Başarılı Bir Ulusötesi Proje Toplantısı (TPM) İçin 7 Öneri

Geçtiğimiz hafta İtalya’nın Torino şehrinde BestCARE isimli Avrupa Birliği projemizin dördüncü Ulusötesi Proje Toplantısını (Transnational Project Meeting / TPM) yaptık. Erasmus+ K2 Stratejik Ortaklıklar Programında devam eden projenin Avrupalı ortakları İngiltere, Almanya ve İtalya’dan. Erasmus+ öncesinde TPM yerine bu tür yönetim toplantıları PCT (Project Collaboration Team / Proje İşbirliği Takımı) toplantıları olarak anılıyordu.

Son altı yılda katıldığım yirmiye yakın toplantıdaki izlenimlerim ışığında başarılı bir ulusötesi toplantı yapma konusunda önerilerimi 7 başlık altında sıraladım. İşte, özellikle proje koordinatörü veya toplantı ev sahibi kuruluşların işlerini kolaylaştırmaya yardımcı olacak bu öneriler:

1- Katılımcılar arasında etkin bilgi akışını sağlayın

Başarılı bir ulusötesi toplantı yapmanın temel kuralı toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında ortaklar (katılımcılar) arasında etkin bir bilgi akışı ve iletişim sağlamaktır. Tüm iletişimi tek elden yönetmeye çalışmayın; onun yerine tüm katılımcıların iletişim bilgilerini her ortakla paylaşın ve toplantıya dair her bir yazışmanın mutlaka tüm ortaklara cc’lenerek gönderilmesini sağlayın. Böylece “bizim bundan haberimiz olmadı” sorunu yaşamazsınız.

2- Yönetim süreçlerini yazışmalarla yürütün

Organizasyon işlerinizi yalnızca sözlü görüşmelerle yürütmeye çalışmayın. Yönetim süreçlerini yazışmalarla kayıt altına almayı başarabilirseniz, işinizi kişilere bağımlı kalmaktan kurtarmış ve kurumsallaştırmış olursunuz. Yazarak yönetim, sözlü yönetime göre sorumluluk hissini kıyaslanmayacak düzeyde artırır.

3- Organizasyonları bir ay önceden tamamlayın ve asla geç kalmayın

En büyük sıkıntılarımızdan birinin zamanlama konusu olduğunu biliyoruz. Gecikmelere tolerans gösterilen ortamlarda kaliteden ve ciddiyetten kolaylıkla uzaklaşılır. Toplantı öncesinde gelen emailleri aynı gün veya en geç ertesi gün yanıtlayın. Toplantı yeri, zamanı gibi konuları bir ay önceden netleştirin. Katılımcıların konaklama, ulaşım vb. organizasyonlarını tamamlamalarına yardımcı olacak bilgileri bir ay önceden gönderin. Böylece ortaklarınıza, onların ihtiyaç ve sıkıntılarının neler olabileceğini önceden düşünerek gerekli hazırlıkları yapan güçlü bir ortak olduğunuzu hissettirin. Unutmayın, konuklarınızın arkaplanda başka ihtiyaçlarıyla meşgul olmamalarına yardımcı olmanız, toplantınıza odaklanmalarını ve başarılı işler çıkarmanızı sağlayacaktır.

4- İşleri şansa bırakmayın, gerekenler kendiliğinden olacakmış gibi varsaymayın

Bilinen ve gereken işlerin zaten “birileri” tarafından gerçekleştirileceğini varsaymak, çoğu zaman hayal kırıklıklarının habercisidir. Ulusötesi toplantıların  nadiren yapıldığı yerlerde, farklı ihtiyaçların neler olabileceği bilinemeyebilir. Takip etmediğiniz ayrıntıların sonucundan emin olmayın. Hesaba katılmayan basit bir ihmal, bazen tüm toplantıyı tıkayabilir. Adım adım tüm aşamaların nasıl gerçekleşeceğini önceden gözünüzde canlandırın.

5– Toplantınızın amaç ve gündemini önceden belirleyin ve zamanında paylaşın

Ulusötesi proje toplantılarına, genellikle projede yazıldığı için yapılması gereken bir faaliyetmiş gibi bakılır. Bu bakış gevşek davranmaya sebep olabilir. Oysa önceden amaçları belirlemek ve bunları gerçekleştirmeye yönelik net bir gündem hazırlamak başarının teminatıdır. Kendinize bu toplantıyı neden yaptığınızı ve hangi sonuçları elde etmeniz gerektiğini sorun. Sizi belirlediğiniz sonuca götürecek içerikte taslak TPM gündemini bir ay önceden geliştirin ve ortaklarınızla paylaşın. Geri bildirimler doğrultusunda son halini vererek kesin gündemi en geç TPM’in onbeş gün öncesinde her ortağa iletin. Her ne kadar toplantılar genellikle planlanandan daha uzun sürse de, gündemde her oturuma gerekenden daha az sürenin konması faydalıdır. Sürelerin darlığı, katılımcıları, zamanlarını daha zekice kullanmaya zorlayacaktır. Ayrıca, gündemi paylaşırken katılımcılara motive edici bir dille onların katkılarının ne kadar önemli olacağını ve bunu heyecanla beklediğinizi anlatın.

6- Toplantıda gündeme bağlı kalın

İyi hazırlanmış bir gündem katılımcıların adım adım toplantıyı takip etmelerini sağlayıcı etkiye sahiptir. Gündem dışına çıktığınızda veya çıkılmasına müsaade ettiğinizde sadece zaman kaybetmez, aynı zamanda toplantının amacından ve ekibin sinerjisinden uzaklaşırsınız. Bu yüzden, her ne olursa olsun, TPM gündemi dışına çıkılmasına tolerans göstermeyin. Gerektiğinde, başka konuları uygun başka platformlara bırakabileceğinizi vurgulayarak gündeme dönülmesini sağlayın.

7- Toplantı Minutes’ini geciktirmeyin

Başarılı bir toplantı, net bir şekilde yazıya dökülmüş tutanak ile sonlandırılan toplantılardır. Minutes’ta sadece toplantıda görüşülen konular değil, alınan somut kararlar ve her bir ortağın yapacağı işlerin listesi de yeralır. Ekibinizden bir kişiyi mutlaka raportör olarak görevlendirin ve gündemdeki her başlığın altına toplantı sırasında not almasını sağlayın. Toplantı sonunda her gündem maddesi hakkında alınan kararları son bir kez tekrar ederek altını çizin. Görev paylaşımını son bölümde netleştirin. İyi yönetilmiş bir TPM toplantısının Minutes’i, toplantı bitimini takip eden bir hafta içinde sonuçlandırılır.

Görüldüğü gibi iyi bir hazırlık, kolay bir uygulamanın yarısı gibidir. Bütün bu önerileri uyguladığınızda sizin ve tüm katılımcıların toplantı sürecinden daha çok keyif alacağından ve daha başarılı işler çıkaracağınızdan emin olabilirsiniz.

Sizin de bunlara ilave edeceğiniz yeni başlıklar olabilir. Aşağıdaki yorum kutularına katkılarınızı yazmaktan lütfen çekinmeyin.

Bu bilgilerden Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+ gibi sosyal medya çevrelerinizi de haberdar etmek isterseniz, lütfen aşağıdaki renkli ikonlara tıklayarak beğenin, paylaşın ve yorumlayın! Zaman ayırdığınız için teşekkürler.

(Yazıyı kullanmak veya alıntı yapmak isterseniz lütfen sayfa adresini kaynak gösterin.)

Takip edin

Baki Karaçay

20 yılı aşkın süre profesyonel tecrübe sahibi Mühendis ve Kamu Yönetimi Uzmanı. Halen AB Projeleri Koordinatörü ve Proje Döngüsü Yönetimi Eğitmeni görevlerini yürütüyor. Fotoğraf çekmeye üniversite yıllarında, dijital fotoğrafa ise yoğun olarak 2011'de başladı. ANFAD Temel Fotografi Eğitimlerinde Çekim Teknikleri ve Kompozisyon dersleri veriyor.
Takip edin