Erasmus+ Proje Yürütme

Başarılı Bir AB Projesi İçin Hangi Eğitimi Ne Zaman Almalıyım?

İyi bir Proje Döngüsü Yönetimi ile Avrupa Birliği ve diğer uluslararası hibe programlarından yararlanma şansınızı artırabilirsiniz.

Başarılı bir AB projesi için hangi eğitimi ne zaman almalıyız?

Hibelerden yararlanmayı ve çokuluslu projeler uygulamayı isteyen birçok kişiyle karşılaşıyorum. Ancak bilgi eksikliği yüzünden çoğu zaman bu istekli kişilerin uzun süre her hangi bir çalışmaya başlayamadığına da tanık oluyorum. Doğru yönde ilk adımı atmanın yolu, öğrenmekten geçer. Bu yazıda, Avrupa Birliği hibe programlarından yararlanarak projeler uygulayabilmek için alınması gereken eğitimlerden bahsedeceğim. Öncelikle eğitimlere neden ihtiyaç duyulduğuna göz atmamızda yarar var. Bunun için lütfen buraya tıklayarak önce “Başarılı AB Projelerinin 3 Aşaması” başlıklı kısa yazımı okuyun.

Yazıda, “projenizi hazırlama”, “finansman temin etme” ve “projenizi uygulama” şeklinde sıraladığım her 3 aşamayı başarıyla sonuçlandırabilmek, ancak bu alanlarda iyi eğitim almış ve hatta deneyim sahibi insan kaynağı ile mümkündür.

İyi bir eğitimle hayatınız tamamen değişebilir

Eğer hazırlık, başvuru ve uygulama aşamalarında yönetim süreçlerine uygun hareket edebilen, buna gönüllü, enerjisini ve zamanını verebilecek bir ekip oluşturabiliyorsanız, bu aşamaları kolaylıkla geçebilir, hayallerinizi gerçeğe dönüştürebilirsiniz. Başarının yolu, doğru ve etkin eğitimlerden geçiyor. Bu eğitimleri yukarıda sıraladığım aşamalara karşılık yine 3 aşamada sınıflandırabiliriz.

1. aşama: Proje Döngüsü Yönetimi Eğitimi

Başarılı bir proje teklifi hazırlayabilmeye en büyük yardımı, güçlü bir Proje Döngüsü Yönetimi (PCM) Eğitimi sağlar. Proje Döngüsü, bir fikrin geliştirilmesinden, projelendirilip, uygulanarak sonuçlandırılmasına kadar geçen süre içindeki tüm aşamaları ifade etmektedir. Tüm döngü hakkında başlangıçta bilgi sahibi olmak, geleceği öngörerek proje hazırlamayı kolaylaştırır ve başarıyı artırır. PCM eğitimi, proje fikrinin gerisindeki sorunların ve çözüm yollarının, ilgili paydaşların, izlenebilecek stratejilerin, ihtiyaçların, kapasitenin, risklerin analiz edilmesine ve belirlenen hedefe ulaşmak için ihtiyaç duyulan planlama, uygulama, izleme ve değerlendirme süreçlerine kadar her alanda katılımcıların yönetsel kapasitelerinin artırılmasını ve bir takım yeni beceriler kazanmalarını hedefler. Genellikle 5 gün (30 saat) süreli düzenlenen bu eğitimlerde uzun yıllardan beri Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı diye bilinen bütüncül metot kullanılır. Buraya tıklayarak daha önce paylaştığım örnek bir Proje Döngüsü Yönetimi Eğitiminin içeriğine ve diğer ayrıntılarına göz gezdirebilirsiniz.

Başarılı bir AB projesi için hangi eğitimi ne zaman almalıyız?

2. aşama: Hibe Programlarına Başvuru Eğitimi

Hibe Programlarına Başvuru Formu Doldurma Tekniklerinin anlatıldığı bu bilgilendirmeler, genellikle başvuru formunu doldururken dikkat edilmesi gereken konular ve program kuralları hakkında bilgiler içeren eğitim modülüdür. Bu bilgilendirmelerde hibe programına kimler başvurabilir, kimler ortak, kimler katılımcı olabilir, amaçlar, uygunluk kriterleri, faaliyet türleri, süreler, hibe ölçütleri, bütçe kalemleri, ödemeler, başvuru, başvuruların değerlendirilmesi gibi konulara dair açıklamalar yapılır ve sorulara yanıtlar verilir.

Hibe programlarına başvuru yaparken elinizin altında bulundurmanız gereken temel belge Hibe Başvuru Rehberidir. (Buraya tıklayarak Hibe Başvuru Rehberinin önemi hakkındaki yazımı okuyabilirsiniz.) Her bir hibe programına kimlerin, nasıl başvuru yapabileceği, Hibe Başvuru Rehberinde açıklanır. Bununla birlikte, hibe programlarının teklif çağrısı döneminde, Yararlandırıcı Kuruluş tarafından potansiyel faydalanıcılara genellikle bölgesel bilgilendirme toplantıları düzenlenir. Hibe Başvuru Rehberinin tanıtımı niteliğindeki bu bilgilendirmelerde, ilgili hibe programına proje teklifi hazırlama ve hibe başvuru formunu doldurma konuları işlenir ve ayrıca potansiyel faydalanıcıların sorularına cevap verilir. Örneğin, Erasmus+ programına başvuru yapmayı düşünüyorsanız, bu konuda bilgilerinizi geliştirmek için programın Türkiye’deki yürütücüsü olan Ulusal Ajans tarafından yapılan bilgilendirme toplantılarına katılabilirsiniz. Bunlardan biri olan, Ana Eylem 1- Bireylerin Öğrenme Hareketliliği, Mesleki Eğitim Öğrenici ve Personel Hareketliliği projeleri hakkında verilen Erasmus+ Programına Başvuru Eğitimi sunumunu görmek isterseniz, buraya tıklayın.

DİKKAT!

Yaygın olarak “hibe başvuru formlarını doldurma” işlemine “proje yazmak” veya “proje hazırlamak” tabirleri kullanılmaktadır. Oysa, hibe başvuru formunu doldurma aşaması, ancak “proje hazırlama” süreci tamamlandıktan sonra yerine getirilen işlemlerdir. Bu konuda kaleme aldığım bir yazımı buraya tıklayarak okuyabilirsiniz. Bununla birlikte, proje hazırlama aşamasında geliştirmiş olduğunuz tüm analiz sonuçları, planlamalar ve derlediğiniz diğer bilgi ve bulgularınız, istenen bilgileri sağlıklı bir şekilde başvuru formlarına aktarmanız için büyük kolaylık sağlar.

3. aşama: Proje Uygulama Eğitimleri

Projenizin hibe kazanması halinde üstleneceğiniz ana sorumluluk, proje teklifinizde taahhüt ettiğiniz faaliyetlerin program kurallarına uygun şekilde yürütülmesini sağlamaktır. Her bir hibe programının gerekleri doğrultusunda Proje Uygulama Eğitimleri, genellikle Yararlandırıcı Kuruluş tarafından belirli bir disiplin içerisinde hibe kazanan kuruluşların proje yürütme ekiplerine verilir. Burada, temel kurallar aynı olmakla birlikte her bir alt programın kendine özgü kuralları da olabileceği gözönünde bulundurulmalıdır.  Bu nedenle, hibe kazanılmasının ardından hibe yararlanıcısı kuruluşlara genellikle yararlandırıcı kuruluş tarafından, “Proje Başlangıç Toplantısı” gibi adlar altında bilgilendirmeler yapılarak, program kuralları, proje uygulama usül ve yöntemleri anlatılır. Buraya tıklayarak, örneğin Ulusal Ajans tarafından Erasmus+ Stratejik Ortaklıklar Proje Başlangıç Toplantısında yapılan bilgilendirmelere dair sunumlara göz atabilirsiniz. Bu eğitimler, sözleşme öncesi süreç, sözleşme süreci, (belgelerinin hazırlanması, hibe sözleşmesi) ve sözleşme sonrası süreçte izlenmesi gereken kuralları kapsar. Bu eğitimlerde, proje yönetim toplantılarından, etkili iletişim, olası sorunlar, kolaylaştırıcı tedbirler gibi yönetime dair konular yanısıra, bütçe yönetimi ile yaygınlaştırma ve görünürlük, bütçenin kullanımı, harcamaların muhasebeleştirilmesi, ara ve nihai raporların hazırlanması ve denetimlere kadar uygulama sürecinde karşılaşılacak birçok alanda bilgilendirmeler yapılır.

Sonuç

3. aşamada ihtiyaç duyulan Proje Uygulama Eğitimleri, hibe kazanılması durumunda, Yararlandırıcı Kuruluş tarafından, hibe kazanan ve bu eğitime ihtiyaç duyan proje yürütme ekiplerine verilmektedir.

2. aşama için ihtiyaç duyulan Hibe Programlarına Başvuru Eğitimi, hibe programlarının teklif çağrısı döneminde genellikle Yararlandırıcı Kuruluşlar tarafından bölgesel düzeyde verilmektedir. Teklif çağrılarını takip ederek ilgili dönemlerde hibe başvuru formunun doldurma teknikleri konulu bu eğitimlere katılabilirsiniz.

1. aşama için ihtiyaç duyulan, bir proje fikrinin ortaya çıkmasından proje tamamlanmasına kadar geçen süre içindeki tüm aşamaları öğrenmenin ve bu bilgiler ışığında nitelikli bir proje teklifi hazırlamanın yolu ise iyi bir Proje Döngüsü Yönetimi (PCM) Eğitimi almaktan geçmektedir. Bu nedenle, eğer hibe başvurusunda işinizi şansa bırakmak istemiyorsanız ve iyi planlanmış, başarılı bir proje süreci yaşamak üzere yola çıkıyorsanız, atmanız gereken ilk adım, iyi bir Proje Döngüsü Yönetimi (PCM) Eğitimi almaktır.

AB Projeleri ile ilgili paylaşımlarımı buraya tıklayarak Baki Karaçay ile AB Projeleri Facebook sayfamdan da takip edebilirsiniz.

Paylaşmak önemsemektir.

Yazar Hakkında

Baki Karaçay

20 yılı aşkın süre profesyonel tecrübe sahibi Mühendis ve Kamu Yönetimi Uzmanı. Halen çokuluslu AB projelerinde Koordinatörlük ve Proje Döngüsü Yönetimi (PCM) Eğitmenliği görevlerini yürütüyor. Gönüllü olarak fotoğrafçılık, kayak ve bağlama dersleri veriyor. Ödüllü fotoğrafları ve yayınlanmış yazıları var.