplantı bitimini takip eden bir veya en geç iki hafta içinde sonuçlandırılır.


Avrupa Birliği’nin 2021-2027 dönemi programlarını ve ülkemize sunulan proje fırsatlarını öğrenmek, ayrıca ulusal ve uluslararası hibe desteklerinden yararlanmak üzere güncel tasarım ve yönetim araçlarını kullanarak mantıksal bütünlük içinde eksiksiz projeler oluşturmak isteyen herkes için kapsamlı rehber kitap.

Online Satış Noktaları

Avrupa Birliği Projeleri Kitap

Daha çok öğrenin

İyi bir hazırlık, kolay bir uygulamanın yarısı gibidir. Bütün bu önerileri uyguladığınızda sizin ve tüm katılımcıların toplantı sürecinden daha çok keyif alacağından ve daha başarılı işler çıkaracağınızdan emin olabilirsiniz.

Ulusötesi Proje Toplantılarının bütçesi, katılımcı başına birim maliyet olarak hesaplanır ve bu kişilerin seyahat ve bireysel destek masraflarını karşılar. Bu konuda daha geniş bilgiyi Erasmus+ KA2 Stratejik Ortaklıklarda Personel Maliyeti başlıklı yazımda okuyabilirsiniz.

Avrupa Birliği Hibe Programları ile bu kapsamda proje hazırlama ve uygulama konularında daha geniş bilgiyi “Avrupa Birliği Projeleri” isimli kitabımda bulabilirsiniz.

Sizin de bunlara ilave edeceğiniz yeni başlıklar olabilir. Aşağıdaki yorum kutularına katkılarınızı yazmaktan çekinmeyin.

Yeni yazılarda görüşünceye dek “öğrenmeyi sürdürün”!

Yazar Hakkında

Baki Karaçay (MPA)

iO Akademi'de Eğitmen, Danışman. 25 yılı aşkın süre profesyonel deneyim sahibi Kamu Yönetimi Uzmanı (YL) ve Mühendis / Antalya Valiliği AB Projeleri Koordinatörü (2009-2020). Avrupa Birliği Projeleri kitabının yazarı ve Proje Döngüsü Yönetimi Eğitmeni. Sosyal Psikoloji meraklısı. Fotoğraf gönüllüsü. Webmaster. Bağlama sanatçısı. Kayakçı, doğa yürüyüşçüsü.

Yorumunuzu Ekleyebilirsiniz