AB Projesi Hazırlarken Cevaplanması Gereken 10 Soru

Avrupa Birliği hibe programlarına bir proje teklifi sunabilmek için, başvuru formuna istenen bilgilerin doğru ve açık bir şekilde yazılması zorunludur. Hibe başvuru formunda genellikle başvuru sahibinin cevaplaması istenen sorular bulunur. Bu soruların her birinin altında hangi tür bilgilerin yazılması gerektiğine yönelik açıklamalar yer alır.

Hibe başvuru formundaki sorulara verilen yanıtlarla, bir bakıma öngörülen proje tüm detaylarıyla tanımlanır. Çünkü formda istenen bilgiler, proje fikrine neden olan sorunlardan, projenin gerekçesine, hibe çağrısıyla olan ilgililiğine (relevance), projenin hedef grubunun kimlerden oluşacağına, sorunlara hangi düzeyde çözüm bulunacağından, proje sonuçlarının sürdürülebilirliğinin nasıl sağlanacağına kadar tüm ayrıntıların açıklanmasını gerektirir.

Bu yazıda, uluslararası hibe programlarına eksiksiz bir proje teklifi sunabilmek, yani hibe başvurusunda bulunabilmek için cevaplanması gereken 10 soruyu sıraladım. Eğer bu soruları eksiksiz yanıtlayabiliyorsanız, hibe başvuru formunu rahatlıkla doldurmaya başlayabilirsiniz. Ayrıca, yazdığınız cevaplarla oluşturacağınız, Konsept Not da diyebileceğiniz özet belge, projenizin doğru tanıtılması ve doğru anlaşılmasında her zaman işinize yarayacaktır.

Hibe Başvurusu

Başvuru sahibinden beklenen, bu soruları eksiksiz olarak yanıtlanmasıdır. Forma yazılan yanıtlar, bağımsız değerlendiriciler tarafından okunarak puanlanır. Bir proje teklifinin aldığı puan itibariyle sıralamada yeterince üstte yer alması halinde hibe almaya hak kazanır.

Eğer bir Avrupa Birliği hibe programına başvuruda bulunmayı düşünüyorsanız, bunun için dolduracağınız formlarda, hibeyi kullanarak gerçekleştirmeyi taahhüt ettiğiniz projenizle ilgili merak edilen tüm soruların cevabını belirsizlik içermeyecek şekilde verebilmeniz önemlidir. Eğer verdiğiniz bilgiler eksik veya hatalı ise, değerlendirmede doğal olarak puan kaybetmenize sebep olur.

Konsept Not Hazırlama

Hibe başvurusunda bulunmadan önce, proje geliştirme aşamasında yapılması gereken en önemli işlerden biri, Konsept Not denen projenin kısa bir özetini içeren bir belge hazırlamaktır. Konsept Notun nasıl hazırlanacağı ve içeriğinde hangi bilgilerin yer alması gerektiği konularına geleceğiz ancak önce, böyle bir belgenin elinizde hazır olmasının sağlayacağı yararlara birkaç cümleyle değinelim.

Her şeyden önce elinizde bir Konsept Not olması proje hazırlama konusuna profesyonel tutum ve yaklaşımın gereğidir.

Bu belge, gerek proje ortaklığı kurmak istenen ortak kurumlara, gerek diğer paydaş kurumlar ve gerekse kendi kurumunuzda farklı makamlara tasarladığınız projenin doğru tanıtılması ve hakkında doğru bilgi dolaşımı sağlanması açısından son derece yararlıdır. Konsept Not, bir bakıma projenizin çerçevesinin tanımladığı belgedir. Sözlü anlatımlarla projenizi açıklamaya çalışmak yerine Konsept Notu kullanmak, süreçleri hızlandırır, fikir birliği sağlar ve yanlış ve eksik anlaşılmaların önüne geçer. Ayrıca daha işin başında projeyle ilgili kurumsal bir hafıza oluşturmaya yarar ki bu da bir kez karar verildikten sora, ayrıntıların göz ardı edilerek gereksiz değişikliklere gidilmesine engel olur.

Proje hazırlama süresince profesyonelce adımlar atmak, destek bulma ve sağlam bir şekilde yol almak açısından son derece önemlidir. Örneğin, ortaklık kurmak üzere bir kurumla görüştüğünüzde veya projenizi kurum yöneticisi gibi makamlara sunmanız gerektiğinde bu Konsept Notu kullanmanız sayısız yararlar getirir. Bir kere, ilk görüşmede ve kısa sürede proje tasarımınız hakkında doğru bilgi vermiş, karar verme sürecini hızlandırmış olursunuz. Her gerektiğinde sözlü olarak projeyi aklınıza geldiği kısımlarıyla açıklamaya çalışmaktan ve de unutulan ayrıntılarla ilgili tekrar tekrar sorularla muhatap kalmaktan kurtulursunuz.

Cevaplanması Gereken 10 Soru

İşte “proje teklifinizin özeti” niteliğindeki belgeyi oluşturmak ve hibe başvuru formunu doldurmada size ışık tutacak sorular:

1. Projenizin konusu Hibe Başvuru Rehberinde açıklanan “tematik önceliklerden” hangisi ile ilgili?
2. Hibe başvurusunu hangi kurum/kuruluş adına yapacaksınız?
3. Bu projeyi neden yapmak istiyorsunuz? (Mevcut durumda hangi ihtiyaç, sıkıntı ve/ya eksiklikleri görüyorsunuz?)
4. Hedefleriniz neler? Proje bittiği zaman hangi değişimi (sonuçları ve iyileştirmeleri) elde etmiş olmayı bekliyorsunuz?
5. Bu değişimi/kazanımları elde etmek üzere sırasıyla hangi aktiviteleri gerçekleştirmeyi ve hangi çıktıları üretmeyi planlıyorsunuz?
6. Bu faaliyetler ile değişim yaratmayı hedeflediğiniz kişi ve gruplar kimlerden oluşuyor, onları planlarınıza nasıl (hangi yolu izleyerek) dâhil edeceksiniz?
7. Bu faaliyetlerin her birini kimler, kimlerle (hangi kurumlar ile) birlikte gerçekleştirecek?
8. Bu aktivitelerin her birini ne kadar zamanda gerçekleştirmeyi planlıyorsunuz?
9. Bütün bu etkinliklerin gerçekleşmesini kimler, nasıl yönetecek ve denetleyecek (proje yürütme ekiplerinde kimler hangi yöntemle görev alacak)?
10. Projenizi gerçekleştirmek için hangi harcamalara ihtiyacınız olacak ve toplam ne kadar bütçe planlıyorsunuz?

Bu sorulardan herhangi birine açık ve net yanıt bulamıyorsanız veya eksikleriniz olduğunu farkediyorsanız, zincirin o halkasını hemen tamamlamanız/güçlendirmeniz gerekir. Hatırlayın, “bir zincirin gücü, onu oluşturan halkaların en zayıfı kadardır”.

Konsept Not Neleri Açıklamalıdır

Hazırlayacağınız Konsept Nottan, her bir soruya karşılık aşağıdaki hususlar kolaylıkla anlaşılmalıdır:

1. Proje konusunun başvuru yapılacak hibe programının amacı, teması ve öncelikleriyle ilişkisi, bu amaç ve öncelikler ile ne şekilde örtüştüğü.
2. Hibe başvurusunda bulunacak ve proje koordinatörlüğünü üstlenecek kurumun kimliği.
3. Projenin, çözümüne katkı sağlayacağı sorunun ne olduğu, proje uygulama bölgesinde bu soruna neden olan ihtiyaçların ne olduğu.
4. Başlangıçtaki durumla karşılaştırıldığında proje bitiminde elde edilecek olumlu sonuçlar ve faydanın ne olduğu.
5. Proje kapsamında hangi faaliyetlerin ne kadar süreyle gerçekleştirileceği ve sonuçta hangi ürünlerin elde edileceği.
6. Projenin hibe programının öngördüğü hangi hedef grup ve nihai yararlanıcılara hizmet edeceği ve bunların hangi ihtiyaçlarına yönelik iyileşme sağlayacağı.
7. Proje ortaklarından üstlenmesi beklenen rol ve sorumlulukların neler olduğu.
8. Projedeki her bir faaliyetin takvime bağlı olarak başlangıç ve bitişine dair öngörülen süreleri.
9. Projenin hangi ekiplerle nasıl yürütüleceği, ne zaman ve nasıl izlenip değerlendirileceği.
10. Proje faaliyetlerini uygulamak için hibe programına göre talep edilecek uygun bütçe kalemlerinin hangileri olduğu ve öngörülen toplam bütçenin miktarı.

Konsept Nottan bu ayrıntıların anlaşılması, projenin temel çerçevesinin sağlam olduğu anlamına gelir. Bu da hem planlama aşamasında ve hem de uygulama aşamasında projeden beklenen sonuçlara kolaylıkla ulaşılmasına yardımcı olur.

Son olarak Konsept Not hazırlarken nelere dikkat edilmesi gerektiği konusunu görelim.

Konsept Not Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Yukarıdaki sorulara vereceğiniz cevaplarla oluşturacağınız ve “Konsept Not” dediğimiz “proje teklifinizin informal özeti” niteliğindeki belge, projenizin doğru tanıtılması ve doğru anlaşılmasında her yerde işinize yarayacaktır. Yanlış anlamaların ve zaman kaybının önlenmesinde de sağlam ve pratik yardımcınız olacaktır.

Deneyimlerime dayanarak Konsept Not hazırlarken özellikle dikkat edilmesi gereken 5 hususu şu şekilde özetleyebilirim:

• İdeal olarak bir A4 sayfa uzunluğunda olması yeterlidir ve asla 2 sayfayı geçmemelidir.
• Mümkün olduğunca belirsizlik içermeyen, kısa ve varsayımlara dayanmayan ifadelerle yazılmalıdır.
• Projenizin farkını ve özelliğini ortaya koymalıdır.
• Kulağa temenni gibi gelen yuvarlak ifadeler yerine, mümkün olduğu kadar ölçülebilir değerler kullanılmalıdır.
• Başvurunuzu tamamlayıncaya dek her yeni gelişme ve değişim doğrultusunda güncellenmelidir.

Her ne kadar en son yazılması gerekiyormuş gibi düşünülse de aslında bu tarz bir özet, planlamanın başında geliştirilmeli ve proje teklifinize ilişkin kısa ve öz bir genel açıklama sunmalıdır. Üzerinde çalıştıkça bir çok konuda ayrıntıların da netleşeceğini ve projenizin her adımda daha somut ve belirgin hale geleceğini göreceksiniz. Projenizi iş arkadaşlarınıza, yöneticinize ve paydaşlara anlatmanızdan, ortak bulmaya kadar hemen her aşamada Konsept Notun sayısız faydasını göreceksiniz. Bir kez hazırladınız mı, elinizden ve e-posta kutunuzdan eksik etmeyeceğinizden emin olabilirsiniz.

Yeni yazılarda görüşünceye dek, “öğrenmeye devem edin”!

—Bu bilgilerden sosyal medya çevrelerinizi haberdar etmek için aşağıdaki renkli ikonları kullanabilirsiniz.