Proje / Yönetim

Bir Fikri SMART Proje Hedefine Nasıl Dönüştürebilirim?

Aklınızdaki bir fikri, adım adım bir proje hedefine dönüştürmenin yöntemini öğrenin.

Bir fikri, proje hedefine dönüştürmenin en kolay yolu SMART hedef belirlemedir. Kolay bir pratik için önceki yazımda kişisel yaşamdan örneklere yer vererek SMART hedef belirlemeyi görmüştük. Buraya tıklayarak sözkonusu yazıyı okuyabilirsiniz. Bu kez proje hazırlarken SMART hedef belirlemenize yardımcı olacak sorularla konumuza devam edelim.

SMART hedefinizi adım adım belirleyin

Başlangıçta aklınızdaki basit bir fikri, aşağıdaki soruların yanıtlarını vererek, adım adım SMART bir proje hedefine dönüştürebilirsiniz. Bunun için kendinize ve ekip arkadaşlarınıza çok sayıda soru sormaya hazır olun. Verilecek cevaplar, stratejinizi doğru belirlemenize yardımcı olacaktır. SMART hedef belirleme ilk önceleri zorlanılan bir süreç gibi gelebilir, ancak ilerledikçe aslında aydınlatıcı bir süreç olduğunu göreceksiniz. Proje hazırlamanın ve uygulamanın zorluklarını hafifletmenin sırrı, SMART hedefler belirlemektir.

S – Specific (Özel)

SMART hedefler özel olmalıdır. Kesin ayrıntılarıyla, net tanımlanabilen, somut hedefler. Hedeflerin spesifik olması için ise 5N 1K sorularının (Ne? Neden? Nasıl? Nerede? Ne Zaman? Kiminle?) yanıtlarını arayın. Örneğin, “ilin turizmine katkıda bulunmak,” hedef gibi görünen bir fikir veya temennidir. Çünkü, “Nasıl? Neden? Nerede? Ne zaman?” gibi sorular böyle bir hedef için yanıtsız kalmaktadır. “Sürücülerin turistlere daha iyi davranmalarını sağlamak” gibi bir hedefte de henüz yanıtlanmamış ayrıntılar vardır. Oysa, “Turizm hizmetlerinin iyileştirilmesi için şehiriçi hatlarda çalışan otobüs sürücülerine iletişim becerileri üzerine 10 saat süreli teorik ve pratik eğitim programları düzenlemek,” oldukça spesifik belirlenmiş bir hedeftir.

M – Measurable (Ölçülebilir)

SMART hedeflerin özelliği ölçülebilir olmalarıdır. Proje, bir değişim yaratma aracıdır. Bu nedenle, proje hedefleri, sonuçta yaratılacak değişimin ölçülebileceği parametrelerle ifade edilmelidir. Bunun için burada rakamlar devreye girmelidir ve sayısal hedefler verilmelidir. “Ne kadar?” sorusuna yanıt arayın. Örneğin, projenizde “işsizliği azaltmak” gibi müphem bir hedef yerine “işsizlik oranının %13’ten %12’ye düşürülmesi” SMART bir hedef belirleme yaklaşımıdır. Ayrıca verilen hedefin nasıl ölçüleceği —doğrulama göstergelerinin neler olacağı— netleştirilmelidir.

A – Achievable (Başarılabilir)

SMART hedeflerin özelliği başarılabilir olmalarıdır. Bu daha çok hedefin gerçekçi oluşu ve hedefe götürecek faaliyetlerin tutarlılığıyla ilgilidir. Hedefin başarılabilir/uygulanabilir olması, hem proje yürütücüsü kurum ve hem de hedef grupların koşulları açısından ele alınmalıdır. Kurum kapasitesini aşan veya kurumun misyonu dışında kalan, ulaşılması çok yüksek hedefler, uygulanabilir olmaktan uzaktır. Öte yandan, hedef grubun ihtiyaçları ve imkânları hesaba katılmadan tasarlanmış hedefler de gerçekçi olmaktan uzaktır. Bunların her biri sorgulanarak hedef belirlenmelidir. Örneğin, “Tarım alanlarında kimyasal kullanımını ortadan kaldırmak” veya “tüm kadın çiftçilerin bir ay boyunca üniversitede Organik Tarım eğitimi alması” gibi hedefler kulağa hoş gelse de içeriği düşünüldüğünde başarılabilir olmaktan uzaktır. İhtiyaç analizi ile doğru zaman ve kaynak planlaması, uygulanabilir hedefler belirlemenin önemli araçlarıdır. SMART hedefler için yönetimsel ve operasyonel bir çok değişkenin düşünülmesi gerekir.

R – Relevant (İlgili)

SMART hedefler amaçla birebir ilgili olmalıdır. Amaçlar, gelecekte bulunulmak istenen durumu ifade eder; hedefler ise amaçlara erişmek için gerekli olan kısa dönemli, açık ve ölçülebilir durumları. Hedefinizi, proje amacına götüren adımlardan biri gibi düşünün. Hedeflerin sürdürülebilir olması için öncelikle kurumun veya yönetimin daha geniş kapsamlı hedefleriyle çelişmemesi gerekir. “Bu hedefi şimdi neden koyuyorum? Bu hedefe ulaşmak neden önemli? Bu hedefe ulaşmak mevcut durumu nasıl etkileyecek? Bu hedefin gerçekleşmesi halinde ne gibi kazanımlara sahip olacağız?” türünden sorular sizi ilgililik hakkında yanıtlara götürecektir. İlgililiği zayıf hedeflerde bu sorulara tatmin edici yanıtlar bulamazsınız. Bununla birlikte hedef, hem programın amacıyla ve hem de yine hedef grubun ihtiyaçları ile ilgili olmalıdır. İmkânlar elverdiği için göz doldurmak adına planlanan hedefler proje amacına ulaşmada yarar sağlamayacaktır. Program amacına uysa dahi hedef grupların ilgisi ve ihtiyacı olmayan planlamalar da SMART bir yaklaşım değildir. Örneğin, “2016 yılı sonunda Facebook takipçi sayısını %50 artırmak” gibi bir fikir sözkonusuysa, yukarıda sıraladığım soruları sorarak projenizin amacıyla ilgililiğini görebilirsiniz.

T – Time-Bound (Takvime bağlı / Zamanı belli)

SMART hedeflerin özelliği takvime bağlı olmalarıdır. Projeler bir zaman çerçevesi ile sınırlıdırlar. Bu nedenle hedefe ulaşmak için bir süre, bir başlangıç ve bitiş tarihi belirlenmelidir. “Bu hedefe ne zaman ulaşacağız?” sorusunu sorun. Hedefi zamana bağlamak, başarısını garantileyecektir. Ayrıca blok bir zaman aralığı yerine süreyi kilometre taşları ile işaretleyin. Böylece sizi hedefinizin gerçekleşeceği tarihe adım adım götüren bir takvim hazırlayabilirsiniz. Yol haritanız olur. SMART hedefler için “en kısa zamanda” gibi muğlak zamanlamalar yerine “proje başlangıç tarihinden itibaren 2 yıl içinde” veya “15 Haziran Çarşamba günü” gibi net tarihler belirlemelisiniz.

SMART hedefler, gerçekleşecek “kararlardır”

Bu yöntemi uygulayarak başlangıçtaki bir fikri, spesifik, ölçülebilir, süresi belli ve gerçekçi bir proje hedefine dönüştürmeniz mümkün. Görüldüğü üzere, SMART hedef belirlemek, “fikir” veya “temenni” düzeyinin ötesine geçip, gerçekleşecek “kararlar” almak anlamı taşır. Çünkü SMART hazırlanmış proje hedefleri, uygulama sürecinde, gerçekleşmesi kaçınılmaz kararlar olarak karşımıza çıkar.

SMARTER (Daha Akıllı) Hedefler

SMART hedef belirleme ilk kez 1981 yılında, Washington’da bir şirket müdürü olan George Doran tarafından kaleme alınmış bir yöntemdir. Son yıllarda SMARTER hedeflerden de bahsedilmeye başlandığını görüyoruz. “Daha zekice, daha ustaca” anlamına gelen SMARTER’daki E ve R harfleri, E – Evaluate (Değerlendir) ve R – Re-do (Yeniden yap) anlamı taşıyor.

Hedefleriniz ister SMART, ister SMARTER olsun, başarı veya başarısızlık arasındaki farkı belirleyen şey, erişmek istediğiniz hedefi ne kadar açık ve net belirlediğinizdir.

SMART hedef belirleme yöntemini tanıttığım bir önceki yazım için buraya tıklayın.

Görüşmek üzere, hoşçakalın.

PAYLAŞIN

—Bilgi yaşamı kolaylaştırır ve paylaştıkça çoğalır. Çekinmeden paylaşın!

Paylaşmak önemsemektir.

Yazar Hakkında

Baki Karaçay

20 yılı aşkın süre profesyonel tecrübe sahibi Mühendis, Yönetici ve Eğitmen. Halen çokuluslu AB projelerinde Koordinatörlük ve Proje Döngüsü Yönetimi (PCM) Eğitmenliği görevlerini yürütüyor. Gönüllü olarak fotoğrafçılık, kayak ve bağlama dersleri veriyor. Ödüllü fotoğrafları ve yayınlanmış yazıları var.

2 yorum