Erasmus+ Proje Yürütme

AB Hibe Programlarına Başvuru Formunu Doldurmak “Proje Hazırlamak” Mıdır? Proje Neden ve Nasıl Hazırlanır?

Bir Avrupa Birliği projesinin hayata geçirilmesi için ihtiyaç duyulan 3 temel aşamayı öğrenin!

Yerel düzeyde AB projeleri özellikle son yıllarda hibe programları sayesinde yaygınlaşmaya başladığı için, hibe başvurusunda bulunmayı “proje hazırlamak” olarak gören yanlış bir algı da bu arada yerleşti. Oysa proje döngüsü içerisinde, proje (teklifi, önerisi) hazırlamak ilk ve temel aşamadır. Hibe temini için başvuru formlarını doldurmak ise finansman temini için ondan sonra yapılan aşamadır. Nitekim, her proje için ille de hibeye ihtiyaç duyulmayabilir; finansmanı kurum kaynaklarından veya başka yollardan karşılanabilecek projeler geliştirmek de mümkündür.

Bir proje nasıl hayata geçirilir?

Öncelikle bir Avrupa Birliği projesinin hayata geçirilmesi için temelde gerçekleştirmeye ihtiyaç duyulan 3 aşamayı görelim:

  1. Projeyi hazırlamak (zamanın, faaliyetlerin ve bütçenin planlanması)
  2. Hibe başvurusunda bulunmak (finansman elde etmek)
  3. Projeyi uygulamak (elde edilen finansman ile planlanan faaliyetleri yürütmek)

Bunlar aynı zamanda proje döngüsünün temel aşamalarıdır. Şimdi bazı ayrıntılara göz atarak “proje hazırlama” ile “hibe başvuru formu doldurma” aşamalarının birbirinden ayırt edilmesini gerektiren nedenleri görelim. Bu arada, bir ayrıntıyı başlangıçta açıklamakta fayda var: “Proje teklifi” ifadesi dikkatinizi çekmiş olmalı.

Neden “proje teklifi” diyoruz?

Henüz uygulamaya konmamış bir proje, yalnızca bir planlama veya tasarım çalışmasıdır. Onun gerçekten “proje” niteliği kazanabilmesi, uygulanmaya başlanması ile olur ki bu da ancak finansman temini ile mümkün olur. Bu nedenle, hayata geçirilmesi için ihtiyaç duyulan mali kaynağın sağlanmasından önce projeler henüz teklif düzeyindedirler ve “proje teklifi” diye adlandırılırlar.

Proje neden ve nasıl hazırlanır?

Vizyonumuz genişledikçe, mevcut durumdan daha iyisini arzu etmeye başlarız. Bu durum bir değişim ihtiyacı doğurur. Proje önerileri, bu değişimi gerçekleştirmek için kaynakların kullanımının sistematik olarak nasıl planlandığını anlatan araçlardır.

Bir değişim fikrinin projeye dönüşebilmesi için, öncelikle değiştirilmek istenilen durumun, yani sorunun, tüm nedenleri, koşulları ve  tarafları ile birlikte güçlü bir şekilde analiz edilmesi gerekir. (Sorun analizinin neden ve ne kadar önemli olduğunu anlattığım yazıyı buraya tıklayarak okuyabilirsiniz.) Proje hazırlama süreci esasta bir dizi analiz sürecine dayanır ki bu analizlerden maksat, belirsizliklerin ortadan kaldırılması ve başarının garantilenmesidir.

Mevcut durumun iyi analiz edilmesi, değişime katkıda bulunacak çözüm seçeneklerinin kolayca ortaya konmasını sağlar. Bu çözümler içerisinde en gerçekçi ve uygun olanın seçimi ile proje kapsamı belirlenir. Burada, sorun analizi yanısıra paydaş, strateji, ihtiyaç ve kapasite gibi analizler de yapılır.

Kapsam belirlendikten sonra, hedefe götürecek adımların netleşeceği planlama sürecine geçilir. Proje hazırlama aşaması, bu analizler doğrultusunda hedefe götürecek faaliyetlerin, zamanın ve bütçenin planlanması ile sonuçlanır.

Tüm bunlar proje döngüsünün planlama aşamasını oluştururlar. Analiz ve planlama süreçlerinin eksiksiz yerine getirilmemesi, proje ile amaçlanan değişimin sağlanamamasına neden olur. Çünkü hazırlama aşamasındaki bu eksiklikler sebebiyle, çoğu kez örneğin hedef grupların ihtiyaçları dikkate alınmaz, beklenen çıktı ve sonuçlar elde edilemez veya fayda elde edilse bile sürdürülebilir olmaz. İyi bir proje hazırlamak,  güçlü analiz ve planlama çalışmalarıyla, geleceği mümkün olduğunca belirsizlik içermeyecek şekilde öngörmeyi gerektirir.

Proje hazırlama, sistematik olarak nasıl işleyeceği bilinen bir süreçtir. Bir değişim fikrinin ortaya çıkışından itibaren hangi analizlerin nasıl yapılması gerektiği, analiz sonuçlarından projeye geçişin nasıl olacağı, seçilen stratejiye uygun faaliyetlerin nasıl kurgulanacağı ve bu planlamanın nasıl uygulanabilir bir projeye dönüştürülebileceği “proje döngüsü yönetiminin” konularıdır.

Hibe programı nedir, başvuru için ne gerekir?

Hibe programları, mevcut proje tekliflerine finansman sağlama yöntemlerinden biridir. Hibe programlarına başvuru, yerine getirilmesi taahhüt edilen faaliyetlere dair bilgilerin, mali kaynak sağlanması için yararlandırıcı kuruluşa sunulmasıdır. Böyle bir başvuru için program kurallarına göre bir dizi belgenin hazırlanması gerekir. Bunlar arasında, Proje Başvuru Formu, Mantıksal Çerçeve Tablosu, Ortaklık Yetki Belgesi (mandate), Proje Bütçesi, Özgeçmiş Formu vb. belgeler yer alabilir. Hibe başvurusunda bulunmak, Yararlandırıcı Kuruluşun talep ettiği bu ve benzeri destekleyici belgeler ile başvuru formunun doldurularak sunulması işlemidir.

Her bir hibe programının belirli amacı sözkonusudur. Teklif edilen proje faaliyetlerinin hibe programının hedefleri ve öncelikleri ile birebir ilgili olması ve programın amacına ulaşmaya destek vermesi zorunludur. Kural olarak, başvuruların orijinal ve hedef grubun ihtiyaçlarına, problemlerine özgü ve uygun çözümler ve uygulama yöntemleri ile tasarlanmış olması zorunlu tutulur. Bunun yanısıra, örneğin ortaklıkların sürdürülebilir olması için projelerin uygun araçlar içermesi gibi zorunluluklar da konur. Projenin etkililiği, uygulanabilirliği ve sürdürülebilirliği de değerlendirmede önemli etkiye sahiptir.

Hibe başvurusundan önce mutlaka projenizi hazırlayın

Hibe başvuru formlarında, projenizin ayrıntılı bir biçimde tanıtımı, projenin hedefleri, gerekçeleri ve yöntemi ile proje kapsamında gerçekleştireceğiniz faaliyetlerin yazılması istenir. Projenizle ilgili cevaplanması istenen sorularla, esasında bu analiz ve planlama çalışmalarından elde ettiğiniz sonuçları aktarmanız istenmektedir. Dolayısıyla sunulacak proje teklifinin kalitesini, büyük oranda bu çalışmalardan elde ettiğiniz ve başvuru formlarına aktardığınız bilgiler belirler.

Somut bir örnek üzerinden gidecek olursak, başvuru formunda örneğin, hedef grubun seçilme nedenleri sorgulanır. Bu bölümü doldururken analiz ve planlama çalışmalarında belirlediğiniz hedef grubun sorunlarını ve ihtiyaçlarını açıkça ortaya koymanız gerekir. Ayrıca çözüm yollarının neler olduğunu ve ihtiyaçların nasıl giderileceğini belirtmeli, mevcut çözüm yollarının zayıf yanlarını ortaya koymalı ve sizin bulduğunuz çözüm yolunun bu zayıflıkları nasıl gidereceğine yönelik bilgileri sunmalısınız. Projenizle yeni bir çözüm metodu mu geliştireceksiniz, ya da başka bir ülkeden iyi bir uygulamayı mı transfer edeceksiniz? Tüm bunlar için hedef grubun ihtiyaçlarının ve sorunlarının neler olduğunun, projenizin hedef grubun ihtiyaçlarına nasıl cevap vereceğinin önceden analiz edilmiş olması gerekir. Benzer şekilde, yapacağınız her bir analiz ve planlama, sizden istenen bilgileri en sağlıklı, net yanıtlarla sunmanıza yardımcı olur.

Dolayısıyla, projenizin sağlam temellere oturduğunu gösterebilmek için proje hazırlama sürecinin etkin biçimde işletilmesi önemlidir. Çünkü bir planlama çalışması yapılmadan ve ortada bir proje olmadan hibe başvuru formuna yazılan cevapların afaki görünmesi olasıdır. Ayrıca iyi bir planlama, finansman temininden sonraki aşamaların teminatıdır. Eğer sistematik olarak proje hazırlama süreci işletilmemişse, hibe kazanılsa dahi uygulamada yukarıda değindiğim sakıncalı durumlarla karşılaşılması kaçınılmazdır. Çünkü kazanılacak hibe ile ancak planlamanın kalitesi nispetinde sonuç ve fayda elde edilecektir.

Yeni bir yazıda görüşmek üzere, hoşçakalın.

Bu bilgileri yararlı bulduysanız, çevrenizi de haberdar etmek için aşağıdaki renkli ikonları kullanabilirsiniz!

Paylaşmak önemsemektir.

Yazar Hakkında

Baki Karaçay

20 yılı aşkın süre profesyonel tecrübe sahibi Mühendis, Yönetici ve Eğitmen. Halen çokuluslu AB projelerinde Koordinatörlük ve Proje Döngüsü Yönetimi (PCM) Eğitmenliği görevlerini yürütüyor. Gönüllü olarak fotoğrafçılık, kayak ve bağlama dersleri veriyor. Ödüllü fotoğrafları ve yayınlanmış yazıları var.