Başvuru süresi yakın zamanda tamamlanacak olan Erasmus Plus programlarına proje teklifi hazırlamada yine yoğun bir döneme girdik. Bir çok kurum ve görevli ekipleri hummalı bir öğrenme, sorgulama ve bilgi alışverişi süreci yaşıyor. Emek veren herkesin doğal olarak öncelikli hedefi kaliteli projeler hazırlamak ve hibe kazanma yarışında başarılı olmak.
Önceki yıllarda olduğu gibi sürenin sonuna yaklaştıkça yine telaş artacak; zaman yetersizliğinden veya aceleden dolayı can sıkıcı hatalar ve eksikliklerle karşılaşılacak. Bu ve benzeri olumsuzlukları en aza indirmek ve hatta tamamen ortadan kaldırabilmek için bir tespitimi paylaşmak istiyorum:
Yaşadığım deneyimler bana gösterdi ki eğer bir hibe programına başvuru yapılacaksa, başarılı bir proje teklifi hazırlamanın ilk koşulu “Hibe Rehberini” dikkatli okumaktır. Elbette kimse hibe rehberini okumadan başvuruya kalkışmıyor diye düşünebilirsiniz, ancak burada daha çok dikkat çekmek istediğim şey “dikkatli okumak”.
Hibe Rehberi
Yararlandırıcı bir kuruluşun destekleyeceği projelerin seçiminde gözeteceği ilk ölçüt, sunulan teklifin hibe programının beklentilerine hizmet edecek olmasıdır. Hibe rehberi, bir hibe çağrısının gerekçesinin ve amacının açıklandığı, hibe verilen konuyla ilgili olarak başvuranlara temel bilgi ve yönlendirme sağlayan referans kaynaktır.
“Programın genel hedefi nedir? Sunulacak proje önerilerinde amaç ne olmalıdır? Program ne tür faaliyetleri desteklemektedir? Proje süresi ne kadar olabilir? Kimler başvurabilir, kimler proje ortağı olabilir? Hibe desteği bütçenin ne kadarını karşılayacaktır? Sonuçta ne tür bir toplumsal dönüşüm beklenmektedir? İstenen ilave belgeler nelerdir?” gibi tüm soruların yanıtları hibe rehberinde açıklanır.
Hibe Rehberinde Yer Alan Bilgiler
Her hibe programı için özel bir rehber yayınlanır. Bir hibe rehberinde genellikle aşağıdaki konularda açıklayıcı bilgiler yer alır:
- Hibe programının amaçları, neden açıldığı, programın konusuyla ilgili mevcut durum ve hangi sorunlara çözüm bulunması beklendiği
- Hibe programının arka planı, öncelik alanlarının hedefleri ve amaçları
- Programın toplam bütçesi ile proje başına sağlanacak en yüksek ve en düşük hibe (destek) miktarları
- Programa hangi kuruluşların başvurabileceği, ortak ve iştirakçi olarak projelerde görev alabilecek kuruluşlar
- Projelerin hangi bölgeler ve illerde uygulanabileceği
- Hibe verilecek projelerin uygulama süresi
- Hangi konulardaki projelere destek sağlanacağı
- Projeler kapsamında yürütülebilecek ve desteklenmesi uygun görülenler ile uygun görülmeyecek faaliyetler
- Uygulanacak projelerde uygun görülecek ve uygun görülmeyecek harcama kalemleri
- Projeler için son başvuru tarihi ve başvurunun nereye yapılacağı
- Proje başvurularının nasıl yapılacağı ve hangi belgelerin sunulması gerektiği
- Projelerin nasıl değerlendirileceği ve değerlendirme aşamaları
- Değerlendirilecek projeler için değerlendirme puan ve tabloları
- Projelerin hibe almaya hak kazanması durumunda sunulacak belgeler
Ancak rehberler sadece bununla kalmaz, çoğu zaman yararlanıcılara yönelik uygulama rehberi niteliği de taşırlar. Projelerde görev alabilecek personel profilinden, çalışılacak gün sayısının belirlenmesine, katılımcıların seçim prosedüründen onlarla yapılacak anlaşmaya, hangi durumlarda alt yüklenici sözleşmeleri yapılabileceğine veya alt yüklenici ile gerçekleştirilebilecek tipik faaliyetlerin neler olabileceğine varıncaya kadar uygulamaya yönelik birçok ayrıntı hakkında bilgilendirmeler de yer alır.
Dahası, iyi hazırlanmış bir hibe rehberinde, örneğin “Etki ve sürdürülebilirlik ne anlama gelmektedir? Hedef kitleler kimlerden oluşabilir? Yaygınlaştırmanın amaç ve hedefleri nelerdir? Yaygınlaştırma faaliyetleri ne zaman yürütülmelidir? Sonuçlar ile ne kastedilmektedir? Başarı nasıl değerlendirilmelidir?” türünden aklınıza gelebilecek birçok sorunun yanıtını da bulabilirsiniz.
Avrupa Birliği’nin 2021-2027 dönemi programlarını ve ülkemize sunulan proje fırsatlarını öğrenmek, ayrıca bu fırsatlardan yararlanmak üzere Avrupa Komisyonunun benimsediği tasarım ve yönetim araç setini kullanarak proje oluşturmak için kapsamlı rehber kitap.
Rehberin Dikkatli Okunması
İçerdiği konular gözetildiğinde sağlıklı bir projenin hazırlanması için takip edilmesi ve incelenmesi gereken ilk ve en önemli belgenin Hibe Rehberi olduğu görülmektedir.
Biliyorum, hiç birimiz, bir ansiklopedi gibi her satırı dolu ve hatta çoğu zaman çeviri olması yüzünden kolay anlaşılabilir ve akıcı olmaktan uzak bir kitabı bilgisayar ekranımızdan saatlerce okumaktan hoşlanmıyoruz. Ne var ki üstün körü bakıp geçiştirmenin sonuçları da bazen çok ağır olabiliyor. Bir yazı konusu olabilecek kadar önemli olduğunu düşündüğüm “rehberin dikkatli okunması” hakkında şunu da söylemem mümkün:
Bağımsız değerlendiricilik deneyimlerim bana gösterdi ki hatalı hazırlanmaktan dolayı değerlendirmeye bile alınmayan proje tekliflerinin hemen hepsinin elenme nedeni, ilgili program rehberinin dikkatle okunmamasıdır. Bu kadar net. Ayrıca inanın, proje başvurunuzu hazırlarken aklınıza gelebilecek hemen her sorunun cevabı da yine ilgili hibe rehberinde yer almaktadır. Anahtar, tekrar edersek, onu dikkatli okumak!
Yeni yazılarda görüşünceye dek, “öğrenmeye devam edin”!
Yorumunuzu Ekleyebilirsiniz